想要有效降低企業內部成本？部門間的溝通，有 5 點可以注意！
▲想要有效降低企業內部成本？部門間的溝通，有 5 點可以注意！（圖片來源：freepik，CC Licensed。）
作者／楊仕昇、原野
部門間溝通，同理心很重要
部門間溝通就是為了共同協作，有效降低企業內部成本，順利達成企業目標。部門間如果溝通順利，可以使部門間情感融洽、增進部門的活力、達成共識。
但是，每個部門主管在合作中會考慮本部門的利益，有時難免會出現相互推諉的現象。因此部門間的溝通需要主管們以同理心互相理解、換位思考。這樣才能達成共識、相互配合。
要達到這樣的目的，下面幾點是需要注意的：
有大局觀
同理心溝通最基本的要求是應具有大局意識，有共同的目標。
雖然每個部門都有需要達成的小目標，可是這些小目標總歸還是圍繞著達成公司的大目標來進行，協作中有時需要犧牲自我利益、犧牲局部利益，主管們對此要有充分的認知。如此才具備合作的共同基礎。
有責任感
由於各級主管擔負的職能不同，責任的要求也不同。對高階主管而言，能站在行業的高度引領公司發展的方向是他們的責任；對中階主管而言，能站在公司整體利益的視角擔負起部門的使命，是他們的責任；對基層主管而言，有使命感、能率領員工完成任務就是他們的責任。
如果部門配合涉及以上不同層級，更需要各級主管堅守自己的責任，在分工明確、各負其責的基礎上彼此配合，各部門就不會相互推諉了。
相互尊重
在溝通中要相互尊重，唯有給予對方尊重，合作才能愉快、順利。溝通中的同理心，就是要學會換位思考，能站在別人的角度來看問題，了解對方在說什麼，理解對方的意圖和表達方式，甚至能理解對方言語背後隱含的想法。因此，即便反對對方的觀點，也要讓他們全部表達完整，不能粗暴打斷，更不能諷刺以對。這樣才能稱得上相互尊重。
另外，溝通中的同理心也要求對方能理解自己。若對方不尊重自己時，可以適當地請他們注意。這也是同理心應該具備的。否則彼此都難以同理對方，就很難溝通了。
靈活適應性
部門溝通需要具備高度的靈活適應性，不能將自己部門的某些原則當作亙古不變的法則來執行。要以達成企業大目標為目的，靈活調整自己的行為，尤其是當有些部門不了解或者不支持企業變革，企圖阻礙時，自己要先做出表率。
有家公司每到月底，財務結算總是無法正常反映本月收支。因為人資總是到每月最後一天才結算薪水，結果財務部的收支工作只能延後到下月進行。
經理為了對每個月的收支情況做到心中有數，於是提議人資提前兩天結算薪資，讓財務部的結帳時間也可以提早兩天。這本來是需要部門之間配合的事情，可是人力資源主管提出異議，這樣一來他們的工作安排全部被打亂了，他不知道那些沒有工作到月底的工人薪資如何結算？
後來人資主管知道經理的決心已定，考慮後決定讓步，調整了薪資發放安排。同時要各部門探察月底兩天的工人出勤情況，以便發薪資時核對。這樣更改過後，他們發現員工出勤雖有意外變化，但為數極少。
最終，人力資源部所作薪資發放的時間調整，達成了經理制訂的目標。
這種靈活適應性也是符合同理心溝通的。同理心不要你把對方駁倒，而注重達成共識、解決問題。如果部門間溝通時不是基於同理心而是基於本位主義，就不利於大目標的達成。因此，帶著一顆同理心交流，各部門之間就會互相諒解。
克服路徑依賴
既然是溝通協作，就要克服路徑依賴。
研究表明，人們一旦選擇進入某一路徑，無論是「好」的還是「壞」的，就可能對該路徑產生依賴。我們在工作中也是如此，如果已經習慣了某種工作方式，也會對這種方式產生依賴性，無論是好還是壞。可是，好的路徑有正面作用，不好的路徑卻會造成負面作用，人們的創造力可能會被限制，甚至失去進一步改良的衝動和熱情。
因為部門間的溝通主體是部門主管。如果部門主管一貫堅持同理心交流，該部門的所有成員自然會受到主管潛移默化。因此，在部門間溝通時主管們不能總依賴習慣的路徑，沒有變化意願只是一意孤行，可以多傾聽一些對方的聲音，追求和對方達成共識，這樣對員工也會造成好的影響。
總之，在部門協作中堅持以同理心溝通能促成大家形成大局觀，抑制那些不顧大局的行為。這種大局意識能為各個部門的工作導航，並可長期適應公司的發展方向。
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