動腦時間：身為主管，每天面對著被動、交辦事項不到位的同事，真的會令人心累。但你知道嗎？其實下達指令，也是需要練習的。

▲員工做的跟你要的差太多？五個步驟主管這樣練習清楚下指令。圖片來源：freepik，CC Licensed。

文／張敏敏（CEO高階經理人御用顧問）

明確告訴員工如何做

身為主管，許多事情必須委由下屬執行，因此在如何做「How To Do」的層面，就必須清楚交代執行的細節。請你先自問：「行動內容是什麼？要給多少細節？要有多少授權？」

「Do」的表達細節到底要多細？取決於員工「成熟度」的高低。員工的成熟度愈高，指令的細節愈少。相反的，員工的成熟度愈低，指令的細節就得愈多。

例如，安妮如果在公司擔任這個職位已經超過兩年，你認為她工作的成熟度高，那麼，下達指令就可以相對簡要。若安妮剛接這個位子才三個月，並且你認為安妮在工作上一直很被動，那麼你在下指令給她時，就必須給予更多細節。細節一多，就不能只靠口頭表述，請她白紙黑字寫下，並且進行複述、確認。

「成熟度」則取決於以下兩個維度：

1. 員工意願：代表員工在任務上有主動性。會主動提出創新想法解決問題，主動執行非角色內的工作行為。
2. 員工能力：代表員工在工作上有硬的專業技術，也有軟的溝通技術，是指員工可以完成指定交派任務的能力。

以上這兩個維度，來自「情境領導理論」（Situational Leadership）。「情境領導理論」認為領導者的績效來自領導者、員工、情境三個元素的互動所決定。領導者必須根據員工的狀況，給予不同的管理動作。這個由保羅．赫塞（Paul Hersey，1969）所提倡，後由肯．布蘭查德（Kenneth Blanchard）增加更多執行的元素，也成為影響管理學界及業界超過五十年的一套理論和培訓課程。

對於員工的成熟度有了初步判斷後，接下來就必須決定傳達的指令到底要多仔細。所謂的「仔細」，一般而言，牽扯到以下「5W1H」的主題：

• Who 人：他是誰？單位、職稱、其他相關人等。
• What 事：下達指令的主題是什麼？
• When 時：時間？事件發生於何年何月何日，幾點幾分？
• Where 地：地點？何處？
• Which 物：哪一個？是否牽扯到決策的選擇？
• How 如何做：如何做？人／事／時／地／物相關的指令內容。

光是一個指令，牽扯到的主題至少有六個，每個主題須包含的內容更是繁複，因此，很多主管在下指令時，為了怕麻煩，也為了節省時間，通常都是簡單帶過。有趣的是，不少主管好像也覺得指令下得太簡單，因此，通常會附帶一句無效問句：「你了解我的意思嗎？」然後再附帶一個無效指令：「有問題要來問我。」

下指令需要刻意練習

如果你是主管，或者你必須指揮相關人完成專案，我衷心希望你能刻意練習「下達指令」。因為太多人忽略這塊，而讓自己的溝通顯得無效、冗長又累贅。
你知道下達指令有多需要練習嗎？我舉個簡單例子。