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遠端打卡≠責任制、待命時間也算工時!這些出缺勤紀錄準備好,勞檢沒煩惱

動腦時間:工時紀錄是勞動檢查的重點項目。若公司想要保護自己,記得要確實留下打卡紀錄,以證明公司有遵守工時規定喔!

遠端打卡≠責任制、待命時間也算工時!這些出缺勤紀錄準備好,勞檢沒煩惱-HR

▲合法的工作時間計算:這些出缺勤紀錄準備好,勞檢沒煩惱。圖片來源:freepik

文/陳業鑫

合法的工作時間計算:主管主動紀錄出缺勤,檔案至少保存五年

在工作時間的認定上,法律對企業其實是相對嚴格的,也使得企業們必須要主動出擊,才能確保自己的權益沒有受損。

有時候,員工超過下班時間才打卡,並不是因為需要加班,他們可能只是因為想要避開下班的塞車尖峰,或是因為其他私人原因而逗留在辦公室。但如果公司無法舉證員工「不是在加班」,那麼主管機關還是會依照員工自行打卡的時間,認定他(她)是在加班,倘若公司沒有支付加班費,就是違反勞基法,可能被開罰。

為了避免這種爭議,主管應該要謹守主動記錄的原則,管理員工的上下班時間,並且在工作規則中訂下明確的打卡及加班規則,例如規定「勞工有加班之需要者,應於加班前填寫加班申請單,並經核准後,始得加班且依規定發給加班費」,如此一來,若有員工未經主管同意私自加班或過了正常下班時間還留在公司,公司才有理可據。

至於什麼才是符合規定的出勤紀錄呢?根據法律規定,員工每天的正常工作時間不能超過八小時,每週不能超過四十小時,而且每工作四小時,至少要有三十分鐘以上的休息時間。如果以最常見的「朝九晚六」,即早上九點上班,晚上六點下班為例,中間午休的一個小時,其實就是兩個三十分鐘的休息時間相加,公司必須要求員工在上、下班時打卡,更謹慎一點,最好可以在勞動契約及工作規則內約定午休的具體起迄時點,避免出現超時工作的爭議。

這些出勤紀錄不僅要以「分鐘」計算,且檔案必須保存至少五年。打卡的形式並沒有限制,但千萬不要求取捷徑,代員工直接打下班卡,或是要求員工先打下班卡再繼續工作,如果遇到這種情況,勞檢員還是會透過其他的方式蒐證,反而自找麻煩。

在辦公室裡還算好管理,但如果員工因為常需要出外勤,很難判定他實際的工作時間;或是因為出差或其他原因,無法打卡記錄上下班時間,又該怎麼辦?

一般而言,你可以跟外勤員工約定,用他平時的上班時間,來計算在辦公室外的工時,如果員工可以證明自己的確有加班,例如用電子郵件或 Line 回傳,那你就有義務要照實記錄、並給予加班費。

要特別注意的是,雇主的主管永遠「有義務」要「主動記錄」員工的工作時間,並注意員工的出勤紀錄有無異常,若出勤紀錄顯示員工上下班時間超過正常工時,就要主動跟員工核對到底由無加班,若沒有加班只是逗留在辦公場所,就要立即會同員工更正或註記於出勤紀錄上,以免之後被誤會苛扣員工加班費。如果員工因為出差而無法自行打卡,那麼你更要積極管理,而不是便宜行事。因為剛剛提到過,法律在工時的認定上,認為是資方的責任,員工若未能或不便確實打下班卡,主管就必須發揮管理功能,主動記錄。

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