怎樣的加班才是有價值的？｜菲大專欄
不能增加營收的加班是沒有效率的
我們常說加班是沒有效率的！加班的原因百百種，很多公司也都曾進行加班控管的管理措施，我在上課時提出一個簡單的論點：如果加班的產出能讓公司增加營收，這樣的加班就是有價值的，即使多支付加班費也值得；反之，如果加班不能讓公司增加營收，這樣的加班是增加成本，就很容易被檢討工作效率問題了。
一般而言，生產部門加班通常是被同意認可，因為可產出更多的產品，但因不良品的重工加班則是會被檢討改進的；業務及研發部門加班可以增加客戶訂單，但行政部門的加班就常被質疑工作效率！
也許一些行政部門的夥伴對我這樣的說法不表認同，認為行政人員之所以會加班的原因，常常是其他部門造成的，或是工作太多而人員少所致。
我本身在國內外企業從事人資管理工作，是間接的行政部門，所屬人員只要有加班，我都會去檢視其必要性，看看是否有改善的做法來減少加班，這些改善的做法通常是涉及跨部門溝通和個人作業習慣。
實務上有很多加班被歸咎是人手不夠所致，員工經常大聲疾呼要增加人手，但在增補人員之前，應該先找出不正常的加班原因並加以改善。
舉例來說，很多公司人資人員都要加班計算薪資，加班算薪資是正常的嗎？現分享個人親身處理過的二個實例：
一、在某公司擔任ERP專案經理時，總經理給了一個任務目標：員工薪資發放日期從每月十號提前到五號。財務部門要求人資人員要在每月三日中午前提供薪資資料，以利後續的財務發薪作業。
這下慘了，全公司二百多位員工，唯一的人資人員目前已要加班算薪資了，更遑論只有二天半薪資計算作業時間！這是我第一次接觸到人資工作，身為PM的我只好先了解那位人資人員的每天工作，發現她桌上累積一大疊加班單、請假單、勞健保等相關單據，等到發薪日的前幾天才開始加班趕工，平常則作其他的工作。
由於公司要導入ERP系統，我即要求該人資人員務必每天完成當天的加班單、請假單等，初期因為其他部門員工仍習慣事後才補單，無法如期在每月三日中午完成薪資作業，但在不斷要求和宣導之下，在系統上線第五個月終於能做到每月三日上午提供薪資資料給財務部了！這位人資人員也不必再加班算薪水了！
二、在越南某七千名員工的大型傳產公司任職，到職第一個月月底時，人資部門擠滿了一大堆人，像是菜市場一樣，到了下班時間還有人沒處理完，要加班處理！經詢問後得知：這些人都是各部門的組長級幹部，月底都來進行所屬員工的加班和請假的補單和修正，以免影響員工薪資。
人資部門負責出勤管理有四位職員，為了服務員工，把薪資作業做好，每月底到發薪日的幾天都要加班，人資副理和課長都覺得這樣很正常，過去都是這麼做啊！我詢問其他部門主管，他們對於這樣的情況也感到無奈，這些組長級幹部一整天不能做應該做的事，要待在人資部門處理員工薪資。新上任的我，做了以下的調整：
1. 加班和請假的補單和修正，由原本每月一次調整為每周一次。
2. 以每一小時為單位，排定各單位來調整的時間表。
3. 要求四位負責出勤的人資人員必須每天控管及催促出勤異常的單據補正。
漸漸地，七千人的出勤管理和薪資計算步入軌道，四位負責出勤的人資人員還可以挪出時間協助招募作業呢！
公司每一個職務都有其價值所在，能直接或間接為公司增加營收或降低成本，但加班是非正常的額外工作，按理說加班越少越好，加班越多表示管理出現問題或是人員不足，大家也都知道加班的壞處多多，但怎樣的加班是有價值的？
除了上面所提到「加班的產出能讓公司增加營收，這樣的加班就是有價值的」，還必須是勞資雙方都同意的才能皆大歡喜！
文章來源：菲大的人資私房話
一個有跨領域背景以及跨國人資管理經驗的HR，現為FemasHR鋒形雲端人資系統的特約顧問。
圖/ Freepik.com
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