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企業防疫措施怎麼做？人資防疫工作實務篇｜赤道以下的日子
3.召開會議進行跨單位溝通，製作流程原型：
製作簡單的工作流程以及草擬組織與工作分配後，便是召開會議，邀請上述單位的主要負責人員參加啟動會議，說明接下來的步驟以及各單位的工作事項。有些人不說明，就直接計劃寫一寫丟給別人執行，這是很不負責任的作法。當面溝通相當重要。在這個階段很重要的技巧是：
（1）我會特別替這個任務編組取一個名字，例如防疫特別小組、防疫指揮中心等，為的是要重新形塑這些人的社會認同感。
（2）各單位的工作內容一定要清楚。畢竟說清楚大家才知道要怎麼跟你合作、要做什麼、怎麼做。說清楚對方也同意後便形成共識，這工作事項就是該單位的權責。
（3）製作原型。到這裡，大家都知道自己要做什麼、怎麼做了。我會把整個流程的原型寫在白板上，讓大家再確認一下流程有沒有問題。由於防疫工作要快、沒有辦法想得很完美才去執行。確認好原型後便形成政策去呈報公告執行。
4.確認各單位執行狀況：
接著，跟各單位每天固定時間開會，回報各單位執行狀況、確認每個單位都有依照原型流程執行。開會前，我會先把小組的名稱寫在白板上，再次加強大家的社會認同感。然後把各單位發言的流程一一寫在白板上，一來是不會造成開會混亂、二來是提醒大家要做文件、報告的準備。白板上留一個空格處寫結論。
報告的順序如：
（1）人資部門：國內外情資分享、今日入廠控管狀況、政策實施狀況
（2）工安部門：今日員工病假狀況、員工就醫情形、醫護室就醫情形
（3）總務部門：今日消毒區域、物資庫存水位狀況
（4）問題討論
流程報告報告的重點是要大概掌握一下落實度如何，所以透過報告的方式「問責」。雖然剛開始大家不太熟悉會議進行的方式，第一次開了快一小時。但到現在兩個禮拜了，如果沒有議題需要討論的話，整場會議跑過大概15分鐘就結束了。透過15分鐘會議讓各單位快速掌握員工狀況，然後回報給最高主管，讓最高主管能夠放心。現實一點說，大家都知道狀況、生病多少人、生病原因是什麼、那裡有沒有消毒了、政府公布的資訊等等。不管主管點到誰，都能夠完整回答出來而不會被電。最後，更好的方式當然是形成報告，讓全公司的主管都能夠掌握疫情狀況。
5. 即時修正路徑、改善執行計劃
原型執行一定會有問題，也一定會有沒有設想到的情境產生。資源整合工作的統籌者一定要有開放的心態去面對執行後的各種不確定性、變動性，模糊性。有些人負責統籌，但嚴格的要求大家務必按照他的步驟、流程執行，沒有討論改變的空間。這樣的流程不一定符合現況。原型一定要不斷的調整、修正，針對新的情形快速做回應、解釋，然後再形成新的政策。透過每天的例行會議，也在有助於:
(1)透過執行現況找出原型有問題之處、進而調整、修正。(例如員工反映量測動線有問題)
(2)透過問題討論，針對現場執行的問題點，各單位依照權責提出改善，再度形成共識。(例如與醫院、醫護室溝通就醫流程)
(3)協助各單位解決執行上面碰到的問題，讓工作順利推行。(例如協助與不配合的單位進行溝通)
自己帶著團隊一起進行任務的過程中，最讓我感到欣慰的是每個人都在這歷程中有所進步、成長 (現在時間一到都自動找我在那裡準備開會)。雖然目前為止印尼尚未出現疫情，但開會也都是心驚膽戰的，看著全球數據上上下下及新聞說哪裡又有新案例，常常不由自主的緊張起來。也衷心希望全球疫情能趕緊落幕，每個人都可以健健康康。
「武漢肺炎」懶人包！身為HR的你一定要知道
文章來源：赤道以下的日子
圖片來源：freepik
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