每當老闆出國參展或洽公時，總會從外面交換幾十張至上百張名片回來，而身為老闆的秘書，得花很多時間將名片裡的資料打字建檔，今天小編就要教大家一個整理名片的好方法，只要善用Google Drive雲端硬碟裡的掃描與文字辨識功能，就能省下資料處理的時間。

步驟一：手機下載Google Drive雲端硬碟APP，並開啟登入。

步驟二：點選手機畫面中的「+」號，再點選「掃描」。

步驟三：手機畫面對著要建檔的名片，按下藍色按鈕拍照，建立名片檔案。

步驟四：若名片不小心拍歪了，可以重新再拍一次，或是點選畫面右上角的裁切圖示，進行照片編輯。

步驟五：點選畫面左下角的「+」號，可以繼續拍下一張名片，名片都拍完後，點選打勾圖示就會開始建檔。

步驟六：將名片拍攝完成後，打開電腦版的Google Drive，會看到名片被儲存成PDF檔案，放在Google雲端硬碟裡。

步驟七：點選Google雲端硬碟裡的PDF檔案再按滑鼠右鍵，於跳出的工作列中選取「選擇開啟工具」→「Google文件」。

接著Google Drive就會把PDF檔案裡的名片資訊轉成文字檔，雖然有些文字無法辨識出來，但多數都能轉成正確資訊。

步驟八：秘書可利用Google Drive轉出的文字資訊，將名片內容建立在Excel檔案中，一來可省去打字的時間，二來方便數位化管理。

秘書也可將雲端硬碟裡的PDF檔案下載下來，方便日後查找名片資訊。

利用上述方式，秘書就能更有效率地管理辦公室名片，下次不妨試試看吧！