我在某公司擔任國外業務助理, 負責一些售後服務 (例如配件訂購, 解決客戶的機台問題), 訂單追蹤, 協助業務交代的工作, 有時候還必須翻譯說明書, 加上本身會一點美工, 也幫忙製作新產品目錄, 大致是這樣子的工作, 但是牽涉到的細項不少, 其實要做的相關雜項工作非常多, 最主要是得做好售後服務, 幫助客戶端解決問題, 若訂單過程或出貨時有發生任何突發狀況, 要想辦法解決, 跟工廠客戶兩方溝通, 讓貨物務必能順利出貨, 避免延遲。
因為公司是做三角貿易, 工廠位於中國廣州, 雖然我了解公司的產品, 每天處理訂單跟機器的技術問題, 但不會經手或親眼看過產品跟配件, 所以與工廠的接洽跟溝通變得非常重要, 算是工廠跟客戶端的中間人, 必須清楚地表達客戶的問題及需求讓工廠明瞭, 才不會造成訂錯或寄錯配件或者機台問題無法解決。另外, 工廠人員普遍處理事情上會拖時間, 就是比較被動, 所以我在每件事情上都必須每日去更新進度,一旦經手的訂單跟機台問題多的時候, 真的會身心俱疲。
對於工廠, 我必須緊迫盯人, 確保不會出錯的產品給客戶; 對客戶的話, 則得要清楚地了解對方的需求是甚麼, 有時候遇到英文不是很好的外國客戶(非英語系國家), 還得來來回回的郵件往返確認客戶的想法跟需求。尤其是遇到技術問題的時候, 客戶只簡短說了機器不能用卻沒有提供更多資訊, 我必須去了解機器是怎樣的情況而不能使用, 是否有檢查了其他地方等等, 才能進一步與工廠的技術人員討論, 對於這類省話的客戶得要費點心思跟時間做溝通。
若說到工作上有什麼委屈的話, 那應該是屬於中間人的立場吧, 若是因為工廠的失誤造成客戶收到貨物有問題, 我們站在第一線就必須面對客戶的不高興跟處理來信抱怨, 但因為造成問題的主要人並不是我, 卻得要跟客戶不停的道歉, 心裡難免會不是滋味, 而工廠有時也會擺出高姿態, 還得用拜託的方式請工廠幫忙, 甚至還遇過彼此的標準認知不同, 我認為這樣的方式太粗糙, 客戶不會接受, 但工廠認為這樣就可以了, 也不想改善, 諸如此類會讓人感到無奈。
國際貿易這行業, 有趣的地方就是能夠遇到各國的客戶, 每個國家有不一樣的特性跟文化, 接觸久了慢慢就能理解, 也是一種難得的經驗, 當然若是想進這行業的話, 語言能力是基本的門檻, 是與客戶的溝通工具, 語言能力好, 溝通才會順暢, 以免造成雞同鴨講的尷尬局面。 再來溝通能力跟EQ也是很重要, 每天事情繁忙, 如何能在客戶跟工廠雙方間有效率跟準確的傳達訊息, 個人的情緒管理一定要好。因常常事情多又雜, 必須做好時間管理跟提高做事的速度。再來,因為老闆常時間都是在工廠, 所以做好自我管理也很重要, 該負責的事項, 就要主動的去處理, 貿易人都是很獨立的。