【HR知識庫】招募分析該怎麼做？從3層次建立「高效數據儀表板」
文／先行智庫
原文標題〈HR招募分析怎麼做？從3個層次建立高效數據儀表板〉
隨著資料視覺化工具（或稱為 BI 工具）盛行，職場工作者越來越容易從數據當中，挖掘新價值，並用數據優化企業營運方針。人資部門當然也不例外，因此今天來和大家分享，如何利用招募數據，建立起招募全局觀，提升企業人才招募質量，並強化雇主品牌。
但有許多人認為，BI 工具就只是將 Excel 平面資料，轉換成立體圖表的軟體。但如果只是畫圖表，那用 Excel 就可以做到了，大可不必使用新工具。BI 工具，除了拿來畫圖表，更重要的目的是「建立戰情儀表版，提升企業運營綜效」。因此，我們要從更高的角度，來看待建立儀表板這件事情，才不會枉費使用了新科技與新工具。
如何製作有洞察的HR招募分析戰略儀表板？
在招募情境上，你可以將儀表板分為「初階作業」、「中階運營」、「高階策略」等三個層次，分別給「基層員工」、「部門主管」、「經營階層」不同的人看。每個層次想看到的資訊都不盡相同，因此會對應不同的管理重點，所以產出的儀表板也會有所差異。
接下來，我會和大家詳細說明，這三個層次的管理重點。
一、初階作業
在這個層次，著重在「個人的日常例行性作業」，因此比較適合給基層的招募專員使用，協助基層員工更精準掌握個人的工作進度與目標達成率。這初階層次的儀表板，主要有以下的管理重點：
- 日常招募活動數量
如：電話邀約面試數量、發招募郵件數量等 Daily Operation。可以透過監控招募活動的數量，掌握自身的工作「產能」，以及是否有異常情形產生。
- 日常作業目標達成率
上一階段的招募活動，會依據每個人的能力而有所不同。因此也可以用達標率來進行衡量，監控招募活動與日常作業的「效率」。
- 每月各招募階段的人數
若能精準掌握每個月每一招募階段的人數，將可以更精準協助個人，安排每月的工作進度。例如要打多少的面試邀約電話？要與哪些用人單位主管約面試時間？要辦幾場新人訓練？
二、中階運營
在這個層次，著重在「部門管理效益」，因此比較適合招募部門的主管使用，協助主管調整部門內的工作分配，以及跨部門的資源協調。這中階層次的儀表板，主要有以下的管理重點：
- 開缺數量
能確切掌握每個部門，或者是每一個職級開缺的數量。除了可以更精準分配工作產能給各部門，也可以衡量部門成長速度。
- 招募平均所需時間
每種類型的人才在市場上的稀缺程度不同，因此招募所需時間也不一樣。可以分不同部門或不同職級的來看，若招募時間越長的職位，招募專員就必須抓更長的前置時間。
- 各招募階段轉換率
為了把關招募進來的人才，每一階段的面試通常會篩選掉一些人。如果轉換率很低，有可能是面試門檻太高了。若要衡量面試關卡的難度，可以從轉換率來看。
- 新進員工報到率
發出 Offer 後，員工不一定會報到。可能發出 100 封 Offer，只有 50 個人報到，這樣報到率就是 50%。若要補足 100 個缺額，可能就要發出 200 封 Offer，才能補足人才缺口。
- 試用期通過率
新人剛加入公司，通常都會有一段試用期，而試用期結束後是否能順利轉正，是一個關鍵衡量指標。如果通過率過低，可能表示在試用期階段的培訓能量不足。
- 各招募渠道的履歷有效率
投遞至公司的履歷，不一定都是有效的。有的可能資格背景不符，有的可能是能力不足。而每一封履歷都會占用 HR 同仁瀏覽的時間，因此若能提高履歷的有效性，將能大幅節省 HR 時間。透過比較不同招募渠道的履歷有效率，將能協助 HR 主管，把招募重心放在效益最大的地方。
- 招募專員績效
要管理招募團隊的成員，主管可以衡量各招募專員的達標率或績效，並給予個人化的協助，或者工作再分配，以達到招募效益最大化。
三、高階策略
在這個層次，著重在「投資報酬率」，白話一點就是和「錢」有相關的事情，因此比較適合經營階層使用，如：總經理、董事長、董事會成員。這層次的儀表板，能協助經營階層將資源做更有效的綜合運用。這高階層次的儀表板，主要有以下的管理重點：
- 人事費用預估
從開缺人數，就可以粗估年度新增的人事費用。有助於經營階層更掌控預算支出，以因應未來變化。
- 招募（平均）成本
每個職位依據招募難度增加，招募成本也會隨之提高。可以比較各個職位，或者各招募渠道的成本支出。
- 內外部招募率
有統計指出，招募一位新進員工，比訓練內部員工的成本還要高。若能從內部找到適合的人才，是投資報酬率比較高的做法。可以關注外部招募率是否一直居高不下，如果是的話，可能表示公司內部人才有嚴重不足的風險。
- 各招募渠道投資報酬率
可以衡量從各招募渠道而來的員工，在工作崗位上的績效表現，進而計算出每個招募渠道的投資報酬率。例如：從LinkedIn而來的員工有高達75%的人拿到A級評價，而104而來的員工只有30%的人拿到A級評價。就可以明確知道，應該加大從LinkedIn的招募力道。
- 新進人員三個月內滿意度
新進人員調查，有助於了解公司對新人的印象與觀感，作為調整招募策略的依據、找出內部潛在問題。除了避免失去更多人才，更能招募更多優秀人才。
提升HR的決策參與度！啟動「人力資源分析」前，該具備5大基礎知識
本文由 先行智庫 授權轉載，經同意修訂標題，原文標題〈HR招募分析怎麼做？從3個層次建立高效數據儀表板〉
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