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菜鳥秘書職場求生記─會議安排篇

菜鳥秘書職場求生記─會議安排篇-行政秘書

星期一早晨 8 點半的辦公室,看到可茹急急忙忙的跑了過來,她是剛來不久的菜鳥秘書,對我投以求救眼神說:「熙妍姊,剛剛總經理要我在下禮拜找一天,利用大家中午吃飯時間開個會,與會成員是協理級以上的高階主管,每位都要通知到場。結果,我挑了周三的中午時間,然後發了會議通知,結果陳協理說他那天與客戶有約,楊副理請假,詹副總問我要準備什麼資料好勵他報告,但是總經理都沒說啊~我現在要怎麼處理這狀況呀...」

 

身為秘書的你,會給菜鳥可茹什麼建議呢?

我整理出了以下 3 點,希望協助並教導可茹處理「會議安排」這類的問題:

1. 先做好規劃、資料蒐集,並且熟悉各主管的行程與喜好

其實,身為秘書的基本條件就是要熟悉各部門主管的慣性議程,以方便提早做一些規劃、安排,可以省時省力的完成會議安排,也讓領頭上司滿意。

首先,熟悉各主管的行程安排、禁忌與偏好,例如:被佔用午休時間會不會生氣、下班後是否可以留下開會、每週有哪幾天有哪些時間固定公出、習慣在會議前要出現準備齊全的資料...等等。

其次,要知道主管慣用的隨身軟體,例如:Outlook、Notes、Google行事曆等等,搭配各主管的使用習慣,同步傳輸到慣用軟體,讓主管可以盡早接收議程的安排。另外為了預防電腦有狀況,身為一個祕書,記得要在下班前列印出主管行程的紙本在手頭上以做備份,這樣也不怕主管突然問了無法回答。

 

2. 勿拿雞毛當令箭,請確認議程的目的為何

在安排會議時,第一步驟最好先將主要與會者可以的時間協調出來後,再一一詢問其他與會人員,等確認好會議時間後,就可以發出會議通知,並在會議通知中詳細列出會議時間、地點、與會成員、議程、需準備資料、附上前一次的會議記錄等等。

在這過程中,秘書最忌諱的是 "誤拿雞毛當令箭",當做是行使主管的指令,所以秘書務必了解會議的主要目的,在會議前整理好討論事項後,再發mail給所有與會者,讓與會者提早準備會議上要報告的事項。

 

3. 會議資料要齊全、設備要測試完善

會議前,秘書的例行公事有兩項:一、在會議的前一天確認與會者的出席狀況、會議資料準備是否齊全,並再次提醒與會者會議時間;二、在會議開始前 20 ~ 30 分鐘,必須先檢查會議室的各項設備,例如:投影機、白板筆、麥克風、茶水等,避免各種會影響會議流暢度的問題發生。

 

綜合以上,不可否認安排各種大小會議、協調各主管的行程,這些對秘書而言,都是相當耗心力傷腦筋的工作,但卻是身為秘書的基本工作內容,所以必須要在能力所及範圍內做好規劃,避免可能的狀況發生,以順利讓會議進行。

總之,與各主管協調溝通的過程,雖然只是整個會議執行的其中一部份,卻可能佔去祕書最多的工作時間,所以,一位專業祕書如果要更快速的完成辦公室裡的大小事項,還有一個關鍵能力就是「建立良好的人際關係」,因為好的人際關係可以讓秘書在與各部門溝通時,可以更快更順利的喬好事情,例如:可以較順利的協調會議時間、預借到開會場地等等,讓每次安排議程事半功倍。

 

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