【職場】新鮮人特輯-國貿業務面試提升成功機率三大步驟｜面試經驗分享
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文/微笑ㄤ妮
這篇文章以ㄤ妮參加近10間國貿業務的面試經驗，整理心得，歸納結論。除了增加面試成功機率的方法外，更剖析了面試官的心態及想法，讓你面對面試不再霧裡看花，對於錄取結果有看沒有懂 !
在ㄤ妮踏入國貿業之前，ㄤ妮是沒有任何國貿相關背景的。一開始的幾次面試，ㄤ妮完全沒有準備，結果想當然爾是被面試官打槍。後來發現雖然國貿業務屬於熱門職缺，但是還是有一定的進入門檻的，不是英文好就可以，如果在面試官面前表現是一個對國貿不了解，完完全全的素人，那麼成功的機率會大幅降低。當然如果你有很吸引人的工作經驗或背景，可能會成為例外，不過在這邊我們就專注討論一般條件的面試者。以下ㄤ妮總結了近10間面試心得，歸納面試者必備條件以及正確心態供你參考。
第一步 : 評估自己是否適合這份工作 ? (可作為面試官提問:為何想要應徵國貿業務的回答)
國貿業務工作性質
國貿業務工作內容可粗分為開發新客戶與維繫舊客戶，一般公司大多希望兩者兼具，主要還是看公司希望這個職位的重心放在哪裡。開發新客戶大多需要跑國外展覽，或是操作網路B2B行銷，工作充滿挑戰，薪資也會比較高，以ㄤ妮的中部面試經驗若國外業務起薪38000以上，就可以推斷公司需要的是開發型國外業務。維繫舊客戶工作內容比較偏辦公室性質，主要處理既有客戶訂單及產品信件，除了語文以外專業知識也是必備，同時還要有協調、談判能力，如何將國外客戶的心牢牢抓住也是一門值得學習的學問。至於國外業務的細分項其實很多種，例如產品開發、網路平台行銷、安排生產、採購、安排出貨、船務相關等等，每間公司分工不同，因此細分下來公司的業務需求也會涵蓋不同面向，可以說是一項有很豐富選擇的工作。
擁有什麼特質的人適合國貿業務 : 謹慎的個性以及一顆開放的心
國貿工作依賴email往來進行溝通、報價、談判、訂單、出貨，對於細節處理要求小心謹慎，務求溝通一次到位。若是粗心大意的個性，在國貿工作是滿令人擔心的，例如因為溝通語意不清楚而增加mail往返的次數，或是因為文件粗心大意修改多次而增加mail溝通次數，或是在訂單階段跟本沒發現錯誤，等客人收到貨才發現東西作錯，這些錯誤就足以讓公司賠上一筆可觀的費用，因此謹慎的個性是比較適合走國貿業務的。
開放的心指的是接受各種可能，並願意在遇到困難時，提出各種解決方案的態度。作生意就是服務業，客戶提出困難點，生產方應就現實層面提出各種解決方案，而不是本著我才是生產者，客人應該要配合我的本位思想。體諒客人的難處，並且提出具體可行的解決方案，才有辦法贏得客戶信任，相反地，本位主義只會不知不覺將訂單推往追不到的遠方。
你想要在這份工作中得到什麼 ?
請先試想自己的成就感來自於哪裡，而這份工作的哪個部份是符合你的熱情 ? 若對於國貿業務工作內容沒有興奮感，提不起興趣，那麼我會建議你好好想想是否要應徵這份工作，沒有熱情的工作通常會很快就感到厭倦，甚至離職，也很難正面地回溯在這份工作中有哪些獲得。
以ㄤ妮來說最有熱情的地方在於跟國外客戶的溝通談判，也因此ㄤ妮才能撐過前期無數次mail的修改，以及那些讓我覺得沉悶的文件核對部份。
當面試官提問 : 你為何想要應徵國貿業務 ? 你可以就個性方面強調自己適合這份工作，但ㄤ妮覺得最核心的概念還是，你對於這份工作的哪個部份最有熱情 ? 希望你為這份工作貢獻什麼 ? 以及這樣的過程是否讓你往理想的自己更靠近 ?
第二步 : 想要提高面試成功率 ? 先檢視自己是否符合職缺要求
必備條件一 : 面試者應達到基本門檻語文能力+國貿知識
這邊指的是對國貿面試者的基本要求，而不是對國貿業務的基本要求。國貿業務面試門檻要求基本上是語文能力+國貿知識。
語文口說能力以可以跟國外客人會話應對為標準，讀寫能力最基本以全民英檢中級或是多益600以上，有些大公司會要求多益要達到700以上。
國貿知識指的是國貿交易條件，FOB/CIF/CFR/DDU/DDP這幾個常見的貿易條件，請務必有基本概念，也就是各貿易條件下買賣雙方的責任分屬。
同場加映1 : 面試官為何要求具備國貿基本知識 ? 貿易條件是進入國貿工作會面對的第一關卡，如果連基本概念都沒有，後面更細的操作會更難上手，熟悉業務的時間也會拉長。因此面試官都會希望面試者已經具備這些基本國貿知識。且這些基本知識理解上不會太難，自學即可，具備國貿基本知識同時也無形地向面試官展現你想要進入國貿業的決心。
同場加映2 : 那麼不是國貿本科系的人怎麼得知這些知識呢 ? 網路上已經有非常多相關知識，可參考這篇文章以圖表幫助理解記憶或者是參考ㄤ妮的這篇文章 : 【國貿實務】貨代費用明細｜空海運FORWARDER收費太貴怎麼辦 ?
必備條件二 : 英文自傳或是一份完整的英文履歷
國外業務工作內容主要就是英文書信往來，使用英文的比重很高。如何展示你的英文能力 ? 非常建議另外撰寫一篇英文履歷，以英文表述你的工作經驗，自我介紹以及信念，相信會讓面試官信任你的英文能力。沒有工作經驗怎麼辦呢 ? 剛畢業新鮮人也可以將自己參加過的社團或活動列出，表現你的個人特質。網路上有許多英文CV的範例，這邊就不多做解釋了。英文履歷可以用附件方式附在人力銀行履歷中，如果沒有英文履歷，請至少也準備一份英文自傳秀在人力銀行履歷中。許多面試官會當場請面試者做一段英文自我介紹或是來一段英文對答，藉此了解面試者的英文程度。
同場加映1 : 面試官的英文面試標準在哪裡 ? 關於英文面試常有的1個的迷思是看起來好像國貿業務對英文要求很高，有人會說他無法說出很艱深的字，整段對話無法全部的字都聽得懂，講話也無法像native speaker，對於參加英文面試信心低落。但其實面試官只是要確認你聽得懂他的問題，並且有能力回答，僅此而已。即使有口音，有文法錯誤(不要太嚴重的錯誤都可接受)，只要你可以清楚地回答到問題重點(也就是基本對話能力)，內容言之有物，就已經是及格了，不需要華麗的字藻跟動人的語調，這些是加分，但不是必須。
必備條件三 : 文書能力(包含文書軟體應用以及搜尋整理資料能力)
國貿業務常用的文書電腦軟體不外乎是word, excel, outlook, power point, 建議對這些文書軟體要有一定認識，舉凡報價，比價，整理資料，製作表格，作報告，等等，使用頻率非常高。其中最常用到的應屬word跟excel。基本的excel能力有哪些呢？舉例來說像excel寫算式，sum加總功能，round up, round down 計算小數點幾位功能，多筆資料核對vlookup, control+F找尋功能，建立圖表供能，更進階的像是樞紐分析表等，會是一個加分的選項。word基本能力包含搜尋，建立表格，貼圖，建立圖表，並且要能夠根據需求，將手中的資料建立一個邏輯清晰的表格，這樣就已經滿夠用的。
同場加映1 : 面試官測試文書能力的背後用意 ? 有些公司會在面試時測試面試者的文書軟體能力作為初步篩選，我在面試業務助理時也會以幾個簡單excel報價表格，方便了解評估面試者是否可以在上班後即刻上手。但這個測試的重點還是在於了解面試者的細心程度。國貿作業講求細心，謹慎，周到。試想報價時若沒有謹慎核對，對數字負責，即使價格只差一個小數點，當訂單數量很大時，造成的差額可以是好幾萬美金，因此細心是基本要求。若面試者具備細心及符合公司要求特質，即使excel不是非常熟悉我也會考慮錄取後再讓新人從做中學習。
同場加映2 : 國貿工作性質偏重文書嗎 ? 其實答案是要依據公司的業務性質而定。有偏重文書的，也有常常需要跑展覽開發客戶的。但在這邊要提醒一下面試新人，國貿業務的大部分工作內容都不離報價，算成本，核對，資料複查。即使是主要負責展覽或是開發新客戶的業務，一開始也必經這些資料製作及複查的過程，等到這些都熟悉後，負責更深入的展覽或開發，才有機會把這些文件處理交給業務助理。因此面試新人可以想像評估一下這樣的工作內容是否符合自己對這個工作的想像。有些新人在剛進公司時因為整天處理這些文件太過枯燥而感到失望，當然國貿業務也有好玩的部分，例如跟客人殺價，談判，或是展覽中開發認識新客戶等等，但報價，比價等文件處理是無可避免的喔。
第三步 : 爭取面試官的青睞
自信沉穩的面試態度
上面提到適合國貿業的個性是謹慎+開放的心，過於輕浮或是粗心大意絕對不是面試官心中理想的人選。面對面試官的問題若能表現出不慌不忙，處變不驚的態度，並且可以有條理地言之有物，加上開放溝通的態度，相信面試官對你的印象不會太差。
展現克服困難的方法與決心
有些公司會將目前遇到的難題直接搬到面試過程作提問，例如公司需求是開發型業務，面試官可能會直接問應徵者進公司後會如何著手開發工作 ? 雖然感覺有點強人所難，但是面試官問這題的用意是想要知道面對一個未知的工作，你會如何展開行動 ? 因此事前若能對國貿業務工作內容多加研究並延伸著手的方向，這樣的萬全準備就能讓你在面對狀況題時大大加分。
舉例來說，當面試官提問如何開發新客戶 ? 可以將自己所想到的方式都提出來 : 規劃國內外展覽年度計畫，跟網路平台合作上網銷售產品，定期寄開發信開發新客戶，國外拜訪新客戶等等。或是面試官問當客人取消訂單，但是老闆不想要取消訂單怎麼辦 ? 可以回答讓客人延期但不取消訂單，或是將產品可轉賣別的客人的零件轉出，跟客人收取不可轉移零件費用，或是降價促銷請客人買回等等。
面試官要的不是100分的回答，他要的是你對這件事情有概念，有方向，有主張。應徵者尤其是無經驗新鮮人對於狀況題很難面面周到，要達到100分的回答幾乎是不可能，但是提出具體的方向這件事情，只要稍加準備就可以在狀況題拿到不錯的基本分數。
最後加映 : 那些你不知道的小事
沒有錄取不是你不好，只是不適合 : 資歷不符/需求性質不符/個性不符都是可能原因
就拿ㄤ妮面試過的公司來說幾個小故事
1. 個性不符
ㄤ妮曾經被一間公司錄取，但是隔天又被通知公司已經找到適合人選，期待下次合作。為什麼呢 ? ㄤ妮在這間公司面試時文書軟體方面我是少數通過測試的，英文面試也通過了，到了第三關老闆面試狀況題，ㄤ妮猜想這個老闆需要一個全能性的業務(因為即將要離開的業務就是全能性的)，於是在狀況題的回答我決定表現得比較強悍，當老闆問客人要求降價要怎麼應對時，我的回答是請客人多下一點數量我幫他爭取折扣，可能語氣上有點強硬，老闆聽完後不是很喜歡，他說他會請業務跟客人說真的沒有辦法，我們也沒有空間可以降價，請客人體諒。聽到這裡ㄤ妮已經心裡有底可能不會上了。但是我也學到對老闆來說不得罪客人是基本安全牌，我的回答讓他有所擔憂，所以他會考慮其他更適合的人選。
2. 需求性質不符
ㄤ妮第一份國貿業務經歷半年多，換工作時我還沒有成熟的開發技巧，面試了10幾間公司，很少有公司會回饋不錄取的原因，尤其讓ㄤ妮不太理解的是明明面試官都表現得很喜歡我，也直接跟我說就是差送簽文件的流程，要我不要再面試新公司了，但是最後還是無聲卡，這讓我很氣餒，因為明明已經覺得自己表現不錯了。面試到尾聲，很幸運地有少數公司，願意當面跟我告知不錄取的結果，而當ㄤ妮禮貌詢問原因時，也很願意分享。面試官分享的原因是，他們是要找高階開發國貿業務，要可以立即開拓新市場的，ㄤ妮自知開發歷練不夠，這樣的需求我無法勝任，因此也就釋懷了。
3. 資歷不符
有些公司會要求要相關科系或具備語文能力等等，這些就要回到第二步先去好好準備一下，但若可以讓面試官感覺到你的能力，資歷不符其實不是太大的阻礙。但是資歷過高就不一樣了，有些公司只想要以合理薪資找一般水準國貿業務，但是卻來了擁有專案開發能力或是已有10-20年經驗的業務或是曾經是高層主管的應試者，對於公司來說是一個很大的壓力，當然他們一定可以勝任這份工作，而且有的還不要求薪資多好，但是就長遠角度來說，這些人擺在這個位置就是不對等，穩定性不會高。
看到這裡我想說的是，面試雖說事在人為，但是也無法作到百分百掌控，還有許多因素需要考量，多次失敗也不代表是你個人的失敗，謙虛反省過後確認都作到最好了，何時會遇到你的company right就交給老天吧 ! 希望各位最終都能找到最適合自己的公司。如果你覺得心有戚戚焉，歡迎跟ㄤ妮分享你的感想。
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本文由 微笑ㄤ妮 授權轉載, 原文: 《【職場】新鮮人特輯-國貿業務面試提升成功機率三大步驟》
