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公司主管太多!怎麼辦?|菲大專欄

公司主管太多!怎麼辦?|菲大專欄-HR

 

多年前在一家跨國公司工作時,老闆找我去他辦公室,拿出一張國外廠二個月前提出的幾十萬元機器採購申請案。

「簽了二個月才到我這裡,在我之前已有七位主管簽名,我只認識最後的二個!」

「您的事業越做越大啊。」

「公司大不表示一定要這麼多主管,你去想辦法看能不能減少一些主管!」

 

相信有些公司老闆也有類似的想法。馬雲說過一個笑話,現在很多新創公司只有二個人,一個是CEO,另一個是CFO。其實在一些公司裡,也經常看到「主管太多」的現象,特別是創立越久的公司越常見到這樣的狀況。對公司而言,主管多是好還是壞呢?相信大部份的人心中都有答案!

 

哪些主管會被檢討?

我們常說當主管要帶人帶心,做好領導統御等管理技巧,一般的認知,所謂的「主管」是有帶人,不帶人就不是主管;非主管人員只要管事,把事情做好就好,而主管除了管事還要管人。這道理很簡單,但為何還是有一些公司有「主管太多」的困擾呢?

主管會議來了一堆主管,有些主管從頭坐到尾,不發一語到散會;公司日常作業小從員工的請假單,大至新投資案決定,相關主管都要蓋章簽名,以示「負責」,層層向上到核決主管,往往在決策的過程中,有些主管只有橡皮圖章的功用,只因為他掛主管職。然在組織規劃作業的檢討實務中,以下的狀況常會被檢視其合理性:

 

    一、沒帶人或帶人太少的主管。

    二、官多兵少的單位。

    三、沒有單位歸屬的主管。

    四、一個單位有正、副二位主管。

 

為何以上的主管會被拿出來檢討呢?最主要的考量還是「效率」!主管要負責其職責範圍的審核及決策,如果主管太多,恐會拉長決策的時間,造成決策反應速度太慢的問題;在一般的行政作業方面,主管也要處理相關的必要管理,主管太多會讓人覺得行政效率不彰、官僚化。然而這些主管之所以是主管,都是老闆和其主管對他的工作肯定才給的,不是他們的錯啊!現在因為要強化作業效率就要檢討,該如何檢討呢?公司應該有多少主管才算合理?

 

組織架構決定主管編制人數

首先,既然是主管就要名正言順,主管的編制來源是公司組織架構,公司組織圖裡出現的單位才是名正言順!例如哪個課的課長?哪個組的組長?在組織圖裡要有清楚的單位名稱。一家公司的組織圖必須是董事長或總經理核准後公告,其他主管說了不算數,有些主管認為可以決定他的部門組織,想怎麼增設新單位都可以,這是大錯特錯的想法!即使有編制不一定要有一個主管,可以由其他主管兼任,但沒有組織編制就不應該有主管職缺;編制不是一成不變的,如有組織變更的想法,應該去找老闆、總經理討論,確認之後再公告實施。

這裡順便提一下組織圖的畫法。組織圖是以公司整體運作的功能分工為準,不是以「人」!所以組織圖必須不要考慮目前誰是主管,等完成各單位名稱的功能架構圖後,才套入現有單位的主管及人員數量。

 

主管的管理幅度

組織規劃作業常用「管理幅度」來檢視各主管管理工作的負荷,所謂的「管理幅度」是指直接指揮管理的下一階人員的人數,不是該單位的全部人數。然而主管的管理幅度沒有一定的人數標準,要視公司作業運作及職掌工作性質而定,一般來說,直接單位主管的管理幅度要比間接單位主管要多,資深下屬越多的主管的管理幅度要越多,能力越強的主管的管理幅度要多一些。實務上,當我們用管理幅度檢視現有組織時,不需要先制定一個管理幅度標準,只要用管理幅度的概念,加上公司現在的運作需求,比較公司內部類似單位之間的差異,檢視有哪些單位或主管可能需要調整。進行主管管理幅度檢視不是針對某些個別主管,而是從公司作業效率提升的角度,這點是非常重要的,否則會遭遇那些被檢討的主管強烈反彈。

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