淺談離職面談小技巧｜職場觀落陰

上一篇發行的文章「HR如何面對年後離職潮」中，提到HR面臨員工提出辭呈的幾個步驟，包含慰留面談與離職面談的先後順序。

上一篇文章著墨較多慰留面談的內容，而本次的文章如同標題，將內容放在離職面談的小技巧。

為什麼要進行離職面談?

這個問題可能不只離職員工問、用人主管問、甚至有時身為HR自身偶而都想捫心自問。

對於離職員工來說，離職面談不是一個型式嗎? 都要離開了，那就回答一些表面的問題，避免不避要的麻煩，反正公司接下來如何與我無關。

甚至筆者也碰過一些用人主管不希望HR進行離職面談，覺得是浪費時間或擔心即將離職的員工「傳遞不實訊息」。

身為HR，遇到人員提出辭呈時，通常會將較多的心力與時間花在安排面試與快速充人力上，反而容易忽略離職面談的重要性。

一個有效率的離職面談雖然對降低離職率不能有立竿見影的效果，但是根據每位離職者在面談中的回饋，HR可以提出有效率的改善提案，間接並逐漸的將公司內部組織氣氛導向正面的方向。

舉例來說，在離職面談中若多數員工提到工作內容與預期的不符，HR可以考慮與用人主管再次檢視招募條件的內容，或是在面試時針對工作內容再進行更詳細的說明。

離職面談更是一個可以了解公司組織氣氛指標的機會。甚至如果在面談中得知離職者是跳槽或是挖角，也可以了解公司在市場競爭力的定位。

所以，離職面談是不可省略的重要步驟。

但是，究竟要怎麼談，談什麼才不會讓員工覺得一切只是流於形式呢? 以下提供幾個面談小技巧，希望可以讓各位HR在進行離職面談時更順利:

技巧一: 誰來談

HR以外，部門主管需不需要參與離職面談呢? 如果員工是因為工作內容或是工作沒有成就感而離職，單位主管一起參加直接了解情況不是很好嗎? 但是建議由HR獨自進行面談較佳。原因是此面談非「慰留面談」或是「績效面談」。

單位主管在場的面談有時反而容易模糊焦點，特別是談到工作內容時，有些主管會忍不住提出反駁或是改善方案。

但離職面談的重點是讓員工「說」，而非讓公司扳回面子或變成主管澄清的場合。另外如果剛好離職原因是「管理面」，職屬主管在面談現場反而讓員工難以啟齒。

甚至有些離職原因涉及違反資訊安全或是法令(例如: 性騷擾、職權騷擾等)，HR可以直接迅速處理。所以這時候HR所扮演的角色就十分重要。

其中如何將獲得的資訊，經過自己初步的整理後，客觀的將面談內容傳遞給部門主管甚至經營主管，是HR在進行面談時需特別注意的技巧。