原標:一日秘書🌸工作解密(上)
圖文/(本文由Reena’s 海外生活授權轉載)
哈囉大家👋
上次發過秘書的一天,大略說明一天下來的工作。這次要來聊聊這一日裡面這麼多雜事,我是怎麼處理的😆歡迎大家提出更好、更有效率的方式
這次主要是解密事項的流程跟幕後工作,都是一般員工比較不會接觸到的面向。
再加上我金魚腦,事情一多就要想各種辦法讓自己不會忘><
所以會提到一些我是怎麼讓自己避免忘掉事情
那我們就開始吧😎
✏️確認航班及當天航班動態:
每週都會收到入職的航班及人員名單,通常入職的前一天會再次確認航班資料,確認有無改簽換班的情況。
不過也曾遇過不少次當天飛機延誤起飛的情況啦,總之隨時要follow航班動態。
通常只有台灣會是當天抵達就入職,畢竟一天兩班直飛班(長榮、華航)都是中午前抵達,當天下午就會辦理入職。
✏️宿舍安排:
其他地區飛來的可能加上轉機時間,抵達時已經是晚上了,這種航班的都要事先安排好宿舍,司機接到後直接入住,隔天一早辦理入職。
✏️新進員工觀察:
入職時我的文件包裡不只放培訓資料、入職登記表外,還會有兩張月計畫及一本A5大小的皮質筆記本,這本筆記本多半在入職、開會時使用。
筆記本能方便我快速紀錄下新人領用的手機、電腦資料(新出庫or已拆封、顏色、容量等)
還有紀錄些新員工總體表現的簡短小評語,方便以後參考。
畢竟我們工作每天會很頻繁和員工接觸,能在入職時從一些肢體語言、提問答案中得到一些員工個性的資訊及處事態度,對之後工作上的應對其實蠻有幫助的。
當然這些不過是短短幾小時內觀察的,也不能百分之百的為依據。
✏️離職通知:
多半由單位主管通知,通常都是當天才會通知,就像電視演的一早來發現自己的ID卡刷不過的感覺🌚
不只是員工本人當天才會知道,我也是。
✏️訂機票:
離職跟入職的流程有點像,但離職的流程對我來說稍微輕鬆一些,不過麻煩的是後續安排。
由於是當天才通知的臨時狀況,所以機票跟送機都是當天要安排。
離職流程走完,我簽完字後就要準備買機票了,我習慣是直接在離職單上註明目的地及員工期望抵達時間,這樣掃描後發給行政部訂票,避免搞錯地點。
✏️送機安排:
多半都是訂隔天一早的飛機,出票之後就要安排司機送機及約定時間。但因為員工已屬於離職狀態,公司的通訊帳號都被取消了,所以後面的安排都是要靠電話通知。
在忙到不行的時候,要一邊打電話通知航班時間、幾點送機,還要一邊處理其他事情,小混亂啦哈哈
✏️請假天數及機票使用次數統計:
因為公司每年給員工兩趟免費機票+一趟親友票及年假20天,滿一年後會把未請完的假,用一天價值(匯率換算後)約9000台幣折現給員工,所以一定要記清楚每個人請過多少天、剩餘多少,還有機票使用次數。
要是算錯出錯,不管是多一天少一天、機票多一張少一張,對員工跟對公司來說,都是不小的錢😨
所以excel表格很重要,雖然我們不一定要用很厲害的公式或者圖表,但表格一定要有邏輯且一目瞭然。好的表格可以讓妳效率提高、出錯率下降。尤其遇上過年這種返鄉潮,每天平均80趟航班(回來+回國+親友來訪),清楚的表格才能知道哪幾個航班時段配配給哪位司機。
因為航班多但司機少,所以只能分時段一口氣接送。過年期間,行政部沒人回家,大家自動留守
不過我有把爸媽接過來一起過年
🔺爸媽來當然要一大早就趕去機場恭候大駕
✏️入職時提到的月計畫大致如下:(範例)
一個月會印兩張✌️
(原本想用真實版模糊後,再打範例文字上去但很不清楚,就改成電腦打好截圖)
🔸一張是標記重要工作:入/離職名單、續簽名單、需核對的事項
🔸一張:專門用於員工接送機安排。
T= 訂機票/ P=接機 (這是我自己自創的🤣)
因為曾忘了安排接送機,後來覺得一張月計畫可能真的不夠,所以又增加一張🥴🙈
不想把太多資訊塞在一張裡,反而容易忽略😭
🔺真實模糊版
我們不一定都在位子上,所以大家習慣直接發訊息給我們。
因為我們一直都很忙,在這種情況下收到訊息,先從手機通知上看下事情的急迫性、複雜性,再決定要不要立刻回覆。
我自行分類成大致上五種:
事情急迫,立刻回覆
事情簡單不複雜,立即處理
事情簡單但麻煩,稍後處理
事情複雜但不急,稍後處理
事情複雜且急迫,不囉唆直接找老大😎
像是稍後處理的訊息要把小紅點留著,不能點開,一旦點開就註定被遺忘惹
這種通常會留到有空閒時,一口氣回完。留下小紅點也方便知道自己還剩多少代辦要處理。
歡迎大家提供各種能讓工作提高效率的方式或者輔助工具
那麼我們就下回見啦👋😚
看下篇~~~科技業-秘書-工作甘苦(下)
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