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HR該如何挑選「人資系統」?掌握3大評估重點準沒錯!

HR該如何挑選「人資系統」?掌握3大評估重點準沒錯!

身為人資、會計的你,是否為了要更換人資系統,或是選購「差勤」、「薪資」系統,花了很多時間在蒐集資料,卻還是一籌莫展呢?

選擇一套適合的「人資系統」,對於公司、人資,甚至是每天打卡的員工都至關重要,選對系統讓你省時省力,選錯系統讓你事半功倍…還是得含淚面對!

到底該如何挑選「人資系統」呢?只要掌握3大方向,就能幫你找到適合的人資系統囉~

1.為什麼要「使用」人資系統?

首先最重要的,是先檢視公司對於人資系統的需求,針對公司在人事管理、薪資管理遇到的困難、想要解決的問題先做釐清,再來評估是否有需要更換或購入「人資系統」。

若你在人事管理方面,有下列任何狀況,就可以考慮是否要為公司導入人資管理系統,協助你降低管理作業時間,提高工作效能。

「人事管理」、「薪資計算」管理費時、易出錯

  • 每月花費大量時間,人工核對出缺勤,計算薪資易失誤。
  • 員工外勤、遠端工作,無法完整紀錄出勤時間。
  • 紙本請假、簽核跑流程,進度難以掌控。
  • 大量紙本考勤記錄、保存不易又占空間。
  • 每月排班作業傷神又麻煩。
  • 勞基法不時更新,人工管理稍有疏失,恐有受罰疑慮。
  • 原有的「人資系統」功能缺乏彈性、不敷使用。
     

2.如何挑選適合的人資系統?

市面上有各式各樣的「差勤」、「排班」、「薪資」管理系統,到底挑選人資系統應該注意些甚麼呢?這邊提供5大重點,協助你掌握評估方向!

(一)系統是否好操作

好用的人資系統,介面操作要夠直覺、人性,讓員工快速上手,不需要花費大量的時間摸索學習。

(二)功能方面,應提供足夠的彈性空間

人資系統不外乎是提供「線上打卡、簽核、排班、薪資計算」等功能,系統是否有足夠的彈性空間,能符合人資作業上的需求,對人資來說非常重要。

下述這些,在選購人資系統前,都需要謹慎評估:

  • 包含了排班、給假的規則,能否支援各類變形工時?
  • 特休假是否有不同的給假規則?提供彈性上下班、緩衝等設定。
  • 簽核流程是否有足夠的彈性能符合各種角色與組織層級。
  • 加班倍率除了要符合勞基法外,是否還有其他的調整空間..等。
     

(三)​系統是否「支援勞基法」差勤規則?

人資系統一定要具備的重要功能「支援勞基法規則的管理功能」,而且系統必須要提供勞基法更新的服務!這樣才能幫你控管,繁雜的人事出勤管理作業~

這可以說是人資系統,最最最…基本的服務功能喔!

(四)完善的系統整合度

如果你對人資系統的需求,同時需要差勤管理、薪資結算,那你一定要留意這個系統的整合度如何?

有廠商反應,之前用過某家人資系統沒有整合到位,串接兩套系統模組,員工需要建兩次帳號…,這對於人資及使用的員工來說,都造成了莫大的困擾。

(五)​人資系統導入難易度與專業客服團隊服務如何?

是否有專業人員協助導入系統,縮短人資使用系統的摸索期;除此之外,系統是否提供各項資料批次匯入功能(員工、勞檢保、敘薪、排班資料..等),能加快導入系統的作業,縮短系統導入陣痛期。

在導入系統的同時,就能親身體驗客服的專業度如何?服務態度如何?是否會常常找不到人,還是一問三不知,只有專業的客服團隊,才能提供良好的系統服務,這關乎購買系統後,是否能持續獲得完善服務的評估關鍵。
 

3.提供免費系統試用

市面上有需多人資系統,都有提供免費試用的服務,這是一個對企業來說利多的好消息,透過系統廠商提供的導入及教學服務,可親自操作體驗系統,更清楚了解該系統是否符合公司需求,也可進一步體驗到系統廠商的專業與服務態度,都可以作為購入該人資系統的重要評估。
 

導入「人資系統」為企業帶來哪些好處呢?

好的人資系統應該具備一站式管理、有足夠的彈性空間,方便人資與員工使用,除此之外,還能大幅降低「人資的作業時間」,為什麼呢?

  1. 數位化管理人事出缺勤:出勤異常系統自動通知,手機、線上處理簽核流程,方便管理又快速。
     
  2.  5年出勤資料輕鬆保存、方便查詢:雇主應保存5年勞工出勤紀錄,違者最高處45萬元,透過系統就能完整地保存出勤紀錄,不用擔心資料不齊全而受罰。
     
  3. 整合差勤資料進行薪資計算:系統清楚計算個人本薪、獎金、加班費、勞健保費、所得稅,快速產出薪資條明細,降低人工計算失誤機率。
     
  4. 一站式管理平台,方便溝通與管理:系統整合各單位主管與員工,出勤、請假簽核、排班管理平台,方便人資、主管與員工掌握作業進度,即時溝通。
     
  5. 人資人員離職,完整交接不疏漏:即使人資離職,企業也無須擔心交接問題,所有資料透過系統線上作業,都被安全妥善地保存著。
     

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資料來源 : 1111人資觀察員 
文 : 1111人資觀察員
圖片授權:123RF

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