疫情當前，HR或主管要如何做績效管理？
▲疫情當前，HR或主管要如何做績效管理？圖片來源：freepik。
文/國際職人 JC淘心話
原文標題〈疫情下的管理經驗分享 (2)- 不能直觀評估的績效管理〉
績效管理，對於跨國專業經理人來說，一直是個挑戰。管業務相對清楚明瞭，最重要的決勝點就在業績的表現，非常直接且具說服力。當然，如何訂下年度業績目標，讓其既有挑戰性又不能看的到摸不到而失去業務的積極性，就又是另一個讓人頭痛的議題。
跨國管理的難處，在於身為管理者，無法在日常工作時間相處下，觀察員工的狀態，一般透過 KPI 制定量的目標，搭配出差到當地的互動，並觀察與團隊的互動，而有較清晰的評估方向。去年因為疫情的關係，跨國專業經理人失去了出差到當地的機會，只能依靠“數位化”的平台，來執行管理。
不知道大家有沒有遇過一些主管，當他無法掌控你的時候，就越想控制你。疫情期間看不到摸不到，就要求員工開始交各種報告，彷彿報告可以幫他完成管理上不足的地方。或是開始開會，大大小小的會議，把時間佔滿，就代表在做管理的責任。
遊戲規則訂清楚，把時間還給員工！做該做的事
2020年我們公司舉辦了一場亞太區的線上大會，是我們將這種跨區的會議轉成線上，包括專題演講，產品發布，虛擬產品展示等等，把行銷部門弄到人仰馬翻，也在第三季度順利上線，完美結束。大家密集準備的時間在九月到十月中，因為我是最高主管，因此籌備階段一直參與並提供相關的協助，大多都在於“快速”決策方面的支援。
十一月分，日本的行銷人員突然提出連續半年，從四月初到十一月中“每天”的加班申請，工作時數從早上八點到晚上十一點，星期六也是一樣；我們的行銷部門採取垂直管理，由亞太區總部的主管直接管理當地的行銷人員，而日本因為疫情關係，三月開始每天在家上班，等於每個人都必須有非常成熟的自我管理能力，而主管也要有豐富的管理經驗，以因應這在組織績效管理上的挑戰。
當日本行銷人員提出加班申請時，他的主管非常震驚與憤怒，因為我們已經在休假做了調整，以彌補大家在這段期間的辛苦，同時也因為在家上班，時間非常彈性也難以管理，所以我們決定用年假補償給予大家鼓勵。而當日本行銷提出的時候，當地的HR也依照法律規定，態度很不恰當的要求該主管必須同意其申請。
這事件的挑戰在於，第一，之前我們有規定，加班申請必須提前告知主管，在主管同意後得以執行，但這員工因為“太忙”的關係，忘了事前申請，而他確實有在晚上發郵件執行他的工作職責。第二就是 HR 的不客觀立場，因為他們二位私下交情很好，所以HR僅以員工權益和法規來要求公司，但失去了HR的公正立場做出適當的判斷。
該員工主管很生氣地告訴我，他可以付，但以後每天都要和這員工開會，並要求交每日報告，以“充分掌握”她在忙什麼。一開始我也在情緒的漩渦當中，但給了自己一天的時間思考，冷靜之後給予該主管以下建議。
當初有規矩在先，他沒有拿到主管同意就執行加班之實，但有郵件“顯示”他有上班，而我們也因為疫情而不在日本，沒有更直觀的判斷依據，因此我建議讓該員工將他申請加班的每日“加班工作內容”羅列出來，寫重點不用細，目的除了申請加班的備案存檔之外，更重要的是要讓主管了解他的工作量是否已經嚴重超載，以做有效的調整。
此外，該主管必須以文字的方式重申遊戲規則，以及執行的承諾。如果還要他每日開會每日交報告，只會讓他的時間變得更少，並失去對工作的應有的態度，也讓大家感受公司在做不適當的報復性管理。
當然也讓HR無話可說，這些要求都是希望給予員工合理的工作量與展現應有的工作態度。在此同時，我們也找適當的機會和跨部門的同事以及當地的主管做更進一步了解，這位行銷人員的工作態度、效率、品質等等，以作為我們日後做績效評估的依據。
目標訂好，搭配 360 度管理提高效率
今年年初最忙的，就是訂定年度計劃與目標。因為疫情關係，我們了解到原來出差並不是再自然不過的日常，必須有周全的計畫以因應跨國管理的挑戰。
在今年，我沒有增加KPI的數量，但有告知團隊KPI的績效會在每季度的評估會議拿出來檢討，並更嚴肅地看待。此外，在對台灣以外的團隊，我會更重視360管理方式，透過與不同單位的溝通，更全面與客觀的了解每一位員工的工作狀態，並給予客製化的支援。
疫情帶給我們全然不同的生活體驗，也逼著我們去學習數位化的好處，相信疫情之後，主管們在管理上有大躍進的進步。
本文由 國際職人 JC淘心話 授權轉載，經同意修訂標題，原文標題〈疫情下的管理經驗分享 (2)- 不能直觀評估的績效管理〉〉
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