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不再被工作追著跑,用「回推法」來寫工作計畫

不再被工作追著跑,用「回推法」來寫工作計畫-工作甘苦談

 

不再被工作追著跑

利用「回推法」來寫工作計畫

被工作追著跑的人通常拙於整理
 

一直被工作追趕的人,大都是不擅長整理的人。這裡所說的整理,並不單指將周遭環境收拾好。

工作即是各種作業的集合體。如果不能做好各種整理,包括物品整理、訊息整理、工作計畫整理......不但會浪費時間,也容易出錯。

之後排好的行程就會逐漸崩毀。你將只能注意眼前的問題,只能努力做完眼前的作業,而無法控管整體工作、妥善規畫時程。這就是「被工作追著跑」「工作得很狼狽」的真正主因。

要想逃出這樣的情況,需要好好整理自己的工作計畫。

 

首先瀏覽過整體工作,決定個別作業的優先順序。然後再估算這些作業所需的時間,最後再寫進工作計畫裡面。
 

決定工作的優先順序

決定優先順序的重點在於:「如何完成工作?工作目標是什麼?」如前所述,工作是各種作業的集合體。因此請一定要思考,如果這些作業順利進行的話,會如何完成工作?哪裡才是我應該完成的最終目標?

先想像工作完成的樣子,接著暫時設定目標,並且模擬到達目標前的必要作業。這樣你不但可以掌握完成工作前必須做的事,也對於時間安排有一定的真實感,就自然而然可以掌握到待辦事項和這些事的先後順序了。

這就是所謂的「事前準備」。
 

規畫工作時善用回推法

接著你該把各項作業排好優先順序並放到工作計畫中。這時的重點在於「從截止日開始回推工作計畫」。

因此,在這階段之前必須先將目標明確化。

為了讓自己能更從容的面對行程,並且準時在截止日交出成果,訣竅就是在實際期限前設置一個「預定截止日」。

例如說要在十天內完成一百件事,你所規畫的日程進度不該是一天做十件事,並花十天來完成,而是用八天完成一百件事。

工作中常出現突發問題。為了在遇到狀況時也能準時交出成果,應該要預設一到兩天的緩衝時間。

另外,如果是時間幅度較大的作業,若能在截止日前訂下數個「小截止日」,並個別訂下小截止日的目標,也能夠避免你失去對作業時間的掌握度。

最理想的狀況是可以在作業與作業間,預先留下能夠因應突發事件的緩衝時間。

 

不再被工作追著跑,用「回推法」來寫工作計畫-工作甘苦談

先決定作業的優先順序,再視需要的作業時間來安排工作計畫。

 

 


作者:坂戸健司,本文摘錄自《圖解地表最強日常工作整理術》一書。

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