文／職場觀落陰c.y.（撰於2019/01/12）

今天是職場觀落陰第三場活動，剛好在過年前的轉職潮，我們就以「招募面試」為主題，來談談HR在招募、面試的過程中，需要注意哪些？而如果是一般求職者的話，或許也可以透過今天的分享，知道在企業內怎麼看招募。

YM「面談，你不可不知的小事！給人資的提醒」

招募任用的過程中，其實並沒有一定對或一定不對的事情！每個HR都有自己關注的事情，YM在這場分享中，一一分享他遇到的細節。

招募是挫折的？

招募的工作常常會讓人感到挫折，而造成挫折的原因常常是因為找不到人，然而招募工作其實不是為了追求績效，因此得失心不用這麼重。怎麼找到合適公司的人，才是真正的重點。

面試前準備

人事基本資料表

大部分人都有填過「人事基本資料表」，但其實有趣的是，有許多資料是不必要的資訊，例如：家庭狀況。但其實我們在面試時，是和「求職者」面試，而非面試求職者的「家人」，因此重點並不應該是家人，而是這個人的專業、特質的。
 

所以重點是我們要知道「求職者」的哪些事情，但請記得，有些有些資料要收集，也要符合《就業服務法》的規範。

履歷篩選

接下來進到看履歷的過程，許多主管都會要求看照片，但其實長相並不是那麼重要，我們要的是他們的工作能力，而非外表。畢竟你在找的是人才，而不是相親！
 

而如果我們能夠先把人才的DNA（經驗、能力、特質）先定義好，我們就可以很快速地依照這些DNA，快速篩選履歷。善用人力銀行的搜尋功能，也可以很有效率的篩選出更貼近我們需求的求職者，先評估我們自己一次可以看到多少封履歷，設定條件的嚴格程度，這樣我們才能好好的看這些履歷，這對求職者來說也是比較公平的。
 

我們在看求職者的時候，其實也要關注需求單位的「樣子」是怎麼樣，找一個適合這個需求單位的人進來，才是對公司有幫助的。

邀約面試

在提供面試資料給主管的時候，其實我們可以先把自己的建議提供給主管，如果有特別好的，就可以備註「強烈建議要面試」之類的字眼，這樣主管在看到的時候，就會知道：「喔！這個HR說一定要面試！」
 

有些主管在找人的時候，都會要求性別，但我們不可以為了自己想要的，而去浪費一個人才，因此我們一定要用盡我們會的詞，去說服主管面試。

我們要使用人力銀行的系統還是電子郵件來聯絡求職者呢？其實兩者沒有太大的差異，但我們使用電子郵件，可以自己留下紀錄，而不用擔心人力銀行系統轉換時，紀錄無法留存的問題。

如果是我們自己撈的履歷，請記住先告訴對方我們想邀約對方的工作內容是什麼。我們可以先用人力銀行發信給他，先告訴他們工作內容是什麼，再打電話詢問對方意願。這樣可以節省HR和對方溝通的時間。

面試中注意事項

座位的安排

當求職者來到現場時，我們應該安排什麼位置給求職者呢？求職者應該背對門，這樣才不會突然有同事有急事開門時，讓求職者瞬間尷尬，不知道要如何反應。（DT補充：現在的會議室可能會用半透明的隔間，求職者背對門，可以比較不受外面的干擾。）

幫求職者準備水

求職者講話也會口渴啊！所以幫求職者準備一杯水，會讓他感覺到貼心，如果是冬天的話，也可以準備溫水給他，如果求職者是女生，可以提供溫水，避免剛好在生理期。這個行為除了對求職者好之外，也對企業形象也會比較好。

面試不能做的事情

面試的過程中，我們可以用很輕鬆的方式和求職者面談，這樣可以讓求職者更能展現出真實的自我。但面試官還是必須要保留該有的分寸！而職場性騷擾不是只發生在錄取後的職場！在面試過程中，千萬不要姑息這些會性騷擾的HR或主管，要懂得保護自己。

總結而言，我們應該思考，在面試的過程中，哪些會影響公司形象。（參考閱讀：面談時，人資容易中幾槍？）

如果沒有可以面試的辦公室怎麼辦？

千萬不要約星巴克！因為大家都約那邊，如果沒有位置怎麼辦？所以建議可以約一個可以訂位的咖啡廳，這樣對求職者比較好。面試時也要記得告知求職者，為什麼我們需要約在咖啡廳，而不是在辦公室。

面試後的細節

任用程序

HR只針對人格特質的建議，專業留給用人單位；HR只給錄取的建議，是否真的要用，由用人單位決定。而如果HR覺得不OK，用人單位主管卻堅持想要，HR可以在任用簽核流程上備註，留下自保的紀錄。

錄取通知書

錄取通知書除了提供「錄用職稱」、「錄用薪資」、「上班日期」之外，其實還要告知對方他的上司是誰、福利措施及相關規定。重要的是，錄取通知書應該要請錄取的求職者簽名，作為雇用契約的附件。
 

入職時應該繳交的資料，強烈建議把「戶口名簿影本」拿掉，對求職者來說，他們可能會認為：「我錄取了，為什麼要提供我其他家人的個人資料？」也曾經有公司因為收了戶口名簿影本而被勞動局開罰。

感謝函

感謝函可發可不發，但要注意的是，發了之後，要再邀請對方加入公司，可能會受到對方的冷言冷語。因此如果不是確定真的不用對方，其實不發可能會是比較好的。

面試通知的時間

面試後，大家比較能接受的通知時間是多長呢？這可以參考我們之前的統計資料：《從面試到結果出爐，需要多長的時間？(人資篇)》、

《從面試到結果出爐，需要多長的時間？(求職者篇)》。

ST「年後轉職？從招募流程，解析面試及履歷」