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如何製作Google表單?怎麼做表單管理?完整示範 一次學會!

本文作者 ─ 鑫部落

 

Google的雲端服務相當豐富,其中的「表單」,是一項實用的功能。不論想製作報名表問卷調查訂購單下午茶團購單,各式各樣的意見整合或資料收集都好用!

 

如何製作Google表單?怎麼做表單管理?完整示範 一次學會!-Google表單製作教學

 

只要簡單五個步驟,就可以從零變成彙整報表,真的厲害!操作方式如下:

(1)在自己的Gmail雲端硬碟頁面設計表單(需要有Gmail帳號並登入)

(2)將製作好的表單網址分享出去(透過FB、網頁、mail、QR code......)

(3)自動收集所有填單資料,並回傳到自己的雲端硬碟

(4)檢視彙整摘要表或個別表單

(5)轉換成XLS格式之表單

 

過程全雲端處理、電子化無紙作業,快速又方便!

 

為了方便閱讀,我把文章分成 4 個部份,大家可以由淺入深慢慢了解。

Part 1 - Google 表單基本概念與設計示範 

Part 2 - 連結分享與資料檢視 

Part 3 - 轉換成試算表 

Part 4 - 短評與其他心得

 

Part 1 - Google表單基本概念與設計示範

 

請進入Gmail,點擊一下右上角的「九宮格小方塊」圖示(其功能為Google應用程式),再從下拉式選單中執行「雲端硬碟」。(請同時參考圖片中的步驟順序 ①②③......,以下皆同)

 

如何製作Google表單?怎麼做表單管理?完整示範 一次學會!-Google表單製作教學

 

在 Google 雲端硬碟主畫面,展開左上角附近的「我的雲端硬碟」下拉式選單。

 

「Google表單」被歸類在「更多」底下。

 

如何製作Google表單?怎麼做表單管理?完整示範 一次學會!-Google表單製作教學

 

初始的進入畫面是一張空表單,中間為主要的表單作業區。右上角區域與右側旁邊,都配置了功能鍵,功用為設定或插入物件以豐富表單,等一下會適時做一些補充。

 

表單的基本功用有二,第一個是「問題」,它是用來設計表單內容的工具,也就是一開始必須先做的事。

 

第二個「回覆」則是用來檢視所有回傳資料,由於目前單子還沒做好,所以點了還不會看到任何東西,它屬於後段的作業。

 

如何製作Google表單?怎麼做表單管理?完整示範 一次學會!-Google表單製作教學

 

編輯的第一步,首先需要更改的就是表單標題,以及第一題的題目名稱。直接點擊欄位名稱或空白處就可以進行修改。

 

值得注意的是,每個題目旁邊都有一個下拉式選單可以做設定,11 種選項能讓題目型態更為靈活。

 

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通常表單一起頭,會希望知道填單者的姓名,因為字數不多,所以選擇「簡答」最為適合。相對之下,如果需要收集比較長的意見,就請選用「段落」。

 

每個題目都可以單獨設定成「必填」與否,必填的項目,在完成的表單上會伴隨一顆紅色的乘號 (*) 當標記。右下角的直立3點圖示,可以為問題加上說明,例如補充條件範圍或引導如何填單的訊息......。

 

如何製作Google表單?怎麼做表單管理?完整示範 一次學會!-Google表單製作教學

 

上個圖片中,③號的功能為複製問題,簡單說就是把上一題內容拷貝後新增一題。如果你的表單有類似題目型態,此功能會很方便。

 

右側旁邊功能鍵,除了可以新增問題外(黑底加號圖示),還能用來插入影片、圖片或增加標題或段落。所謂「新增問題」,是指使用Google表單的預設值,即從簡答題型重新開始。

 

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如果有需要,地址、電話、郵件、FB 、LINE......,都可以選擇當成必要填寫項目。

 

不過這一次製作網路訂購單示範,最關鍵還是列出商品項目。目前提供了三項,並將它們暫定成下拉式選單。

 

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封面或每一題,都可以選擇插入圖片或影片當作輔助,提供填單者更詳盡的視覺化訊息。

 

上個圖片中,②號的功能為插入圖片。其操作直覺簡單,只要開啟檔案管理員,再把想用的圖片拖曳到編輯區虛線內就可以了。

 

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整張圖片也可以上下移動到最適當的位置。如果你已經有製作好的DM或影片,也可以把它們當成來源檔案置入。

 

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區段」是一個選用項目,簡單講就是把表單分成多頁的方式。

 

我比較喜歡簡單扼的表單。除非有必要,否則不能帶來好處的多頁表單,可能會影響填寫意願。

 

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如果不需要,可以點擊區段右邊的直立3點圖示,叫出「刪除段落」將之移除 。其他區段功能,還有「複製」、「移動」以及「 與上一個區段合併」。

 

順便一提,圖片可以指定一段連動的提醒文字,當游標停留在圖片上數秒鐘,就可以自動顯示一段訊息,例如畫面中的cursor(這當然可以是任何文字,譬如"請繼續輸入,Thank you!")。

 

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問題被設定成下拉式選單,是多個選一個的概念。如果你想促銷的商品只有一款,卻有多種顏色或套餐區別,使用這個型態最方便。

 

當然,也可以運用一張表單來受理多種產品項目之訂購,這時候勾選「核取方塊」會更適合。

 

如果想加上數量該怎麼辦?可以考慮每個常用項目用兩個下拉式清單問題來組合。其他無法列出來的,可以用簡答或段落做例外的處理。

 

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畫面右上角還有其他功能鍵,調色盤圖示代表更改表單底色,眼睛圖示是預覽,齒輪為設定。

 

目前表單背景,已經從藍紫色調整成淺綠色。

 

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想知道表單的外觀,請點擊一下眼睛圖示,就可以產生預覽畫面。

 

目前畫面右上角的鉛筆圖示,是用來在預覽完畢後,返回表單編輯畫面。

 

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右上角的齒輪圖示代表設定,可以點擊它以進行細部的一些調整。

 

裡面有一般簡報、與測驗 3 個分類,各自有一些選項。平常使用的表單,基本上不需要更改,直接用系統預設的選項就可以了。

 

如何製作Google表單?怎麼做表單管理?完整示範 一次學會!-Google表單製作教學

 

表單完成後,請點擊畫面右上角的「傳送」。這個動作的目的,是產生一個表單連結網址。

 

緊接著畫面會彈出一個對話小視窗,傳送方式可分:

 

(1)電子郵件。需要逐一輸入e-mail,多組帳號中間用分號區隔。此方式的好處是,填完後直接便可以發送,亦可在電子郵件中置入表單,讓收件者直接填寫。

 

(2)連結。一個指引到表單的www網址,簡單但使用彈性最大。

 

(3)嵌入HTML。表單連結與網頁原始碼整合在一起,讀者直接可以在網頁看到一個表單。適合熟悉 HTML 編輯的用戶。

 

三種方式不限定只用一種,有需要能一起混用,最後統計資料都會自動彙整。

 

目前畫面最右上角的登入ID(綠色 M),旁邊有個直立 3 點圖示,可以點進去展開下拉選單做「新增協作者」設定,讓此表單變成共同管理。(註:後面會有進一步的用途說明)

 

如何製作Google表單?怎麼做表單管理?完整示範 一次學會!-Google表單製作教學

 

小視窗內的「收集電子郵件」,若有勾選將直接在表單裡增加一個題目,等於是一種快捷功能。如果已經在表單內有類似電子郵件欄位,就不必重複使用本功能。

 

縮短網址為選用項目,若想直接在FB張貼,建議搭配使用。

 

點擊「複製」,把網址拷貝到剪貼簿,再進行轉貼。

 

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