到底是為了工作而開會，還是為了開會而工作？頻繁的開會只是在浪費時間！
作者／金湖；譯者／馮燕珠
不要頻繁開會，只會浪費時間
我們是為了工作而開會，還是為了開會而工作？前者才是正常的邏輯，但現實中後者的狀況比較多。如果你有權在組織裡召開會議，同時也想更有生產力，首先要做第一件事就是最大限度地確保職員能獨自專注於工作的時間，因為上班族都是因為開會才沒有時間工作。
▲到底是為了工作而開會，還是為了開會而工作？頻繁的開會只是在浪費時間！（圖片來源：freepik，CC Licensed。）
週一非得開週會嗎？需要花半天的時間來開月會嗎？組織顧問們在革新會議中經常提出的問題是「如果在未來兩週內取消所有會議，公司會出什麼大事嗎？」其實大部分都沒有什麼影響。
那麼為什麼「高層」還是那麼喜歡開會呢？因為自己一聲令下，職員們就會人手一本筆記本聚在一起，透過這樣的活動可以確認自己的力量和地位，只有面對職員說話，才能感受微妙的滿足感。
事實上只有兩種狀況需要開會。一是需要不同部門的人聚在一起，擴大思考範圍以找到最佳想法；或者是必須縮小，集中做出重點決策的時候。會議的初衷是共享訊息，但那是二十世紀的事，現在科技突飛猛進，用電子郵件和各種線上工作就可以交流。
二十一世紀是第四次產業革命的時代，有必要檢視像習慣一樣的會議文化的必要性，因為會議是職場中花費時間最長的活動，但在革新過程中卻常被忽略。如果一定要召開會議的話，最好在下午二點到五點之間召開，上午的時間就讓職員們集中精力工作，也不要挑五點過後下班前的時間開會。
除非是非常緊急的事，否則更不要在下班時開會，還要員工在第二天上班時交出報告，這種行為請避免。
如果減少會議是組織革新的第一步，那麼第二步就是嚴格選拔出席者。有的長官喜歡「都把人叫來開會」，但真的需要那樣嗎？有一些先進的企業，會先將會議目的、時間、地點公告，除了核心人員，其他員工可以自行決定參加與否。
如果認為有需要或對自己的工作有幫助，就可以報名，否則就不出席，當然前提是員工有這種判斷力且充分得到授權。少數核心負責人當然一定要來參加會議，例如掌握最多資訊的人、原本就參與其中的人、做決策的人和執行的人，還有對結果有決定性影響的人。
「一定要參加」和「能參加的話最好」是不一樣的。「能參加最好的人」即使不出席也沒關係，如果是創意會議，最好是不同部門或外部人士參與，才能激發火花。如果是決策會議，就要由熟悉該議題的人一起深入討論。做決策時，沒有異議一致通過可能是危險的，最好先抱持著懷疑，從相反的觀點倒回去想一想。
第三步，雖然大幅減少會議次數，但如果是無論如何都要舉行的會議，就好好做吧！會議的成功取決於會議前的準備和後續措施，如目的和議題設定等。很多企業每天都召開無數會議，卻沒能取得任何成果，只是為下一次開會製造機會。制定會議議程時，內容比發表順序更重要，要具體明確，例如「討論並制定三個解決預算不足的辦法」，避免最後不了了之。
另外，會議的結論最好都能制定出執行計劃，而不是只有討論想法而已。在表定會議結束前十分鐘就回到各自的座位，延續會議的氛圍，迅速確認並整理自己應該執行的部分。
召集十個人開一小時的會，這不是一個小時的會議，而是「十個小時的會議」。如果你有職權在單位中發起會議，那麼只要減少開會，就能為組織和職員做出極大貢獻。經濟學家湯瑪斯．索維爾（Thomas Sowell）說：「喜歡開會的人，不應該成為任何事物的負責人。」這句話我完全有同感。
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本文內容出自《離職說明書：擺脫萬年社畜心態，培養「專業工作者」的十項核心力，隨時離職都不怕！》，由 采實出版 授權轉載。
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