每年到了第四季，人資單位中的訓練部門，除了為撰寫下一年度的訓練規劃案苦惱，更令人頭大的，當屬部門年度教育訓練預算編列了。預算編的太多可能會被老闆懷疑而引發信任危機，編的太少又擔心下一年度想做事卻無可用資源。更令人提心吊膽的是，不知道到底老闆會不會砍訓練預算，因此，年度教育訓練預算的編列必須謹慎以對。

以下提供幾個人資部門在編列預算時，必要列入評估的重要項目提供參考：

一、教育訓練費
 

廣義的教育訓練費指的是，辦理教育訓練時會發生與訓練直接相關費用，定義較為籠統，為避免預算預估失準，通常會再將此費用拆解成更細，例如，講師鐘點費、員工申請外訓補助費、高階主管在職進修補助費、講義印製費、餐費等。其中餐費的支出，建議應該要明訂每堂訓練課程是否要供餐，以及每個人可以使用的供餐金額，避免後續爭議。

建議相關費用的編列，要以未稅方式進行編列，通常以月為單位進行費用編列，較好做為來年度預算動支管理的檢核參考。因此，若希望預算能編列精準，年度教育訓練計畫就必須要寫得詳細、完整，且能確認在什麼時間辦什麼樣的訓練。
 

二、差旅費
 

教育訓練的費用發生，另一塊動支較大的部分就是差旅費，通常這部分的費用可以拆成兩部分，一個是訓練人員因為辦訓需求，往返各地的差旅費；另一個部分是公司內部同仁，因為訓練課程的關係，必須往返各地產生的費用。

老實說，此部分的預算可以說是最難估的部分，因此在預算編列時，應該要預估每堂訓練課程預計在哪邊舉辦？以及預估每堂課程各地會有多少學員參加？通常此部分預算的編列前，人資單位應該要有一份可供公司同仁依循的差旅費申請參考標準，例如，開車的油單補助、各地往返交通車資補助金額等，方能讓差旅費的預估較精準。
 

三、雜支費用
 

訓練課程的舉辦，除了教育訓練費與差旅費，另一個較繁雜的預算當屬雜支，包含許多可能額外購買的雜項購置，例如衛生紙、紙杯、清潔用品等，或是有些資料必須要寄送的郵資、宅配費，以及其他可能因為訓練課程臨時性需求，必須購置的相關輔助教具等，簡單來說，這部分金額發生較不定期，屬於臨時性的需求。

因此，此部分的預算編列，通常採取每月定額預估的方式處理，建議在編列時，可以參照前兩年的預算編列狀況進行編列為佳。
 

四、其他
 

每家公司除了上述基本教育訓練相關預算必須編列，或多或少還會有一些不同的費用可能產生，例如，有些公司會提供同仁課外閱讀書籍，或是訓練單位定期購置圖書與雜誌，又或者訓練單位本身有專屬公司車，甚至還有些公司為獎勵學員努力，會提供獎學金等，此時就會依照各公司狀況，進行相關預算編列，其原理原則皆相同，只要預計會發生的費用部分，都應該將其預算化，以利管理。



文/ 盧冠諭