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從經理→領導者的蛻變之路:委派任務的正確打開方式

編譯/龔鈺翔

不論是想創業當老闆還是擔任主管,都需要了解委派任務的重要性,因為這是專案管理中的重要元素。分派任務並不是指把自己不想做的丟給其他人做,而是領導階層將職責、任務和機會下放。

從經理→領導者的蛻變之路:委派任務的正確打開方式-工作分派
▲為了讓團隊成員在工作表現出色,需要有效傳達團隊期望,並制定任務的截止日期,方便追蹤任務動態 (Image by freepik)

每個人的成長和表現機會都是來自這些委派的任務,慢慢實現自己的職涯發展。以下告訴你 5 個委派任務的技巧:

尋找相同領域的圈內人

不論是要聘僱新夥伴還是組成新團隊的新成員,普遍都會找尋內行的人才而不是外行人,因為可以讓成員更快投入工作,因為這些任務也許是他們以前涉及過的,已經有相當豐富的經歷。

適當下放權力和定期追蹤

當湊齊一個小團隊時,了解每個人的職責與工作量非常重要,這不僅有助分析每個人擅長什麼,也能較好分配任務。

如果團隊需要時間與客戶互動,可以請成員在發送電子郵件中使用副本功能同步抄送一份,這樣可以追蹤任務進度,必要時給予迅速解決突發事故。當然,不要過度微觀管理團隊,便可讓他們增加信任度。

合適的人放在對的位置

一個再厲害的人才,位置放不對也是一個損失,因為無法發揮到百分百的能力,如果遇到這個問題,重新幫他們分配職位。除了重新分配職位,可以提供更多指導或是全面培訓,畢竟成員們的能力往往影響團隊的發展和成績。

制定可完成的目標

為了讓團隊成員在工作表現出色,需要有效傳達團隊期望,並制定任務的截止日期,方便追蹤任務動態。在期望方面,需要量化成長目標,不要含糊朦朧的期望。例如可以突出團隊希望在今年增加 25% 的銷售額,而不是單單只說我們團隊想在今年增加業績而已,有一個基準值,讓成員可以用自己的方式達標。

保持暢通的溝通管道

有效的溝通是團隊運作的基石,也是團隊之間保持聯繫的重要方式。不論團隊是用哪一種方式溝通,例如 Google Chat、Slack 或是微軟的 Teams,都是能夠讓成員隨時回復訊息的軟體。無論哪一種溝通方式,都要能讓成員找的到自己的主管,這對團隊運作有極大的影響。

結語:

培養委派任務的能力對於創業者和主管是一門必修課,當有效委派任務給成員時,才有更多時間處理核心與困難的問題。透過洞察力、觀察可靠的成員,將適當的任務分發給他們,對於自己和成員們都會較好的成長。

資料來源:entrepreneur

 

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本文由 科技島 授權轉載,原文〈【職場二三事】提升運作效率  分配任務必學的5個技巧


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