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淺談離職面談小技巧|職場觀落陰

淺談離職面談小技巧|職場觀落陰-員工關係
上一篇發行的文章「HR如何面對年後離職潮」中,提到HR面臨員工提出辭呈的幾個步驟,包含慰留面談與離職面談的先後順序。上一篇文章著墨較多慰留面談的內容,而本次的文章如同標題,將內容放在離職面談的小技巧。

為什麼要進行離職面談?

這個問題可能不只離職員工問、用人主管問、甚至有時身為HR自身偶而都想捫心自問。對於離職員工來說,離職面談不是一個型式嗎? 都要離開了,那就回答一些表面的問題,避免不避要的麻煩,反正公司接下來如何與我無關。甚至筆者也碰過一些用人主管不希望HR進行離職面談,覺得是浪費時間或擔心即將離職的員工「傳遞不實訊息」。

身為HR,遇到人員提出辭呈時,通常會將較多的心力與時間花在安排面試與快速充人力上,反而容易忽略離職面談的重要性。一個有效率的離職面談雖然對降低離職率不能有立竿見影的效果,但是根據每位離職者在面談中的回饋,HR可以提出有效率的改善提案,間接並逐漸的將公司內部組織氣氛導向正面的方向。

舉例來說,在離職面談中若多數員工提到工作內容與預期的不符,HR可以考慮與用人主管再次檢視招募條件的內容,或是在面試時針對工作內容再進行更詳細的說明。離職面談更是一個可以了解公司組織氣氛指標的機會。甚至如果在面談中得知離職者是跳槽或是挖角,也可以了解公司在市場競爭力的定位。所以,離職面談是不可省略的重要步驟。但是,究竟要怎麼談,談什麼才不會讓員工覺得一切只是流於形式呢? 以下提供幾個面談小技巧,希望可以讓各位HR在進行離職面談時更順利:

技巧一: 誰來談

HR以外,部門主管需不需要參與離職面談呢? 如果員工是因為工作內容或是工作沒有成就感而離職,單位主管一起參加直接了解情況不是很好嗎? 但是建議由HR獨自進行面談較佳。原因是此面談非「慰留面談」或是「績效面談」。單位主管在場的面談有時反而容易模糊焦點,特別是談到工作內容時,有些主管會忍不住提出反駁或是改善方案。但離職面談的重點是讓員工「說」,而非讓公司扳回面子或變成主管澄清的場合。另外如果剛好離職原因是「管理面」,職屬主管在面談現場反而讓員工難以啟齒。甚至有些離職原因涉及違反資訊安全或是法令(例如: 性騷擾、職權騷擾等),HR可以直接迅速處理。所以這時候HR所扮演的角色就十分重要。其中如何將獲得的資訊,經過自己初步的整理後,客觀的將面談內容傳遞給部門主管甚至經營主管,是HR在進行面談時需特別注意的技巧。

技巧二:用什麼工具談

許多公司內部可能有制式的離職申請表,而有些申請表中就有可以勾選的離職原因欄位。利用申請表上的欄位了解離職原因的優點是可以避免面談時的尷尬,面談者可以直接根據員工勾選的項目進行了解。面談時雖然可以搭配離職申請單,但是開放式的面談也是十分推薦的方式。因為雖然搭配離職單的面談可以確保面談效率,但是不預設立場的開放面談比較有彈性,讓員工感覺比較放鬆,反而意外可以了解到更深層的離職原因。另外,面對面的面談可以觀察員工的表情跟語調,藉而判斷員工對於公司的想法跟對離職面談的信任度。面談中最重要的是傳遞「尊重員工離職意願」的想法,並且感謝員工對公司的付出。當然如果員工對於面對面的面談表現出極大的抗拒,可以選擇折衷的電話面談或是用紙本回答。唯有員工出自於自己的意願面談,得到的回饋才有參考的價值。

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