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【秘書工作術】用Google Drive數位化管理辦公室名片

每當老闆出國參展或洽公時,總會從外面交換幾十張至上百張名片回來,而身為老闆的秘書,得花很多時間將名片裡的資料打字建檔,今天小編就要教大家一個整理名片的好方法,只要善用Google Drive雲端硬碟裡的掃描與文字辨識功能,就能省下資料處理的時間。

【秘書工作術】用Google Drive數位化管理辦公室名片-名片管理術


步驟一:手機下載Google Drive雲端硬碟APP,並開啟登入。

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步驟二:點選手機畫面中的「+」號,再點選「掃描」。

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步驟三:手機畫面對著要建檔的名片,按下藍色按鈕拍照,建立名片檔案。

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步驟四:若名片不小心拍歪了,可以重新再拍一次,或是點選畫面右上角的裁切圖示,進行照片編輯。

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步驟五:點選畫面左下角的「+」號,可以繼續拍下一張名片,名片都拍完後,點選打勾圖示就會開始建檔。

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步驟六:將名片拍攝完成後,打開電腦版的Google Drive,會看到名片被儲存成PDF檔案,放在Google雲端硬碟裡。

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步驟七:點選Google雲端硬碟裡的PDF檔案再按滑鼠右鍵,於跳出的工作列中選取「選擇開啟工具」→「Google文件」。

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接著Google Drive就會把PDF檔案裡的名片資訊轉成文字檔,雖然有些文字無法辨識出來,但多數都能轉成正確資訊。

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步驟八:秘書可利用Google Drive轉出的文字資訊,將名片內容建立在Excel檔案中,一來可省去打字的時間,二來方便數位化管理。

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秘書也可將雲端硬碟裡的PDF檔案下載下來,方便日後查找名片資訊。

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利用上述方式,秘書就能更有效率地管理辦公室名片,下次不妨試試看吧!


 

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