當公司出現第一個確診員工後｜尤昭權專欄
▲當公司出現第一個確診員工後（Freepik，CC Licensed）
文／尤昭權
約莫一週以前的一個會議上，我向歐洲的同事分享了台灣的疫情狀況，這一週每天大概都有八、九萬的確診案例，台灣才正在走向疫情高峰，卻也逐步走向開放之路，而這一段過程對於歐洲國家來說似乎並不陌生，不過對於台灣目前每天的病例數仍感到驚訝，同時在歐洲的企業中也有許多員工經歷過確診的這一段經驗。
從2019年底新冠肺炎疫情爆發以來，台灣一直著重在基礎防疫與防堵感染的措施上，而我們常討論的也都是相關的防疫措施、分流上班、在家上班政策等等，甚至一度我們在振興方案推出時都認為已走向後疫情時代，然而病毒卻遠超過我們的想像。
四月初我在一個內部會議上提出了一個警訊，這個警訊是我們即將迎來第一個確診員工發生在公司裡面，由於Omicron 病毒的散播模式極為快速且容易，我們幾乎不可能期待再持續擁有過去兩年半以來防堵病毒的美好結果，重要的是公司內部是否已經備妥劇本，準備好接下來所面臨的所有問題與流程。
果不其然五月初，公司接到了第一個確診員工的通報，也才開始意識到儘管企業看似寫好了劇本，標準流程也有了，但為什麼還是有點恐慌與手忙腳亂呢? 後來檢討的時候我們才發現，資訊的透明與傳遞的模式才是這裡面最重要的問題。
第一個案例發生在週末，也就是在員工沒有上班的日子，但相對的這個通報的訊息就很難在週末的時候完整的傳遞，流言開始在員工私人群組之間流傳，有人擔心到決定請假不上班，而有人則決定第一時間衝到醫院去檢查自己是否已被感染，諸如種種的傳言與不確定性，讓員工感到極度不安，也讓管理階層發現我們原來擬定好的標準流程與劇本中，似乎還漏了什麼。
很快的隨著疫情的擴散，第二個第三個以及更多的確診者陸續在公司出現，同時也不停的挑戰著公司的應變與標準流程的準確性，究竟企業該如何應變這樣的狀況呢？我們或許可以試著從以下幾個方向來看。
訊息的通報與傳遞
如果我們檢視各大企業內部的標準流程，甚至把衛福部或是各縣市政府所提供的確診流程來看，一切似乎都很合理也很清楚。但當確診事實發生的時候我們才驚覺到底誰該第一時間通報，怎麼通報？而這個管道是否有辦法順暢抵達公司相關的決策者或是必要的利害相關者呢？
所以建立一個明確的通報管道與通報相關人是在標準應變流程中更為重要的一環，例如我們可以要求確診員工第一時間通報直屬主管，而直屬主管則必須往安衛部門以及人資部門通報，最後到達公司最高決策者。
這樣明確的定義是避免確診或是隔離員工的訊息來自不同管道，甚至發生誤傳或是延誤現象，進而導致應變措施沒有及時啟動。
資訊透明化與員工溝通
我們在文章前面提到，當確診員工案例發生時因為訊息的傳遞不夠即時與透明，導致了許多員工的猜測與流言。所以如何保持資訊的透明化與做好員工溝通是接下來非常重要的課題。首先我們應該先定義什麼資訊可以被公開，例如有多少員工確診？目前在治療中或者在隔離中、或是已經進入自主防疫管理中？這些資訊表示公司明確的掌握所有員工的染疫與復原狀況，並可以不定期的更新給所有的員工明白，也讓員工了解目前工廠內部的風險，與如何更積極的做好自我防護。
而牽涉到員工個人隱私的部分則是需要謹慎處理的，例如不公布確診員工的姓名，也不公布員工目前治療中的病情狀況，一方面在不違反個人隱私的法令下運作，一方面避免排擠與恐懼的心態產生，因為染疫的員工並沒有錯， 而是病毒侵襲的受害者，這是非常非常重要的觀念必須傳達給所有員工。
員工支持政策的制定
當確診發生無可避免，內部也有相關的作業模式來通報，也開始做好人力的調度或是工作上的彈性安排，接下來則是要確認我們如何持續支持確診或是隔離的員工。
當然很多公司都有了在家工作WFH政策，也有提供PPE防疫包等實質物品，而政府在疫情的這段時間持續推出了不同的假別來讓勞工朋友使用，企業人資也不停的修訂內部相關規定來符合政府要求，然而這麼多的假別員工是否都真的了解呢？防疫照顧假、防疫隔離假、家庭照顧假、特休假、病假、事假、公傷假等等，這麼多的假別員工該如何選擇才能對他們最有保障，而從企業的角度看如何支持你的員工也格外重要，所以提供明確的資訊與最清楚容易辨識的請假規則，是對於員工最直接的第一線支持。
記得幾天前陸續有各縣市的停課遠距消息傳來，無意中在HR社群群組看見人資朋友們也在詢問如何處理家庭照顧假的證明、審查等等，甚至有要求戶口名簿、停課證明、學生證的做法。當然這些都是公司可制定的政策，但我們是否該思考一下在制定這些規定時，目的是什麼？是嚴加審查員工，讓員工請不了假？還是在這個COVID的時代真正給予員工支持，共同渡過這個難關，多數員工一定是遇到了狀況才會使用，而對於確診的員工、被隔離的員工來說，沒有人是願意被感染的，生活收入可能頓減，是否要給予薪資還是依照政府規定給與傷病假都取決於公司內部的決策，但別忘了企業對於這些員工最大的支持是什麼，就是協助完成治療並重返工作。畢竟沒有員工就沒有生產，疫情產生的影響也是勞資共同承受的。
持續追蹤與身心靈的輔導
政府目前針對確診或者是親密接觸者有不同的政策，也不停的進行修正，從14天隔離到10天隔離，到目前的7+7、3+4、0+7等等，企業務必能夠掌握最新的規定，並持續追蹤受影響的員工，這樣才有辦法在人員的調度與延伸的問題上做應變。
同時了解員工的恢復與隔離狀況仍是非常重要的，畢竟員工仍會回到職場上，協助員工返工會是後續的作業。
而根據國內外相關的醫學報導，確診後康復的員工不管在生理上或在心理上多少都有受到影響，而在工作職場上整體的氛圍也會隨著疫情的高低而變化，此時身心靈的輔導反而是HR可以多著墨的，減少員工不安、恐懼以及疫情壓力的舒緩等等。當然這些並不容易，所以適時地取得相關專業機構的協助也不失為一個方法。
結語
當第一個確診員工發生後，企業才開始真正進入實質上的一場抗疫作戰，我們可以透過專業的醫療體系來恢復健康，也可以透過隔離來避掉風險，但更多的是員工在工作、生活、家庭成員染疫等之間所產生的心理壓力，這些都不在第一時間呈現於表面，而是需要企業更多的支持與同理心對待，做好準備我們就不會在員工確診發生時慌了手腳。
而HR的角色更需要在人性與理性之間取得平衡，在疫情蔓延的時候發揮利人利己的功效。
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