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秘書換位思考,部門溝通更無礙

 

職場就像一種心理戰,秘書每天面對這麼多部門,如何有效率進行溝通,絕對是門大學問!

還記得初入秘書這個職務,在還沒和同仁建立橋梁時,當老闆指派你去掌握各部門執行進度時,真的是一件痛苦的事,最讓我印象深刻的是,每週的各部門週日報彙整,明明是例行公事,卻總有幾個愛拖拉或故意不交的同仁,無論如何三催四請,對方就是一個「拖」字訣,讓你又氣又嘔,常常很討厭星期五的到來。



後來我是怎麼解決這個狀況呢?我先了解一個月份的各部門週日報,掌握先前的進度,推算一週部門到底能有多少進展,往後,我在每週四下班前,針對那些老是最後一刻才給你的同仁,會發出一份本週預計完成指標給對方,讓對方可以有所回應,等到星期五早上進公司後,再次發信提醒對方,著實這樣的方式讓那些拖拉的同仁可以在下午時,把資料提供給我。



平常隨時的多協助對方,經過一段時間的相處,和同仁也熱絡了,聊天中聊到為何當時老是這麼晚才給,才知道,有些同仁覺得秘書只是來催東西,也沒試著了解他們的困難或協助,所以他們過往對以前幾任秘書都是愛給不給,此時我才恍然大悟,同仁們其實不是不願意準時提供,而是他們希望秘書能夠適時做為員工與老闆之間的橋梁,適時反應問題,而不是只是做一個每週都來要資料的樣子,他們對於我這任秘書有別以往的印象,願意主動協助他們,都感到很神奇,因為以前的秘書們總是一副高高在上的姿態,讓人打從心底不喜歡。



經過這件事,真的是我秘書職涯上的寶貴經驗,有時候我們設身處地多替對方想,多一點圓融,對方自然就能打破既定成見,在工作上,就越能得心應手囉!

圖、文/米嚕

 

  

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