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擁有一位神奇秘書 改變同仁工作步調

                 擁有一位神奇秘書 改變同仁工作步調-心情分享趣


開宗明義,這是一篇對秘書的感謝文,特別是對我那位「神奇的」秘書,發自內心的感謝文。大家可以不要看,但若是你有自己秘書,或者你會碰到公司的秘書,請給予她們/他們一個微笑~

 

從一個部門小主管,持續努力多年至今,陸續接手管理幾個跨部門成為大主管,當業務與工作逐漸增加,開始發現時間不夠用了,這很合理,但是怎麼會這麼缺!?檢討自己的工作模式、時間規劃,似乎還是合乎邏輯呀!自己也應該不到退化失智的年紀,那這到底是啥回事???

 

在那段時間裡,循著過去部門小主管的管理思維,讓各部門裡的小主管做為溝通了解的橋樑,各部門裡也有同仁扮演秘書角色。但總是忙到自己常加班、也搞得各部門同仁跟著晚下班,更見不到部屬同仁們的認同與微笑。

 

兩個月前,來了一位秘書協助相關事務,就是我那位「神奇的」秘書,這才發現,之前時間不夠只是表象,根源其實是跨部門的管理工作,沒有專責秘書協助處理,真的是會「做死人」...於是,對現在秘書所扮演的角色大為驚艷,認真地說,應該是「感動」與「感謝」,讓自己不用再加班加得老晚,也讓各部門同仁都能準時下班,還漸漸再看到大家的微笑了~

 

這位「神奇的」秘書,其實已經算是幕僚,在跨部門的工作裡,協助安排與協調我的行事曆安排,並匯報各部門的工作進度與困難點,甚至我發現秘書在與各部門溝通中,也會提出跨部門的狀況讓大家了解。此後,各部門同仁不再有找我找不到的情況,甚至為了跟我「喬事情」,而有在辦公室外「排隊掛號」的怪現象。

 

還有每週必須向董事會、總經理呈報的工作報表,確實了解我工作進度與內容的秘書,當然能夠撰寫妥當周全。另外,由於自己必須出席不少對外的公開活動,過去一直讓我花很多時間思考與撰寫談話綱要,現在只要透過秘書了解活動內容,並提出我概略的想法,秘書就會協助撰寫一篇致詞稿。真的是太神奇了~

 

感謝這位「神奇的」秘書- Magic!



 

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