由於投遞履歷被已讀不回,所以透過職缺頁面上的聯絡電話接洽。致電給聯絡人時,或許正在忙碌,因此對方請我留下姓名及連絡電話,表示待其確認過應徵資料及面談時間排程後再行回覆。
後來聯絡人回撥,先簡短詢問幾個與職缺相關的經歷問題,確認有相關經驗後,才決定安排面談。(因為本身就讀的科系與職務較無關連,因此猜測公司較著重於工作經歷。)
面試當天依循地址到公司所在的辦公大樓,抵達該樓層找到門牌號碼時,外面的招牌卻是另一家公司的名字。反覆確認地址無誤只能敲門(門外無電鈴)入內詢問,面談時才知道公司剛搬過來,因此外面招牌尚未置換。
公司內部僅有數張辦公桌,牆邊置放了幾項公司產品,猜測是因剛搬遷,尚未籌備齊全。燈光明亮,但唯一的對外窗戶在裡面的辦公室。
進到公司後,會先給求職者一份人員資料表填寫。內容分為四大部份--第一部份為個人基本資料,姓名、生日、聯絡電話、通訊地址、學歷及科系、專長及興趣等;第二部份為家庭成員及其職業;第三部份為工作經歷,公司名稱、職務名稱、工作起迄、離職原因等,另外還有交通選項要勾選(汽車、機車、大眾運輸、徒步);第四部份為期望薪資、可報到日期及面試官的面談紀錄欄位。
填答完畢交回後,面試官會引領求職者進入內部辦公室進行面談。
面談過程提問如「你覺得自己對進銷存有概念嗎?之前做進銷存的系統是購買套裝軟體還是公司自己寫的?」、「請介紹之前的工作內容」、「公司屬於進口代理商,對內部產品有概念嗎?」、「之前是否有做過這方面的工作?」、「電腦作業還可以嗎?打字速度如何?」、「你覺得自己的抗壓性好不好?」、「你認為自己的學習能力如何?」等,求職者依據自身情況誠實作答即可。另外,面試官考量求職者上班的交通時間,會提問:「你住的地方到公司來,有估算時間嗎?」因此建議不管是事先查地圖或是當天實際計時,都要概略計算一下時間。
面談過程中,面試官說明公司主要的業務是進口寵物的相關產品,包含吃的、用的,銷售對象則是全台的寵物店跟獸醫院,目前不作零售,未來是否開放零售或做網路商城則未定。總公司在台北,台中及高雄各有分公司,分公司辦公室原本與倉庫在一起,但因高雄分公司的倉庫近期搬遷至永安(原本在鳥松)較為偏遠,考量辦公室內勤人員上班不便,因此決定將兩者分開,並將倉庫整併為兩個,分別是桃園龍潭的北倉以及高雄永安的南倉,而台中僅餘辦公室。
另外面試官也坦言:「公司上星期才剛搬過來,所以你會覺得這邊還有點空曠,連我也是第一次來。」(面試官來自台北總公司,也因此面試排程很緊湊,乃至占用到面試官本身的午休時間。)
工作內容的部份,包含進/銷存登錄、銷/退貨單登打、整理銷/退貨單據、每月底做應收款項結帳及零用金管理等,職務屬內勤人員。
進/銷存登錄的部份是指,代理商品以貨櫃進口後,總公司的進口部門會通知分公司,相關事項會一應處理,而分公司執行的部份是等確認完入庫數量後,於系統上做進貨入庫登記。如遇缺貨,北倉及南倉會互相調貨(台中以北及南投是由北倉出貨,其餘則是南倉),內勤人員則需在系統上做調貨(即庫別互相調撥)處理。
平常主要的工作是登打銷貨單及退貨單。因倉庫需等內勤人員打單後,才能核單撿貨,並請司機配送,所以內勤人員上班時間會早於業務人員。業務人員每日拜訪客戶後會透過電子郵件回傳訂單,內勤人員則需接收電子信件,列印訂單資料後,於系統開始登打出貨單。而出貨單有時間性,完成後要立刻通知倉庫。面試官表示:「我們提早來就是要趕快打出貨單讓倉庫趕快出貨,因為出貨單沒有完成,倉庫那邊的人員就沒有資料,等於是在發呆、沒事做。所以每天上班第一件事就是列單、打單,其他事都先別做。」出貨後,約二至三天會送達至顧客端,大部分的客戶屬月結帳,如有少數現金結帳者,倉庫會代收,之後倉庫會連同單據交回至辦公室(意即「回單」),內勤人員再將現金透過轉帳繳交至公司帳戶;如是月結客戶,則把每日的回單依據負責的業務人員、價格區分,依序排好、收好,等待月底結應收帳單。(面試官強調這部分考驗的是細心程度,先前曾有內勤人員誤將銷貨單登打成退貨單,以致倉庫出貨端大亂,最後花費了很多時間在等待其修改。)
月底做應收款項結帳的部份,只要前端出貨、退貨都正確,司機交回來的單據有收好、排好、核對,月底時從系統直接印出來即可。但如果單據遺漏,就要開始找,比如問倉庫這筆單是否有送貨等,開始做「查單」的動作。面試官坦言:「每天打的銷/退貨單、整理帳單是非常重要的,單據都要收好。一張出貨單出去,如果沒有簽收,再回來它就是一張紙、一筆錢、一個損失。有些客戶明明收到貨,但如果出貨單據他沒簽名或是單據遺失,他就當作沒有這回事,認為反正單據不見是我們的問題,就不認帳。雖然這種客戶少之又少,但不能否認還是有這種人。」
上班時間為早上8:30至下午5:30,午休一個小時。週休二日並紅字休假,其餘部份(如特休等)依據勞基法執行。面試官表示如果很忙的話,會進行調班,但機率很少。另外,如遇寵物展時,假日時間內勤人員需前往支援,再進行補休(寵物展約一年一次,銷售由業務人員及工讀生負責,內勤人員僅負責收支記錄的部份。)
薪資部份,新進人員起薪兩萬六千元整,試用期兩個月。兩個月後依據工作狀況、有沒有興趣及各方面考核再進行調整。
面談中提及電腦能力的部份,主要為文書處理軟體應用,像是Word及Excel等,但Excel部份,面試官說明此職務僅需加減乘除的能力即可,不太需要樞紐應用。有時打完單,主管可能會請你跑報表,查看各業務人員跑了多少業績、今天開了多少單,但這部份只要排序好即可;另外抗壓性的部份,有時需要連絡倉庫及台北總公司,或遇上缺貨而業務比較忙時,會請你通知店家,因此需要基本的應對能力及抗壓性。
最後,面試官表示總公司底下有不同的公司名字,但都是同一位老闆,做帳方式也都相同。只是為了區分所營品牌,所以設立不同公司行號利於分辨。(這部份解釋了早前我對於面談人員資料表抬頭是盛貿寵物股份有限公司的疑問。)
面試官給人的感覺很親切,過程像是和鄰家阿姨聊天,讓求職者能夠放鬆緊張的情緒。薪資福利方面,以高雄地區內勤行政人員而言也是中等水平,工作內容考驗細心程度及謹慎的態度,整體而言是個不錯的公司。