總機人員基本禮儀-訪客接待篇
ㄧ位優秀的總機,可以為公司帶來良好的形象,當客人進門的那一刻起就是評價公司的開始,因此總機的位置十分重要,不論是接聽電話、接待訪客都要親切得宜,穿著上也要端莊體面,擁有良好的態度是總機應有的基本素質。
接待訪客流程如下:
詢問訪客基本資料→帶位→端茶水→通知與會同仁訪客來訪。
訪客進門的那一刻起,切勿失禮的坐在位置上等訪客來找自己,總機必須起身道聲「您好」待訪客走向櫃檯後務必以親切的微笑詢問訪客的公司、姓名、與誰有約,有些公司會建立會議室登記本,記錄公司同仁預定的會議室,詢問完訪客的基本資料並對照後請先用四指(或五指,切勿用一支手指)指出會議室的方向並禮貌的對訪客說聲「這邊請。」再由自己走在前方引導進入會議室,途中步伐不宜過快,請務必隨時確認訪客是否跟上,到會議室待訪客坐定後再去幫訪客倒茶水,不管人數多寡,建議一律用托盤端上,敲門後稍微欠身茶水請擺放在訪客右手邊的位置,然後再通知約訪的同事,因為有時候同仁會忘記登記的會議室,保險起見,通知時請順便告知同仁你帶位的會議室是哪間。
以上是最基本的接待訪客禮儀,提供給各位參考。我曾經看過某間公司的總機面無表情的接待訪客,這樣的態度冷漠而且非常沒有禮貌,會讓人感到很不舒服,用良好的態度做對的事是員工最基本的原則,尤其是攸關公司形象的總機,更要時刻提醒、檢視自己的禮貌與態度。