公司介紹
成立多年的大型化工外商,產品及服務橫跨多項產業,包括電子、化學、聚合物等。目的在進口及行銷公司產品,並為客戶提供技術支援。
工作內容
1. 訂單處理-國外進口訂單、經銷商及加工商國內出貨單處理及整理,需學習操作公司使用訂單系統
2. 報表產出整理-按月整理銷售報表以供業務人員參考
3. 部門活動支援-如年度銷售會議、公司產品對外參展規劃及執行
4. 其他主管交辦事項及行政庶務協助-製作會議簡報、申請部門文具、郵寄資料、申請國外同事來台簽證
5. 顧客服務-處理客訴狀況,客戶、零售通路、設計師的詢價及商品諮詢
工作上對應窗口及合作方式
經銷商 - 日常聯繫,通知並協助執行公司政策,定期開會檢討銷售狀況,銷售預測,庫存狀況
加工廠商 - 宣導公司政策,推廣新產品,接收加工廠訂單並安排經銷商出貨,配合執行公司產品的商品保固
公司內部業務 - 接收客戶訊息之後,將訊息轉給對應業務,並由業務直接接洽客戶
直屬經理 - 完成經理交辦事項,回報工作進度
國外分公司 - 統整共用行銷資料、協助彙整亞太區月報表
工作上的挑戰
因為擔任產品最上游的公司,需管理的層面非常廣,包含經銷商、加工商、零售店家、散客等,所以要全面的了解整體市場狀況,並且由部門主導重要決策,直接影響市場規則,業務助理固然不用為這些決策負責任,但在執行政策的時候也需要面對到所有的管理對象和服務對象。面對不同類型和階層的合作夥伴,管理方法和合作態度都要拿捏得恰到好處;才能保持長久合作關係。
工作優點
準時上下班 -只有特殊狀況下需要短時間加班
有機會出差 -需要的狀況下會一同出差,可以藉機更加認識公司營運狀態
外商文化開放 - 上下時間不會強制規定,在工作都能準時完成的狀況下,時間可以稍微彈性安排
工作缺點
工作重複性高 -工作內容都是固定的
雜事多 - 除了公司業務上,也有許多其他的雜事要處理,例如:協助部門同事
偶爾要應酬 - 在一些特定狀況下,需和客戶應酬
公司福利/待遇/文化
定期有電影欣賞會、三節獎金+禮品、尾牙活動、不定期部門聚餐、公司培訓課程等,公司文化自由開放、同事之間互重互助,步調較緩,上班著正式服裝,公司環境乾淨整齊。
對於進入此行業或職務的人的建議
外商公司對於語言上有高標準的要求,在工作上有很多場合和狀況都是需要使用英文。公司對內及對外幾乎所有的文件、書信往來、會議上都是使用全英文,強烈建議要有一定的外語基礎再考慮進外商,並特別針對商用英語、英文書信技巧作加強。
業務助理其中一項重要的工作是接發訂單,公司從事和國外貿易進出口貨物的話,一定要熟悉國際貿易的操作,包含基本的貿易概論與流程、基礎貿易英文、出口價格核算、商業信用狀分析、貿易單據製作等。建議可以考取丙級國貿業務技術士或國貿大會考等證照資格以輔助工作。
這種重複性質高的工作,即便如此也一定要持續的精進自己。在工作上,不要只懂得改改報表上的數字,更要探討每個數字背後的意義,融會貫通各個任務的涵義跟成效,多多觀察業務或主管在處理客戶的應對進退,對於個人的工作效率上有非常大的影響。工作外,可以培養個人興趣、考取相關證照、學習第二外語或第二專長。現在的時代變化的太快,唯有不斷的提升自我價值,才能應對這個萬變的時代及社會。
公司目前職缺
業務專員/會計專員/物流專員/業務助理/資深稅務分析專員
其他經驗分享:外商VS日商
繼前一份在日商工作過,後來轉到美商,體驗到了不同企業的”文化衝擊”,其中最有感觸的就是組織內部人與人的相處模式。在日商有著重度階層關係,而在外商則是講求相互平等、尊重。舉例來說,在日商稱呼主管一定是稱呼其職位名(ex. A副理、B組長);在美商則是不管位階高低,統一就是稱呼對方的英文名字。