HR們要注意這問題！員工「特別休假」到底要怎樣計算才不會觸法？
▲HR們要注意這問題！員工「特別休假」到底要怎樣計算才不會觸法？（攝影師：Andrea Piacquadio，連結：Pexels）
文／菲大的人資私房話（由 Femas HR 鋒形雲端人力資源系統 授權）
原文標題《人資單位注意！員工特別休假這樣計算一定違法》
『公司不准我請特休』
『離職後特休不能折現？』
在討論職場的論壇中時常看見有許多人對公司的特休規則有些疑問，且在4月19號當天，勞動部所發布的新聞稿中，有特別重申說明特別休假的計算規定與方式！勞基法第38條是特別休假的法律依據，凡繼續工作滿六個月以上之勞工，雇主即應給予相應天數的特別休假。
鋒形科技的好夥伴：深耕人資領域多年的菲大發現在實務上有一些公司的計算方式仍有違法之處，因此特別整理了幾個要點，提醒公司與人資單位關於特別休假要注意的實務作為。
沒投保勞保也要給予特別休假
特別休假是從第一天報到上班日開始，也就是到職日起算。特別休假給予的前提是「繼續工作」滿一定期間，如果離職或資遣的再回任勞工，則是重新計算特別休假的年資，因此勞保的投保持續期間可以做為有「繼續工作」的事實依據。
然公司若沒有投保勞保或要求在職業工會投保，也還是須按規定給予特別休假！（5月1日起，只要有一位員工，就必須強制成立勞保投保單位。）
特別休假不是按月份比例計算
只要工作滿一定期間就可以享有該年資的特別休假所有天數的權利，不能按月份比例計算！這點在勞動部的新聞稿中有特別說明！實務上很多公司以為：當員工工作滿一定期間後，才開始依照月份比例計算特別休假的應休天數，應休之特別休假不能超過當時月份比例的天數，這是錯誤的！
舉例來說，工作滿一年以上未達二年的員工，有七天特別休假，這表示自滿一年後的第一天起，員工就可以主張一次性請休這七天的特別休假，至於是否會影響工作，這是勞資協商的問題，公司主管跟員工可以好好談，要避免以強硬的態度來規定不准請假。
未休完的特別休假不能視為自動放棄
特別休假應由員工自行排定為原則，公司不得逕自限制排定日期。
重點在那二字~「原則」！也就是說如果會影響工作，可以勞資協商，但公司不能以強制的規定來限制員工如何安排特別休假。不管員工是什麼原因而未休完特別休假，應休未休的特別休假都要按照1:1補薪，一天未休即補給一天工資，不必另計算加班費。
實務上，有的公司會規定未休完的特別休假視同自動放棄，不給予補薪。
如果是為了節約成本而制定這樣的違法規定，員工會覺得公司為了省錢，剝奪了他的權利！有些公司人資部門會主動提醒，甚至督促員工要安排適當時間休完特別休假，這是很好的做法，讓員工感受到公司是真心希望員工能休完特別休假。
離職時的特別休假計算與補薪發給日期
不論是員工自請離職或是被資遣，如有應休未休完的特別休假，均應發給補薪（不是依照月例比例計算）。
如果是自請離職，這項補薪最遲不得晚於約定的發薪日，若公司平常的發薪日是次月十號，可以在次月十號發薪日時一併發給。
但若是資遣，也應該在資遣費和當月薪資結算的發給時一起發給。舉個常見的例子，2020年6月1日到職的員工，提出申請2021年5月31日離職，離職日時工作剛滿一年，有七天特別休假，加上若原工作滿六個月的三天特別休假未休，公司應補給十天工資。
很多公司老闆和主管碰到這種剛工作滿期就要離職的員工，都會說這是故意的，進而產生情緒化反應；其實，這樣的離職安排確實是刻意的，但這也是員工的法定權利，該給就要給，切勿因情緒化進而激起不必要的勞資糾紛。
另特別休假給予的前提是要繼續工作「滿」一定期間，有些工作不滿六個月的員工，誤以為要按月份比例給予特別休假，這是錯誤的解讀。
離職時如有不滿期限的工作年資，公司是不必按照月份比例另計算特別休假天數。但如果公司要給，是優於勞基法，未嘗不可。
例如，2020年6月1日到職，2021年8月31日離職，工作一年三個月，因為滿一年已有七天特別休假了，不須另外按月份比例計算那三個月的特別休假天數。
其他建議與提醒
實施週年制：
勞基法規定特別休假天數與補薪的計算是以到職日起算，也就是所謂的「週年制」；另勞基法施行細則規定：加班補休而未補休的結算期限比照特別休假。有些公司仍延用舊有的「曆年制」（1月1日到12月31日）計算特別休假，這樣的做法也許能使人資作業在年底/年初統一進行，但在員工離職時會有複雜的結算和誤差，也常造成與員工之間的計算認定問題，因此衷心建議採用「週年制」，以避免計算的誤差爭議。
由「曆年制」改「週年制」，要先進行一次總結算的轉換，之後就一勞永逸了；另要能確實掌握每一位員工的到職日，以傳統的人工方式會錯誤百出，以資訊系統的自動化功能就萬無一失了！
非正職人員也有特別休假：
有些公司規定非正職人員沒有特別休假，這明顯是違法的！非正職的兼職、工讀生等部份工時員工，只要在同一家公司繼續工作滿六個月以上，也享有勞基法規定的特別休假，其應休的特別休假天數是以實際工作時數與正常工作時數的比例來計算，若未休完，雇主亦必須按相關規定補發工資。
特別休假的狀況要定期以書面告知員工：
勞基法施行細則規定：應休與未休之特別休假天數，應定期以書面通知給員工。
這規定於實務上的執行重點在「書面」，一般而言，可以在每月的薪資單上顯示出來即可，這樣就不需要另外製作書面的資料。
如果公司還是以人工方式掌握統計每位員工的特別休假狀況，還要以人工方式繕打在薪資單上，既耗時又費工，若能以自動化的系統來完成，是事倍功半的最佳方式。
文章來源：菲大的人資私房話，原文標題《人資單位注意！員工特別休假這樣計算一定違法》
一個有跨領域背景以及跨國人資管理經驗的HR，現為FemasHR鋒形雲端人資系統的特約顧問。
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