很多人都以為行政後勤人員工作是很輕鬆、很閒、很簡單的工作,但實際做過才會知道工作範圍有多廣、事情有多多、多常加班、多有專業度和難度! 我多益考860所以進入需要英文能力的行政工作,工作上常會上國外網站和翻譯。
(1) 工作項目內容
正事:官網、部落格和臉書小編、商品上架、英文翻譯、寫英文作文、資料整合校對、文書處理、美工勞作、案件進度掌控管理、業務助理、影印裝訂、開會前的環境器材準備、檔案存檔上傳下載、接聽電話。
雜事:掃貓屎、鏟貓嘔吐物、搬貓砂、搬飼料、搬燈具、搬好幾箱水、搬書、搬桌子、簽收搬貨、進貨清點歸位、寄信、門口客人接待、幫大家買飯、整理雜物、打掃收垃圾、所有業務不想做、懶得做的事都是行政做。
其實有很多項目實際處理起來有一系列流程,列項目名稱可能只有"資料整合校對",但實際是很花時間也必須非常細心的,100個客戶就要做100次。而且常常客戶資料給錯業務也不看就丟出來,我檢查出錯誤又要再跟業務說,業務再去請客戶重新提供,來來回回。同時間會處理5~10個的客戶資料及分布6個業務,A業務會突然問哪位客戶的處理進度,哪個客戶又要改哪些地方,然後B業務又會說哪個客戶要改時間,必須重新寄信,這時行政就必須馬上回想這個客戶的case,馬上調資料出來,然後幫業務修改。業務請假的話,行政還要替業務聯絡客戶,做業務的工作。放假和非上班時間也必須用line處理公事。
(2) 達成任務時,所遭遇的困難,以及如何突破?
因為事情很雜,沒有制式規範,每個客戶case都不一樣,所以行政的應變、思緒和邏輯能力都要很強。手上會同時很多項工作要做,在做一件事的時候又會有人請你做其他事情,然後哪些事情今天一定要完成,這個時候就要記住每件事情的進度和該連絡誰? 誰還缺哪些資料? 來不來得及? 先做哪一件事情?,流程順序怎麼安排等等等。有時候業務也會把手上比較雜的工作叫行政幫忙處理。常常事情疊的跟山一樣高,已經覺得有火在屁股燒了,英文翻譯寫到一半還要去簽收包裹、搬重物、幫客人開門然後接待,然後主管又叫我幫她處理其他事情。
沒有突破的方法,手上事情還是要處理,雜事還是要做(因為你不做沒人會去做) ,只能用最快的速度處理然後用最細心的檢查,先分析緊急程度再依序處理。
(3)覺得最辛酸的委屈?
明明是需要能力與專業的工作,在公司地位卻最低,工作內容還很寬很雜,好像雜事都是只有行政應該要做一樣。女生被當男生用,要做很多跟當初面試時工作內容以外的非專業工作內容。項目無限上綱,反映忙不過來後不減反增,因為他們覺得你做得來,他們覺得行政應該要做...。常常業務都比我還要早下班,行政再默默留下來加班,幫業務處理後續。
(4)對於進入此行業或職務的人有何建議
英文的讀寫能力很重要,也是入門。等到年資高了往上發展去跟外國人接觸的時候就需要英語聽說能力。然後還需要細心、應變、思緒和邏輯能力。
圖片來源:
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