隨著AI技術快速進展，越來越多智慧工具能協助行政助理簡化重複性工作、提升溝通品質與資訊管理效率。《科技島》推薦 3 款最受歡迎的 AI 工具─ Motion 自動化日程安排、Fireflies 即時記錄會議重點、Notion AI 智能生成報告與筆記，讓行政助理更快、更聰明地完成繁重任務，真正把時間留給更有價值的工作。

Motion

Motion 是一款專為日程安排與任務自動排程設計的 AI 行事曆工具。不僅整合 Google Calendar 等多種行事曆，還能根據任務優先順序與行程自動調整每日安排，如同一位私人 AI 秘書替你規劃和優化工作進度。

對於行政助理的使用優勢在於：

• AI 自動排程：行政助理每天需協助主管安排會議、處理大量待辦事項，Motion 可以自動將待辦事項安插進行事曆，根據優先度、截止日與時段自動排序，避免撞期與遺漏，並減輕手動調整負擔。
• 多日曆整合：可與 Google Calendar、Outlook 等主流行事曆同步，所有計畫一處整合，資料不遺漏。
• 即時智慧提醒：Motion 有任務提醒、調度更動、到期預警即時推送等功能，協助行政助理掌握工作進度、提高辦公效率。

對行政助理來說，幫不同主管、團隊處理工作常常需要跨部門協調，Motion 能讓團隊成員共用任務清單，自動排定多人會議，有效解決協調多部門活動的痛點。整體而言，Motion 適合需高效率、多任務處理、跨部門協作的行政助理，大幅減輕人工安排與重複作業壓力，提升團隊協作與個人產能，是現代辦公不可缺少的AI助理。

Fireflies.ai

Fireflies.ai 是一款 AI 會議助理，能自動錄音、轉錄並整理會議重點，並可與 Zoom、Google Meet 等會議工具整合。

對於行政助理的使用優勢在於：

• 自動錄音與精準轉錄：會議期間自動錄音，支援超過 69 種語言（包含繁體中文），精確將語音轉成文字，且能區分不同講者，方便回顧與檢索。
• AI 智能會議摘要：會後自動生成條列式摘要，快速掌握會議重點、關鍵字及行動項目，省去手動整理繁瑣工作。
• 行動項目自動辨識：自動辨識會議中的待辦事項與負責人，並能設定截止日期，確保任務明確、易追蹤。

Fireflies.ai 還內建 AI 助理，用戶可用自然語言提問會議內容，如「客戶有提到預算嗎？」或「列出本週行動項目」，快速取得所需資訊；並與與 Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Slack、Trello、Notion、Asana 等超過 50 種工具無縫連接，促進團隊協作與資料同步。Fireflies.ai 為行政助理提供了一個智慧、全方位的會議工具，不僅能自動化繁重的會議記錄工作，還能提升資訊管理與團隊協作效率。

Notion AI

Notion AI 是知名筆記與協作平台 Notion 推出的內建 AI 助理。它能自動產生內容、摘要重點、潤飾語句，並可作為團隊的知識庫搜尋引擎，可以進行任務追蹤、知識整合一站完成。

對於行政助理的使用優勢在於：

• 內容自動生成與撰寫輔助：透過自然語言指令自動生成會議紀錄、工作報告、企劃草稿等內容，還能改寫句子、潤飾語氣，減輕文字創作負擔。
• AI 資料庫與頁面自動建置：藉由簡單的自然語言指令建立資料庫、頁面與工作區塊，操作直覺且節省組織時間。
• 整合工作流程與自動化：不必切換工具，AI 直接在 Notion 工作區提供內容生成、知識管理與專案協作，簡化跨平台操作。

Notion AI 是結合內容創作、智能整理與協作管理的多功能 AI 助理，能幫助行政助理大幅縮短文書時間、提升資訊處理效率，並強化團隊協作與跨文化溝通。

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記者李琦瑋／整理報導，原文〈【AI工具】行政助理不再手忙腳亂！排程、記錄、整理一次搞定〉，本文由 科技島 授權轉載

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