快樂接線生
剛進公司時,做的是總機人員,隸屬於總務部,工作內容基本上就是接聽電話,轉接分機及過濾來電,以及收發郵件,傳閱公文,接待客戶……..,公司希望新進人員都能先從總機開始熟悉一切業務。
原以為總機小姐不過就是接接電話,轉轉分機的輕鬆缺,沒想到上班的第一天就遇到大挑戰,客戶要找誰就直接轉過去啊!結果,沒多久就被叫過去曉以大義了:[接電話時一定要問清楚對方是誰?是否有約?然後詢問主管是否有時間接聽?每通來電需做好記錄,姓名,來電號碼,時間,事情……基本要件,這樣子才算完整。]
接下來前輩還千叮嚀萬囑咐總機人員還必須具備[聽音辨人]的功夫,如果是熟客,主管,特別人物就直接轉接過去就好,不用多問了,不然會被酸是戶口調查的呦!還有,就是電話不能響超過3聲,接聽電話開頭語一定要有禮貌跟報上自己姓名,熟記每個人每個部室的分機號碼……..這些都是當個總機人員具備的基本技巧喔!
除了接電話之外,總機人員還要兼任便利貼女孩,中午要幫忙訂便當,有空時要詢問是否需要訂飲料,要團購時要負責傳閱DM及統計數量,客人來訪時要端茶送水果,公文傳簽時要一一傳簽到,不能有所遺漏,每天就這樣忙得不亦樂乎,像個陀螺似的轉來轉去,但也因此就變成公司裡最火紅最不可或缺的人物喔!
這麼忙碌又有趣的工作,沒有讓我享樂多久,公司就以轉正及精進為由,強迫我離開這個舒適圈到其他部門接受新挑戰了!所以對於總機人員工作只能說快樂又有趣也能學習到很多接待技巧及做人處事的道理,如果你們也有這種好康的機會,一定要好好把握喔!