這大概是二個月前一位網友的提問，不過我覺得身為人力資源工作者，這是一個很值得開專文探討的問題，所以提出來和大家分享一下：如何安排甄選面談的流程？比方說應該是用人單位主管先面談，還是人力資源單位先面談？到底應該是所有人都談完以後，再針對應徵者的表現討論錄取與否，還是先談完的主管可以向還沒有談的主管說明一下自己簡單的評估？


　　嗯，簡單地說，我的答案是「都可以」。我記得我以前說過的，甄選其實是一種決策，既然如此，決策本身是不是有效，應該建立在科學的因果分析上，而不是看別的公司怎麼作。固然我相信這一類的決策可能會有某一種比較理想的方式，可以讓決策的品質較好，但是在沒有真正深入分析之前，沒有人可以武斷地說那種特定的流程一定適用於你的公司，或者其他的流程一定不適用於你的公司。我覺得這是我們在看這個問題，以前應該要先釐清的觀念。


　　如果我們談的是最傳統的一對一的面試，我個人的習慣是，先由用人單位主管面試應徵者，然後HR才會參與面試，不過偶爾也會因為用人單位主管的時間安排而反過來。不過這其實沒有特別的原因，完全是技術上的問題。我記得我在另外一篇文章中提過，甄選面談很重要的一個功能，是向應徵者介紹公司和工作，你可以想像得到，當一個應徵者來面試，他會最關心哪些問題？當然是工作相關的問題。所以當一位應徵者來面試，而我們允許他在面談的最後發問，他可能會問的問題有：請問這個工作的內容是什麼？我要作些什麼事情？我要和哪些人合作？公司怎麼衡量我的工作績效好壞？這個工作未來的發展是什麼...然而很不幸地，這些問題多半無法由HR來回答，這樣會讓整個面談的過程有一點尷尬。當然，我會說這是技術上的問題，因為我不覺得這是什麼嚴重的問題，如果我真的需要先去和應徵者面談，我會在一開始的時候就先向應徵者說明：「我的任務是確保應徵者在企業文化上的契合，所以我會問一些問題，也會回答一些和公司文化、制度、福利...有關的問題；至於工作內容的部分，你可能要稍後和用人單位主管討論...」這樣大概就可以解決這個先後順序的問題。


　　反過來說，有一位HR的前輩曾經跟我說過他的看法：「用人單位主管決定誰應該被錄取、HR決定誰不應該被錄取」，也就是說，他認為企業的HR扮演的是一個門檻的角色，把那些不適合加入公司的應徵者給排除在外，只要是符合這個標準的，就一律由用人單位主管去決定要錄取誰，因為那畢竟是用人單位主管要與之合作的員工。從這個角度出發，HR先去面試，然後把那些和企業文化明顯不符合的應徵者給淘汰掉，然後留下那些合格的應徵者，再讓用人單位主管去面試，並且讓用人單位自行去挑選。這在學理上稱為「二階段甄選」，也就是所有通過第一階段的人，在第二階段的勝出機率都是均等的，並不會因為第一階段表現比較好或比較差，而在第二階段的甄選中佔有優勢或劣勢。不過大多數的公司不會這樣作，我所知道很多公司會讓HR先面試，是因為用人單位主管的時間寶貴，或者是HR在面談的經驗畢竟是比用人單位主管豐富且專業，所以讓HR先篩選那些明顯不適合公司的應徵者，可以讓用人單位主管節省一些工作時間，或是提高甄選的效度。


　　剛剛所談到的，畢竟還是屬於一對一面談的範圍...我的意思是，其實沒有人規定面談究竟應該要如何進行，有沒有可能採許一對多的方式或是多對一的方式進行？我的經驗是很少，我非常非常少遇到這種面談方式，但是我認為有何不可？


　　我過去所遇到過最典型的多對多甄選面談，就屬我的研究所入學口試：那一邊發問的教授共有四位，然後四位輪流發問；這一邊應試的學生有五位，五位輪流回答問題，透過一個標準的口試流程 ( 問題問完以後可以有1分半鐘的時間思考，然後每一個人依序回答，每一個人的回答時間為3分鐘，每一個題目最先回答的學生均不相同 ) ，先回答問題的不一定吃虧，後回答的也不一定佔便宜，偶爾提問的教授還會忽然要求後回答的應試者針對前一位應試者的答案給予回饋，總之，這不是一個很輕鬆的過程。然後我也遇過二位面試官同時來面試的經驗，那是我剛退伍在台大醫院工作的時候的事情，當時面試我的面試官不只一位，他們二位輪流發問，然後由我回答問題，說真的，那個面談過程的壓力很大，所幸我後來再也沒有遇到過這樣的甄選面談。


　　就算我後來沒有遇到過，但我還是難免會想，這是不是一個學術單位使用得很頻繁 ( 事實上，論文口試也是「多位面試官vs一位應試者」這樣的形式 ) 、但是一般企業卻很少使用的方法？直觀上來說，甄選面試其實常常會發生「不同的面試官先後問了相同的問題」的狀況，說不定還會讓應徵者覺得公司不太專業。所以後來我也曾經嘗試著推動多對一的面談，讓用人單位主管和HR一起面談應徵者。只要事先把「要問哪些問題、哪些問題由誰發問」釐清，多對一的面談其實還有其他的附加價值，尤其是在研發或工程相關的職位，我以前常常遇到HR覺得某一個應徵者在人格特質上頗有問題，但是單位主管認為應徵者的技術能力很強，所以希望錄取，通常遇到這一類的狀況的時候，HR必須和主管作一些很艱困的溝通，才有可能說服主管不錄取這樣的應徵者；但是我發現，其實只要請用人單位主管和HR一起去面談，讓主管當場聽到HR問的問題和應徵者如何回答這些問題，很多時候，用人主管自己都會感覺到「這位應徵者怪怪的...」而不再堅持一定要錄取他。


　　只是多對一、一對多、或是多對多的甄選面談，在進行的程序或是相關的技術問題一定更為繁複，必須在事前經過更多的設計，才有可能作得好。也因此，像是航空公司招聘空服員、學校甄選碩博士研究生、大型企業招聘基層員工...比較有可能採行這樣的方法，一般規模沒有那麼大的企業很難跳脫一對一的甄選面談，因為這終究還是最容易施行的甄選面談方式。不過我想要從這個例子中說明，事實上，甄選面談的進行順序或方法其實很多，不見得會有某一種「最佳實務」的存在；就算有，也不見得就適用於你的公司。


　　接下來談決策的方式，我認為這個部份的答案很簡單：應該等到用人單位和HR都面談完之後，才針對應徵者的適任與否進行討論。只要是作HR的人應該都聽過「月暈效果」，所以如果你還沒有進去面試，就已經先聽到了另外一位面試官對應徵者的評價，我個人認為，這肯定會影響到你對應徵者的評價。既然公司在甄選的流程上需要二個不同單位去面談，當然就會希望二個面談的人會提供不同角度的觀點，也所以，如果有任何一個面試官在還沒有進行面談之前，就已經對應徵者有先入為主的印象 ( 不論是好的或是壞的 ) ，我都不會認為是一件好的事情。


　　至於當面試官的意見不同的時候應該如何完成決策，一樣地，我聽過各式各樣不同的方式。就像我前面提到過的，HR的意見擔任門檻、用人單位主管的意見為意見；也聽過那種只要面試官當中有任何一個人反對就出局的作法；我自己也親身參與過那種事先先給加權評分表，然後計算總分的方式...不同的公司或許會有不同的作法，這應該跟組織文化也有關係。


　　所以總的來看這個問題，我的個人意見是，甄選流程的安排，很難說哪一種方法比較理想，以我個人來說，我當然也是會有我比較喜歡的方式。但我認為重點還是在於標準化的甄選流程和科學化的效度驗證。只要這二件事情做得好，其實怎麼安排甄選程序，我認為問題都不會太大。


以上是我的看法，希望對提問的朋友會有幫助。

文/ 萬惡的人力資源主管

來源/ 萬惡的人力資源主管部落格