為何頂尖職場人都愛發郵件？職場專家揭秘背後原因
文／Hitomy
最近臉書跳出來一則回顧，讓我回想起初入職場時的青澀與莽撞。那時候的我，寫了一段文字，主旨在抱怨為什麼每個人 EMAIL 都喜歡 C.C. 來C.C.去，或者什麼事都要用通訊軟體留言，難道不能面對面或電話中說清楚嗎？為什麼要用這麼麻煩的方式？
▲為何頂尖職場人更偏好書面溝通？揭開職場溝通的真相 (Image by rawpixel.com on Freepik)
對初入職場的我來說，這實在是不夠直接又浪費時間。當我累積了一些經驗後，發現到原來大部分的職場人，在吃過下列這些溝通不良的虧之後，都是這樣做的。
被誤會的困境
有時候，我們會因為不恰當的言詞或行為造成誤會。或許是因為我們對於整件事情的全貌了解不夠，又或是未經過恰當的思考便著手處理，造成我們對應的方式錯誤。
與人有糾紛
工作上的糾紛，基本上都是立場的不同造成的。例如：業務單位與財務單位，因為對「金錢」的看法不同，若面對面直接溝通，很容易因為出發點的不同，造成糾紛。主管與基層員工，因為看事情的角度不同，也很常發生意見上的磨合。
有理說不清
不同單位的專業範圍不同，所以對於每個工作任務的掌握度也會不同。當主導的部門人員，急於直接了當地用口述的方法說明時，常會發生因為專業名詞過多，或疏忽了每個人的程度差異，造成對於任務的了解度不夠，因而發生理解上的誤差。
▲最近臉書跳出來一則回顧，讓我回想起初入職場時的青澀與莽撞 (Image by DC Studio on Freepik)
口說無憑
重要決策、數字型的資訊等，若是用口說的方式傳達，會造成日後求證的困難，導致口說無憑，無法令人信服。了解這些情境後，我發現最有效的應對和預防方式，就是減少「面對面溝通」的頻率。
被忽略
有時候急著找對方溝通，但對方可能因為其他事務尚在處理，導致過程中也無法專注的聆聽，你所要傳達的事情就被淡忘掉，事後又必須花額外的時間重新溝通。
雖然說面對面講清楚，是最直接、也最有效率的方法，但一旦衍生出額外的事端出來，我們反而要花額外的時間跟精神去處理，而且問題也不一定能獲得全面的解決，反而得不償失。減少面對面溝通，有什麼好處呢？
爭取反應時間
很多的狀況，並不是靠直覺就能反應的。這種時候，請對方稍等片刻，讓我們以 EMAIL 或訊息回覆，不但可以爭取到足夠的思考時間，也可以斟酌用詞跟處理方式，避免情急之下做出錯誤的決定，造成後續更多處理上的麻煩。
了解狀況
面對尚未了解的情況，我們必須確保雙方的理解一致，才能夠大幅度減少因誤會引起的矛盾。因此，我們需要爭取一些時間，來釐清事情的進展或涉及非我們專業範圍的部分。
保存證據
在工作過程中，尤其是在處理較敏感項目時，養成紀錄的習慣非常重要。這樣可以在事後遇到問題時，有充分的證據證明自己的行為，避免被誣賴，也可以拿出讓人心服口服的證明，避免口說無憑。
有跡可循
我們也常常去翻找過去的工作歷程，想要找到一些事情的來龍去脈，卻又找不到。如果能多利用 EMAIL 或訊息等文字的方式來處理事情，相關的佐證就會比較容易被找到及查明。
備忘錄
用文字的方式傳達要溝通的資訊，除了可以保留軌跡及證據外，還可以當成提醒及備忘錄。在對方讀取你的信息時，可以再次的重新複習你所要傳達的重點，達成溝通的目的。
工作中面對面溝通當然是無法完全避免，但透過判斷事情的性質與嚴重度，來決定是否要當面回應，就可以將這些事件的負面影響降到最低。一般來說，除了人身安全相關或一些緊急的事件外，大部分都是可以接受事後回覆的，關鍵在於我們是否與對方保持良好的互動並冷靜應對，說服對方給我們的反應時間。不急於當下，爭取思考及反應時間，並把握留下文字軌跡的方式，就我現在回首這段十幾年的工作歲月中，對我是有不小的幫助的，也分享對同在職場中的大家。
原文〈【職場二三事】面對面溝通 不一定是最好的辦法 〉，本文由 科技島 授權轉載
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