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成為秘書要具備的能力、人格特質你有嗎?

成為秘書要具備的能力、人格特質你有嗎?-行政祕書

想起當時要畢業時,聽到身邊不少人說想要當秘書,找秘書的缺,但你知道其實秘書的日常工作都在做什麼嗎?

 

這次就來說說身兼多職的秘書到底都在做什麼?秘書可以說就是主管的助理,再依工作的性質而有所區分,職務工作內容為確認主管行程、會議安排及記錄、協助主管資料搜尋並處理文書資料,又可分為行政祕書、主管秘書、總經理秘書或董事長秘書,無論是哪一種秘書,工作內容細項都與下列 8 項相關:

 

1. 執行與協調辦公室內的所有行政活動、行政事務的流程規劃、跨部門整合與溝通。

 

2. 協助佈達公司中重大資訊、主管會議中的重點給公司全體同仁。

 

3. 協調公司各部門會議的排程,並於會後製作會議記錄與報表回報,並追蹤決議事項的後續處理進度。

 

4. 整理和妥善保存高階主管、老闆交付的文書資料與電子檔案。

 

5. 安排主管日程、安排公司賓客招待、節慶公司送禮等相關事宜。

 

6. 支援公司其他部門的行政人員,並了解各部門的問題,得已向上層回報。

 

7. 一般文書資料處理、檔案資料管理能力、簽核文件的整理及發送,並負責追蹤後續執行的狀況。

 

8. 協助維繫主管與客戶之間的良好關係,維護公司良好的公關形象。

 

不知道在看這篇文章的你,是否有想過秘書的工作內容是不是真的符合你自己的興趣,如果你依然想從事的秘書工作,無論是入門的行政秘書還是高階主管秘書,只能跟你說,秘書並非那麼光鮮亮麗,手頭上要處理的事務,常常來的很突然也很瑣碎,也很多事有急迫。有些秘書還常會自嘲自己是「高級事務員」,每天除了負責會議管理、老闆行程安排、資料搜尋紀錄、貴賓客戶接待、活動支援、眾多雜項事務的例行公事以外,幫老闆倒倒茶水、照顧老闆辦公室的盆栽們、整理老闆的辦公桌、幫老闆回回臉友(FACEBOOK)訊息等等...,這一些看似小妹在打雜,又沒有實值績效可以提出的工作,都要做!

 

對了,還有如果你真想當秘書,通常還需要具備幾點特質:細心、耐心、反應快、高EQ高IQ、守口如瓶、具責任感、妝容儀態得體、公關能力佳、喜愛與人互動、良好的溝通協調能力等等,在你審視自己的個性特質、參考秘書要負責的工作內容後,你覺得秘書這一職還是適合你的,那麼也許你的確可以嘗試從事秘書工作。

 

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