想加速有效互動就準備好「我的使用說明書」！發揮在這些情境裡，也可讓新人快速理解公司管理風格！
▲想加速有效互動就準備好「我的使用說明書」！發揮在這些情境裡，也可讓新人快速理解公司管理風格！（圖片來源：freepik，CC Licensed。）
作者／賴婷婷
運用「我的使用說明書」，加速他人與你的有效互動
你有藍牙耳機嗎？你用過手持電風扇嗎？你知道連衛生紙這種簡單到不行的物件，都有使用說明書嗎？你覺得人比較複雜，還是這些生活用品比較複雜？對，當然是人，但人沒有使用說明書，而我們卻又期待他人非常理解如何與我們相處、能夠完全掌握我們是什麼樣性格的人，這不是痴人說夢嗎？
是的，人類千變萬化，無法像產品那般容易規格化，但不也正因為如此，才需要多提供一點線索和資訊，來協助他人與我們有效地互動嗎？沒有人是你肚子裡的蛔蟲，能夠知道你在想什麼、在意什麼、哪些時候說的話是認真的、哪些時候說的話是開玩笑的……。
為了縮短他人認識自己的時間、快速定向共事者對於工作習慣的偏好與看法，以及促進有效協作，我想介紹這個管理「軟」期待值的實用工具──「我的使用說明書」，包含以下三個部分：
㈠ 我的期待值（My Expectations）
明確列出你最希望工作團隊與你互動的五種方式，不能只是丟出一句口號或一個單詞，要以行為來舉例說明。舉例來說，「我期待每個人都是負責任的」，但是，誰不想要與負責任的人共事？而你對負責任的定義與他人的不見得相同，因此你要列出的是：「我期待每個人都是負責任的，對我而言，今日事今日畢，答應的日期絕不拖延，就是負責任。」
㈡ 我的承諾（My Commitments）
天底下沒有這麼好的事吧，只有你會要求別人，自己卻不願意付出什麼。敢要，也要敢給。列出你願意承諾執行與付出的五件事，同樣要舉出具體行為，例如：「我承諾協助你成為更好的自己，那代表我每個月會與你進行一次一對一談話，聚焦於提升你的專業職能，或是釐清你的困擾。」你可以想像，若你只是寫出「我願盡我所能地協助你發展」，感覺會有多麼空虛且薄弱。
㈢我的地雷區（My Hot Button）
職場畢竟不是家庭，列出你的地雷區，也不是要大家就得乖乖順著你的毛摸、十足遷就你。但是，若有些地方的確是你的地雷區，一旦被踩到，你就會完全或部分喪失該有的表現，那你的確可以事先打個預防針，讓大家盡可能多了解
彼此或互相尊重。這部分和前兩部分不同，只需列出一項你真正的死穴。例如：「我的地雷是被誤會。關於我的資訊，尤其是負面陳述，請直接向我釐清，沒有人可以或應該代表我發言。」此處列出的數量必須比前面兩個項目少，否則同事動不動就冒犯到你，難保你不會成為所謂「難搞」的人。
準備好「我的使用說明書」之後，可以在以下三種情境裡使用：
㈠ 新人的入職引導（Orientation）
在新人報到的三天內，向其說明直屬主管、高層主管、直到總經理層級的「我的使用說明書」，可以快速地讓新人對公司的管理風格有個概念，不要讓新人自己猜。同時提供不只一個層級的「我的使用說明書」的好處是，可以加速新人對公司文化的掌握，也能避免有人以不夠了解高層的風格、想法或信念體系為由，做出極不符合期待的行為。
㈡ 不定期的團隊建立（Team Building）
不管是接手前人的團隊，或是招攬自己的成員，這都是很適合用來進行內部有效溝通、增加向心力的工具。請每個人事先準備好自己的使用說明書，然後向組內成員一一說明自己的期待值、承諾及地雷區。大家都是出來工作的，不至於特地給誰難看或踩別人的雷區。把你想要的、不想要的，都用書面寫下來，讓自己與他人的互動之間有個基本的遊戲規則，時間一久，尊重與有效性就有機會堆疊出來。
㈢ 季度或年度的一對一會談（1 on 1）
許多主管不太會進行一對一會談，很多時候會出現這種對話：
主管問：「有沒有什麼問題？」
部屬回：「沒有。」
主管說：「有問題可以隨時來問。」
部屬說：「好。」
「我的使用說明書」可以在這種時候派上用場。一季、半年或一年過去了，若某團隊成員並未體現出他／她寫的「我的使用說明書」時，你就能以此啟動對話，在他／她的期待值、承諾或地雷區中，選擇他／她做得特別好或特別不好的一兩個地方，拿出來討論，如此一來，對話就不至於無邊無際地發散。使用一段時間後，你還能不時透過提問去引發部屬更完整或更深層的反思，例如：
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清楚說出你的承諾之後，為你的工作帶來哪些好處？
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勇敢說出你的地雷區之後，對你的人際互動有造成什麼影響嗎？
關於「我的使用說明書」，有兩個提醒，第一個是盡可能正面表述。就像許多父母會不斷重複「不要爬上桌子，很危險！」但父母能規定多少該注意的事項呢？爬上椅子可以嗎？翻過櫃子可以嗎？其實，不如直接說「我希望你注意安全」，如此一來，孩子的焦點會放在「安全」上，而不只是不要爬上桌子。
第二個提醒更關鍵，那就是切記要列出你自己也做得到的項目，不要列出一些你認為自己很想擁有、卻還做不到的。例如，你的期待是紀律，但你自己是個天天遲到的人；或者，你的地雷是表裡不一，但自己卻總是人前一套、人後一套，這就會弄巧成拙，反而讓大家用放大鏡去檢視你的行為，加速對你的失望。
在期待值這件事上，不要追求朦朧的美感，越透明越好。
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本文內容出自《複利領導：簡單的事重複做，就會有力量》，由 時報文化 授權轉載。
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