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中小企業該如何授權? 從薪資浮報弊案談授權管理|菲大專欄

中小企業該如何授權? 從薪資浮報弊案談授權管理|菲大專欄-人資

最近發生某大公司的人資人員監守自盜,長期浮報薪資達數百萬元,這位基層人資人員的直屬主管及財務部門為何長期未發現此問題?相信很多人對這案例的管理疏漏感到十分詫異及不可思議!也有一家知名公司中國廠發生多部門的人員長期集體貪汙事件,造成公司損失數十億元。對於財務會計、採購、人資、業務等監守自盜的案例時有耳聞,屢見不鮮。
 

在公司運作管理上,舉凡涉及到金錢、資訊及人員的管理,就一定會有相關的授權和稽核管理機制,然而授權的影響及重要自不在話下,每家公司會視其組織架構和作業特性來律定相關的規定。
 

以這個人資浮報薪資的案例來說,該公司有資訊系統計算薪資,人資人員乃利用系統產出的資料與呈核的手工表單之間的轉換過程,進行薪資資料的篡改,該公司事後也一定會加強確保薪資正確的相關稽核改善措施,包括縮減負責薪資作業的人資授權。在此想談的是:該如何進行授權才適當?

 

授權就是可容忍下屬的犯錯空間

正好最近有客戶問及有關授權的問題,老闆夫妻胼手胝足打拼多年,一手包辦全公司所有事務,業績蒸蒸日上,漸感事務繁多、分身乏術,他們深知要放手授權給主管們的必要性,又擔心主管們沒有肩膀承擔,不知從何做起?怎樣的授權程度是合宜的?
 

很多人說授權是建立在授權者信任的前提下,而被授權者也必須願意承擔責任。但實務上,老闆或主管的授權其實還是存在著不信任和疑慮,不可能100%信任,某種程度上是不得已要授權,但深怕一旦放手會出現錯誤而猶豫不前。授權的啟動者是老闆或主管,由上而下,不授權就是自己要做,累死也不要抱怨下屬,而授權是漸進式的,沒有一定的範圍,是依照可容忍下屬犯錯的空間而定。這裡有個關鍵「容忍」,也就是要真正的放手,忍住不馬上說。這對剛授權的老闆和主管是一種折磨和修練,但如果只是表面的假授權,實則還是垂簾聽政,那還不如不要授權。

 

被授權是責任和訓練

被授權意味了要承擔更多的責任,有的人被授權會戒慎恐懼、戰戰兢兢,有的人則可能會趾高氣昂,拿著雞毛當令箭,對被授權者而言,這是上司賦予的責任,代表了對你的期待,做得好可能會增加授權,做不好也隨時可以收回。我們可常見職場裡一些人抱怨上司又要馬兒跑,又要馬兒不吃草,不給資源,不給授權,但一旦被授權了,又推三阻四。無論如何,巧婦難為無米之炊,要訓練下屬成長最好的方式就是授權。

 

授權不代表不要管

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