日本二○一九年四月「工作方式改革相關法案」上路,對大企業的加班時間制定了「有罰則的上限規定」。中小企業則自二○二○年四月起適用相關規定。
為預防上班族過勞死等職災,加班時間原則為每月四十五小時,且一年三百六十小時以內,即使是旺季也有每月未滿一百小時、一年七百二十小時以內(一年最多六個月)等上限,超出規定時間適用刑事罰則。
法案施行前就開始有公司獎勵準時下班,因為過度加班其實也會影響第二天的工作表現。
下屬C到了下班時間,仍未能完成被交辦的工作。領導人A很體貼地說,╳「今天就到此為止吧,明天再做就好。」
因為公司鼓勵準時下班,也不能勉強下屬留下來加班。
可是許多領導人雖然叫下屬「早點回家」,卻深感很難在「做出成果」和「準時下班」之間取得平衡。
到底該怎麼說,才能讓之後的工作順利進行,補回今天落後的進度呢?
■由「向後看的思考」轉為「向前看的思考」
在此先為大家介紹芝加哥大學心理學家古敏中(Minjung Koo)與費雪巴赫(Ayelet Fishbach)的研究。
他們把即將參加重要考試的大學生分成兩組,告訴第一組「必須記得的內容還有百分之五十二」,然後告訴第二組「已經記住百分之四十八了」。
結果第一組的鬥志明顯高出第二組許多。
兩位學者認為對於目標有兩種觀點,也就是「向後看的思考」和「向前看的思考」。
所謂「向後看的思考」,就是關注「已經做到哪裡了」的思考方式。以實驗的例子來說,就是第二組的思考觀點「已經記住百分之四十八了」。
另一方面,所謂「向前看的思考」,就是關注「還剩下多少必須完成」的思考方式。以實驗的例子來說,就是第一組的思考觀點「還剩下百分之五十二」。
如同實驗的結果,比起「向後看的思考」,用「向前看的思考」方式讓自己關注未來,必然能有更好的表現。反之,「向後看的思考」會讓人鬆懈。
在前面的案例中,領導人A的「今天就到此為止吧,明天再做就好。」雖然意思是叫下屬早點回家,但下屬C卻因此陷入「向後看的思考」,他的大腦會覺得「原來今天的工作做到這裡就可以了啊。」
第二天他雖然會接著前一天的工作繼續做,但問題是什麼都沒變。他也不會想方設法加快工作步調,工作表現當然不會好。因為A說的話是「向後看的思考」,讓下屬C覺得「這樣就可以了」。
因此,為了提升第二天以後的工作表現,必須讓下屬有「向前看的思考」觀點。只要在快下班前告訴下屬,○「今天就做到這裡吧,你用剩下的五分鐘,想想明天以後該怎麼做。」即可,用這五分鐘的時間回顧反省。
用「現階段的狀態下還剩下這麼多沒做完,明天開始如何追回?」和「向前看的思考」給下屬線索,一起思考對策。
此外,針對過去的作業如果發現更好的做法,就告訴他「明天開始就這樣做吧」。
第二天下屬就針對前一天提過的改善點,著手進行剩下的部分,工作表現當然應該會變好。
■一天的最後做回顧反省
每天結束工作前讓下屬自行回顧反省,思考第二天開始「接下來該如何改善」,是十分有效的做法。不論工作進度是否落後,站在順利推動第二天之後的工作的觀點,「向前看的思考」也十分有效。
這種做法還可以將第二天早上開工時提不起勁,要花一段時間才能重振精神的損失,控制在最低程度。因為這種做法,可以讓下屬用前一天結束時的流程狀態著手工作。
在加班限制越來越多的現代,讓下屬將「向前看的思考」放在心上,內省今天一天獲得的經驗,明天以後活用從中學到的東西,也有助於下屬成長。
但有一點必須注意,也就是不要讓下屬特地花時間來報告。回顧反省的時間要控制在五分鐘以內,否則無法長久持續。
焦點要放在兩點上。一是對今天工作的內省與發現,「今天時間分配不順利的要因是?」、「有沒有今天做了之後,才發現花的時間超出預期的事?」二是明天開始如何活用今天的發現,「明天開始想導入什麼?」、「明天開始要注意些什麼?」
像這樣讓下屬自己自問自答,有時間觀念,經常努力下工夫,領導人偶爾也可以問下屬上述問題。
這麼一來,第二天下屬應該可以順利開始著手工作,速度應該也會加快許多。結果不加班也可以消化比今天更多的工作量。
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