一流管理者必備的8種工具圖表，讓HR不再天天愁眉苦臉
動腦時間：職場上最重要的就是溝通！若無法有效溝通，身為HR的你就會不斷的陷入招募、培訓輪迴中。但是，該如何有效改善職場溝通問題，方便管理著隨時運用、對症下藥呢？
▲一流管理者必備的8種工具圖表，讓HR不再天天愁眉苦臉。圖片來源：freepik。
文/飯野謙次
譯/李友君
一流管理者必備的8種工具圖表，讓員工願意多想一點、多說一點！
員工老是各自為政，搞不清楚團隊工作重點，直到出問題才互推責任？
發生問題時，員工都不願提出解決方案，只會補破洞，導致錯誤一再發生？
每次希望員工提出好的意見，最後都是枯坐會議室，沒人肯想新點子？
本書整理八種工具圖表，輕鬆解決管理者在現場常碰到的三大困擾老症頭，從此員工不再有話都藏心裡，讓工作氣氛更有活力！
Q： 工作太過複雜，像毛線糾結成一團，團隊成員沒人搞得清楚狀況，只能埋頭苦幹，直到出問題，才互推責任，怎麼辦？
A： 想要輕鬆呈現並監控整體進度狀況，你可以使用以下幾種圖像式專案管理工具。
◎好用工具1：甘特圖
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功能：運用條狀圖，來追蹤專案內工作項目的進度，讓進度一目了然。
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說明： 甘特圖內可以顯示出一個大的專案內，各工作項目的順序與關聯性（例如先做完A才能做B，或是A和B必須同時完成等），清楚看出工作的流程。
◎好用工具2：PERT圖
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功能： 用網路圖來規劃專案，可清楚看出專案內有哪些任務與任務分支，藉此規劃出具體的工作時程。適用在較複雜且不確定性較高的專案上。
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說明： 將專案內的每個任務都用有編號的框表示，並在框上標註任務的相關資訊（例如執行者是誰、此任務需要幾天時間等），每個框之間相連的箭頭，則可看出各任務之間的關聯性。
◎好用工具3：思考發展圖
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功能： 運用結構分析的方式，逐步找出任務的細部需求是什麼，可以用什麼方式達成。
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說明： 將需求機能（必須達成的概念）與綜合解答（具體的措施）分成左右兩側，先把左側的需求機能逐步拆解成具體而清楚的細部說明，再在右側寫下每個需求機能可以如何達成，最後綜合出一個完整的方案。
▲思考發展圖。圖片來源：樂金文化提供，未經授權，請勿轉載。
Q： 每次問題發生，團隊總是只顧解決眼前困難，沒有好的解決方案，結果類似問題一再重複出現，怎麼辦？
A： 想找出真正的問題根源，就要運用以下三個工具，學習用多個觀點來進行分析。
◎好用工具4：4M4E
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功能：解析問題產生的背景，再提出具體解決方案。
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說明： 將問題的具體原因分解成四種類型（包含當事人、設備機器、環境、管理等），並根據四個面向（教育訓練、技術工程、強化、模範案例）來提出對策。
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例子： 在此用「便利商店提供取貨服務，店員不慎拿錯客人的包裹」來當範例。先在表格中寫下失誤的具體原因，寫完以後再針對原因來設想可能的改善方式。填寫時未必所有格子都要填滿，重點在於舉出可行的方案。
▲4M4E。圖片來源：樂金文化提供，未經授權，請勿轉載。
◎好用工具5：SHELL
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功能： 分析當事人所在環境的一切影響因素，找出發生問題的原因。
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說明： 運用這套工具，當發生問題時，不是把焦點集中在當事人身上，而是尋找出誘發問題的狀況，藉以避免再犯。
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例子： 這裡再次用「便利商店提供取貨服務，店員不慎拿錯客人的包裹」來當範例。
▲SHELL。圖片來源：樂金文化提供，未經授權，請勿轉載。
▲SHELL。圖片來源：樂金文化提供，未經授權，請勿轉載。
◎好用工具6：PDCA
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功能： 具體紀錄PDCA的流程，有助於一再改善計畫方式，並觀察具體成效，有利於回顧與改善的步驟。
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說明： 將目標寫在表格的最上方，並將PDCA的實施過程逐一寫在筆記本上，這樣做可以清楚看見計畫與實行的效果，逐步檢討與改善。
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例子： 以下以「一年減肥十公斤」為範例。
▲PDCA。圖片來源：樂金文化提供，未經授權，請勿轉載。
Q： 每次要求團隊發揮創意，但大家卻總是沒什麼好點子，最後還是只能照老樣子來，有沒有什麼具體的方法可以提升創意？
A： 想要找出有用的創意，可以使用兩種簡單的思考框架來幫助發想。
◎好用工具7：5W1H
- 功能： 藉由提問的方式，尋找出全新的創意。
- 說明： 針對需解決問題的目的、對象、地點、時間、人物和方法，分別提出疑問，藉此尋求解決問題的答案。
這裡用「如何推出一本慢跑相關的書」為範例。
▲5W1H。圖片來源：樂金文化提供，未經授權，請勿轉載。
◎好用工具8：曼陀羅思考法
- 功能： 用視覺式思考幫助擴大思考範圍，將事情變得更加明確。
- 說明： 以九宮格表格為主，可以用兩種方式來發散思考。
放射性思考法
1.將中央方格放入核心主題，向外聯想出各種相關概念。
2.其餘八格的概念都與核心有關，但彼此不一定要相關。
3.無設限，發散型的輻射線式，適合用來收集靈感、進行創意
思考。
螺旋狀思考法
1.以中央方格為起點，依順時針方向將預定的行程或工作項目逐一填入。
2.將最重要的工作放在中央主題方格。
3.屬於順時針的思考順序，適合用在流程性質的思考與安排，特性為逐步思考。
▲左圖為螺旋狀思考法，右圖為放射性思考法。圖片來源：樂金文化提供，未經授權，請勿轉載。
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本文內容出自《員工廢，都是你管太多！》，由 樂金文化 授權轉載。
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