疫情傳播時代，人資需要改變什麼？｜尤昭權專欄
2020年剛開始，新冠肺炎疫情就這麼突然的鋪天蓋地而來，不僅影響了全球人類的生命健康，衝擊了經濟情勢，也正悄悄的改變每個企業的營運方式。在這一波疫情爆發的同時你所在的企業內部逐漸產生了什麼樣的變化呢？而身為企業裡面的人資單位，是否感受到這一波的衝擊，同時又做了什麼樣的改變或是被迫做出什麼樣的改變呢？
在現今的企業當中，人資單位除了負責原有的「選育用留」整個階段作業以外，幾乎也同時涵蓋了組織運作，制度管理，部門協調，工具運用等等的範疇，而之前在原有正常情形下運作的各種習慣，遇上了足以癱瘓企業營運的疫情爆發時，不管從外部或是從內部，人資單位都必須做出改變與調適，才能陪同企業一同度過難關，同時也發揮人資單位在企業營運內的重要角色。接下來就讓我們來思考一下疫情爆發以後改變了什麼？
-第一線反應
記得疫情剛爆發時的那幾天，當我們看到各類報導開始出現了疫情似乎有爆發及失控的危機時，不管是手機的通訊群組或者是網路上的社群群組內，人資朋友似乎都在同一時間跳起來了，各種資訊的提供、交換或是互助，轉眼間就在人資的社交圈裡大量爆發。
你不禁會問為什麼？這不是應該是醫療單位或者是安全衛生單位需要第一線的反應嗎？為什麼是HR? 其實就企業內部的管控與員工安全來說，人資單位幾乎是很難不在第一線做出立即的反應，並透過與職安衛單位的互助與協調，才能全面性的做出對策與防治措施．所以我們看到在目前各大企業當中所成立的疫情反應小組或是緊急應變組織，幾乎沒有企業將人資單位排除，甚至部分企業是由人資單位擔任最高的指揮權限或是與職安衛共同擔任第一線反應小組。
幾個月下來新冠肺炎的疫情還沒有減緩，而人資朋友的即時反應也沒有停歇，甚至必須開始留意到後期的企業營運紓困與相關補助措施的掌握，這裡又開啟了另一項連結：財務．同樣的人資單位仍然會處於第一線的反應單位。
-對話與溝通媒介
應該沒有人反對人資單位是最常接觸員工或是內外部利害相關者的單位了，過去面對面溝通與對話是最直接的模式，例如安排面試求職者，跨部門會議溝通，員工福利事項，勞資會議，乃至於主管機關稽查，內外部訓練等等，大都是以面對面（Face to Face)及實體（Physical)方式進行，科技的進步早已有了視訊等工具的開發，但企業最終仍希望把人帶到面前見面，似乎這樣才能真正感受到彼此的誠意或是訊息的傳達。
現在呢？社交距離（Social distancing) 開始把人與人拉開，為了安全與健康，這是不得已的改變，但是各項工作仍然得做怎麼辦？改變模式及媒介是唯一辦法，過去我們一直沒有百分百接受的遠距、視訊、雲端等等工具現在都必須成為主流，甚至完全取代現有的溝通模式與媒介，而人資單位更需要直接帶領企業各部門改變溝通媒介。
-訓練思維與工具
訓練的安排一直是HR內部年度計畫非常重要的一環，過去在安排訓練計畫時，我們的思維大多是：類別、對象、時數、預算、內外訓等，現在則必須把平台與工具搬到最前面來看，因為實體課程可能無法進行了，面對面授課、比肩坐在教室或會議室上課也不行了，所有的訓練課程都必須重新思考進行的方式，E-learning線上學習或是Online的視訊課程是唯一解法。
不過企業擁有多少線上學習資源呢？現在開始投入要花多少預算？來不來得及？或是被迫停擺企業內的所有訓練，宣告員工學習中止．這是負責訓練規劃的HR朋友必須正視的問題與改變，所以把今年的年度訓練計畫拿出來重新設計一遍吧，這個舊版本已經無法面對現今疫情的改變了。
-會議模式
多少年來，我們一直習慣面對面會議，除非是跨國或是遠距需求企業才會採用視訊或是通訊軟體進行，但很奇妙的是人總是希望能夠真正面對面一次，因為有些問題或是有些話語在網路會議上就是難以啟齒，所以辦了再多場的線上會議，也總有會進行到實體會議的時候。
在病毒肆虐之下，我們開始被迫接受這樣的事實，所有會議都以視訊或是網路通訊方式展開，即便參與會議的人可能都在同一個辦公樓層，或是就在隔壁辦公室，但能一起見面的地方不是公司大廳，而是線上會議室。從世界各國開始封城，員工改為在家上班(Work from Home)後，這種模式就越加存在，人資單位在安排會議時也不再是預定辦公大樓裡的會議室，而是預定線上虛擬會議室。
同時隨著時間經過，越來越多的會議採用線上方式進行後，員工也開始習慣這樣的模式，我們不禁要思考，如果有一天疫情結束，我們還會回去以前的模式嗎? 或是大家都覺得線上會議就很方便了，就不再需要實體會議室了呢?
-遠距上班
上述的改變可能都還可以發生在辦公室內，但一旦疫情嚴峻時，在家工作（Work from Home)或是遠距上班、在外上班（Work outside the office)就成為一種常用的模式，之所以稱之為常用模式而不是新的模式是因為與遠距上班並非新的概念或是規範，早在民國104年就制定了「勞工在事業場所外工作時間指導原則」，針對可能發生的狀況作出導引，只不過HR朋友大概沒想過這會突然成為一種大規模使用的原則，而不是少數的例外。所以人資單位必須即時作出反應，著手將勞動部的指引轉換到企業內部實施，並且讓這套流程成為必要的工具之一。
如同遠距會議應用的道理，隨時這種模式延續，企業或許會開始思考我是不是一定非得把員工拉回辦公室內，還是在這種模式下找出一個可以長久運行的規則呢？
-營運策略
全球經濟預測將大幅衰退，並且陷入無法預知期限的憂慮當中，每年度人資與幕僚單位在制定營運策略時，應該很難有企業會主動把這突如其來的病毒疫情放入風險預測當中，但現在這風險儼然呈現，來得快又急，企業營運策略是否需要調整? 如果經濟情勢繼續走下坡，那人資該怎麼協助在營運策略上改變呢? 其中最首要的還是自於主管機關的法令調整，不管是經濟部、勞動部或是行政院，相關的措施將擴大到企業紓困、融資、振興、勞動補助等等面相，過去HR可能最在乎勞動法令的修改與如何避免勞動糾紛與違法，現在你更需要的是如何取得政府對於企業或是勞工的紓困、補貼。
因為除了HR單位主動與財務或是法務部門合作，企業裡很難找到可以擔起此一重擔的單位，而人資的在營運策略上的角色也將由內部幕僚提升為內外均須兼顧的橋梁角色，而且還必須掌握外部即時資訊。
-結語：全方位的改變
過去我們常鼓勵人資工作者應該培養全功能（Full Function)的技能，才能在人資領域上融會貫通，發揮關鍵職能，現在全功能的技能已經不足以應付局勢的變化，更何況這是看不見的外部威脅，敵人只在顯微鏡之下現形。
全功能加上全方位的改變才能從人力資源角度協助企業作出應變，渡過難關．身為人資工作者在歷經這波疫情考驗時，必須有更長遠的思考模式，假設本文內所提到的改變都變成一種常態呢？有沒有可能多數的員工即使在疫情過後再也不回辦公室上班了？會議永遠都被視訊跟線上模式取代，再也不需要實體會議室呢？員工訓練也變成大量投入在虛擬世界內進行，e-learning將取代HR跟課開課的模式呢？更重大的挑戰是如果你所在的企業類型必須拆分成兩種運作模式，HR又該如何規劃呢？疫情傳播時代，人資需要改變的課題已經迫在眉梢，並且加速你的應變，我們除了與病毒對抗，也必須與時間賽跑，一切都是現在進行式！
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本文由 尤昭權老師 授權轉載
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