置頂
開個兼具效率與效果的會議
開會是組織透過溝通、協調、達成共識的必備工具，開會也是組織領導者宣達重大決策的管道，開會更有可能是組織創意的來源，有許多組織的創意是來自於腦力激盪的會議。
但不可否認的，組織一連串的會議，已成為組織員工、特別是組織主管的夢魘。一個接一個的會議，使得主管精疲力竭，聞會色變，要是開會有達成目標，那主管的犧牲還算值得;最怕的是，當主管犧牲許多時間，卻未達成既定成果，那組織所付出的代價就相當可觀了。畢竟每個組織員工的時間相當珍貴，都是組織生產力的基礎。因此，組織領導者如何善用 「會議」這個工具，讓每一次的會議都具有「效率」，又有「效果」，已成為領導者的重大挑戰。
如何開一個兼具「效率」與「效果」的會議，首先須慎選會議成員。領導者必須了解到會議的成員是會議成功的關鍵所在。一個成員太多的會議是不容易達成共識、產生創意的。參與會議，但卻習慣性不發言、不貢獻智慧的人，是不需要參加會議的，因為那是浪費彼此的時間。很多的領導者為了兼顧「民主」與「代表性」，無形中會擴大會議成員的數目，使得會議的效率大打折扣。更重要的是，其中很多的會議成員是不說話的、沒有意見的。因此，釐清會議的目的，慎選會議成員，才是會議成功的第一個步驟。
其次，會議前的溝通是絕對必要的。會議的主題，應該在會議前讓相關的人員充分溝通、協商;有初步共識後，再提到會議討論，才能節省大家的會議時間。沒有經過事前協商溝通的議題，馬上在會議上討論結論，結果一定是天馬行空、各說各話、難有交集;最後一定是不了了之，下次再議。與其在會議上浪費那麼多人的時間，不如相關人員在會議前做好應有的溝通與會議準備，才可使會議進行更加流暢。
慎選會議時間，控制會議時間，是會議成功的另一關鍵。在美國有所謂的"Monday morning"的現象，似乎隱喻了在經過周休二日後，很多人在周一上班時不能集中注意力，也間接告訴我們，周一上午並不是個很好的開會時間。另一方面，會議的結論最終還是要付諸實施時，要使決策的規劃、執行更加順利，如何安排會議的時程也是一項藝術。成功的會議，其會議時間絕對不會過長。畢竟一個人的體力、腦力有其限制性，馬拉松式的會議，只會既無效率、也無效能，最後一定敷衍了事。若能將會議時間控制在一個半小時內，不超過兩個小時，應是領導者可以掌握的。
控制會議時間，最簡單的做法，一是會議前的溝通，二是議程的安排;不要一次討論超過五個議題，每個議題，不可超過20分鐘。三是領導者主持會議時盡量少說話，特別是宣布任何事情不要超過10分鐘(畢竟在資訊時代，宣佈事情的管道有很多)，以會議的順暢進行作為自己的主要職責。我們常發現，一個會議領導者的「致詞」就占去大部分時間，不但影響會議的進行，更忽略了領導者應多「聽」少「說」的原則。
再者，當一個議題大家都沒有太多意見時，不是迅速的通過此議案，而是更加謹慎的處理，或下次再議。以避免會議中有過度的同質性思考現象或「團體迷思」(group thinking)的狀況。好的領導者一定會在會議中安排「烏鴉」的角色，唱反調、刺激大家思考，如同「六頂思考帽」的運作技巧。
當然，建立開放溝通 (open communication)的會議氛圍與文化，是員工願意貢獻智慧與參予會議討論的不二法門。否則，大家幫開會當成背書的工具，害怕發言會得罪人，害怕會仵逆長官的意見會被秋後算帳，變成了少說少錯、多說多錯的負面會議文化。那開會很容易流於形式，甚至花費更大的成本在做會後的溝通。
最後，追蹤會議決議的執行成果，避免「會而不議，議而不決，決而不行，行而又不果」的現象產生。會議的成果是大家智慧的結晶，若會議的決議是一回事，執行又是另一回事，那會議不如不開。因此確認會議的成果付諸實施，並監控後續的一切，是領導者須加以留意的。
會議是組織溝通的必需工具，如何善用這個工具，讓它成為組織溝通、執行政策的助力，而不會造成大家的負擔、造成組織的阻力，是組織領導者不可不重視的事。
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