年度計畫不是算命，比誰準！一窺年度計畫該注意的 「2個不是」和「2個必須」
動腦時間：年度計畫不是算命，比誰準；年度計畫不是目標的分解，行動和目標之間必須有邏輯上的緊密關聯，必須接受公司資源有限的現實。
▲一窺年度計畫該注意的 「2個不是」和「2個必須」！圖片來源：freepik，CC Licensed。
文／林宜璟
計畫無用論：企業界最大的冤案
曾經在企業，特別是大企業工作過的人，對以下的畫面應該都很熟悉：
首先是有人花了很多時間起草、討論、修改，產出近百張ppt 的年度計畫。然後一堆人關在會議室裡（有時如果公司賺錢，或是大老闆心情特別好，還會選在風光明媚的度假勝地開會，想說讓大家放輕鬆，順便搞賞一年的辛勞。結果當然是並沒有）。最後花兩天時間彼此批判鬥爭，為了計畫裡的數字細節爭得面紅耳赤。好不容易，計畫終於定案了。然後呢？ 然後那一年就再沒有人管那份計畫了。
因為有太多這樣不美麗的回憶，所以很多人早已經練出把年度計畫當成娛樂老闆的作文比賽，「他強任他強，清風拂山崗；他橫任他橫，明月照大江」的淡定態度。
但是年度計畫的宿命真的就只能這樣嗎？以我多年協助企業進行年度策略規畫的經驗，我認為「計畫無用論」是企業界最大的冤案。因為只要建立以下正確觀念，計畫的確可以成為提升經營績效的有效工具。
這些原則我整理成為「兩個不是」和「兩個必須」。
兩個「不是」
第一個「不是」：年度計畫不是算命，比誰準年度計畫最常被批評的就是年初的預測，到年底來看根本不準，是個笑話。但其實年度計畫的重點根本不在預測得準不準，反而就是因為企業經營環境變化越來越快，而且很難猜得準，所以企業需要有效的機制，讓團隊成員之間：
- 充份共享資訊
- 了解彼此想法
- 盤點所有資源
有了這樣的準備，在環境產生改變的時候團隊就能夠有效因應。
美國前總統艾森豪曾經說過「plans are nothing, planning is everything」。說的就是這樣的觀念（在前篇〈規畫的三個美好副作用〉中已有更詳細的探討）。艾森豪承認寫出來的那些計畫書之類的文件（plans），基本上沒什麼用（nothing）；規畫（planning）過程中團隊進行的前瞻性思考以及開放的溝通，才是真正的重點（everything）。
所以如果做年度計畫的時候，老闆只是寄表格給部屬，部屬寫完之後交回給老闆，彼此之間沒有討論溝通，甚至辯論（對！有時候辯論很重要。當老闆的你，接受部屬和你辯論嗎？），那麼這些最後產出的文件，真的就是nothing。
第二個「不是」：年度計畫不是目標的分解
我看過一家公司臺灣區業務部的年度計畫是這樣：
天啊！我的眼睛看到了什麼？以上這個例子就是標準的目標分解，也是標準的垃圾計畫。
計畫是為了達到目標，但是目標一旦確定之後，最不需要被管理的就是目標。因為目標是果，行為是因。管理的重點是掌握這些因（行為），然後產生果（績效），而不是把大目標轉成中目標，中目標再轉成小目標，這種無間道式的輪迴。
所以確定目標之後，要往下分解的必須是某些關鍵行為。這些行為大致可以分成以下三類：
- 必須解決的重要問題
- 必須掌握的關鍵資源
- 必須發展的關鍵能力
只有當計畫分解到行為層次的時候，這個計畫才有意義，也才可管理。
兩個「必須」
第一個「必須」： 行動和目標之間必須有邏輯上的緊密關聯
有位同仁今年目標是「業績做到1000 萬」，而行動項目之一是「多益考到800 分」。那我們就要問，多益考800分當然不錯啊！問題是這樣的成績和業績有什麼關係？
如果這位同仁的工作完全不需要用到英文，那麼學好英文這件事就是屬於自我成長的領域，絕對是好事，卻也絕對和績效無關。多益考到990滿分，業績可能一樣爛。
再比方說，如果目標是「產品不良率降到0.5%以下」，而行動項目是「全員取得某種技術證照」。那要問的就是，之前的不良產品，有多少比率是因為人員操作失誤造成的？如果之前的產品不良原因大部份是機械老舊造成，那麼人員訓練得再好，也於事無補。
所以計畫不是作文比賽，而是建立在事實的理性溝通及分析。
第二個「必須」：必須接受公司資源有限的現實
經理人的天職是「限制條件下求最佳解」。如果你的公司資源無窮，要什麼有什麼，那其實你也沒什麼價值了。反正凡事開外掛，過不了關就課金買裝備，那算什麼高手？
我也看過另一種垃圾計畫，長篇大論，但中心思想就只有一個：我的部份都很好，問題之所以還沒解決，是因為公司不給資源。
舉例來說，客服單位要達到零客訴的目標，其實也不難。只要把握一個原則就好：不管客戶要什麼，我們都給。這種孝感動天的服務，客戶當然滿意，但公司很快也會倒閉。所以在公司資源有限的條件之下，思考如何透過創意和努力仍能完成目標，這才是有價值的計畫。而要做到這點，就又和第一個「不是」所提到的，透過「planning」的過程，團隊共享資訊、增進了解、盤點資源這三點息息相關。
以上這兩個「不是」和「必須」的觀念都搞清楚了，那計畫就很有機會成為企業提昇績效的好工具。但是當然這只是開始，還有很多步驟以及「眉眉角角」要到位，才能真正發揮年度計畫的威力。
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本文內容出自《等人提拔，不如自己拿梯子往上爬：該懂卻沒人教，在企業裡成功向上的三眉角》，由 蔚藍文化 授權轉載。
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