遠端打卡≠責任制、待命時間也算工時！這些出缺勤紀錄準備好，勞檢沒煩惱
動腦時間：工時紀錄是勞動檢查的重點項目。若公司想要保護自己，記得要確實留下打卡紀錄，以證明公司有遵守工時規定喔！
▲合法的工作時間計算：這些出缺勤紀錄準備好，勞檢沒煩惱。圖片來源：freepik。
文/陳業鑫
合法的工作時間計算：主管主動紀錄出缺勤，檔案至少保存五年
在工作時間的認定上，法律對企業其實是相對嚴格的，也使得企業們必須要主動出擊，才能確保自己的權益沒有受損。
有時候，員工超過下班時間才打卡，並不是因為需要加班，他們可能只是因為想要避開下班的塞車尖峰，或是因為其他私人原因而逗留在辦公室。但如果公司無法舉證員工「不是在加班」，那麼主管機關還是會依照員工自行打卡的時間，認定他（她）是在加班，倘若公司沒有支付加班費，就是違反勞基法，可能被開罰。
為了避免這種爭議，主管應該要謹守主動記錄的原則，管理員工的上下班時間，並且在工作規則中訂下明確的打卡及加班規則，例如規定「勞工有加班之需要者，應於加班前填寫加班申請單，並經核准後，始得加班且依規定發給加班費」，如此一來，若有員工未經主管同意私自加班或過了正常下班時間還留在公司，公司才有理可據。
至於什麼才是符合規定的出勤紀錄呢？根據法律規定，員工每天的正常工作時間不能超過八小時，每週不能超過四十小時，而且每工作四小時，至少要有三十分鐘以上的休息時間。如果以最常見的「朝九晚六」，即早上九點上班，晚上六點下班為例，中間午休的一個小時，其實就是兩個三十分鐘的休息時間相加，公司必須要求員工在上、下班時打卡，更謹慎一點，最好可以在勞動契約及工作規則內約定午休的具體起迄時點，避免出現超時工作的爭議。
這些出勤紀錄不僅要以「分鐘」計算，且檔案必須保存至少五年。打卡的形式並沒有限制，但千萬不要求取捷徑，代員工直接打下班卡，或是要求員工先打下班卡再繼續工作，如果遇到這種情況，勞檢員還是會透過其他的方式蒐證，反而自找麻煩。
在辦公室裡還算好管理，但如果員工因為常需要出外勤，很難判定他實際的工作時間；或是因為出差或其他原因，無法打卡記錄上下班時間，又該怎麼辦？
一般而言，你可以跟外勤員工約定，用他平時的上班時間，來計算在辦公室外的工時，如果員工可以證明自己的確有加班，例如用電子郵件或 Line 回傳，那你就有義務要照實記錄、並給予加班費。
要特別注意的是，雇主的主管永遠「有義務」要「主動記錄」員工的工作時間，並注意員工的出勤紀錄有無異常，若出勤紀錄顯示員工上下班時間超過正常工時，就要主動跟員工核對到底由無加班，若沒有加班只是逗留在辦公場所，就要立即會同員工更正或註記於出勤紀錄上，以免之後被誤會苛扣員工加班費。如果員工因為出差而無法自行打卡，那麼你更要積極管理，而不是便宜行事。因為剛剛提到過，法律在工時的認定上，認為是資方的責任，員工若未能或不便確實打下班卡，主管就必須發揮管理功能，主動記錄。
若不想要這麼麻煩，最省事的方式就是事先約定好一套外勤、出差的打卡規則，並且記錄在工作規則之中。例如，「凡是出差員工須先以網路申請出差，其中每日的上班時間以正常上下班時間計算，若有需要加班，必須第一時間告知主管並徵得其同意，加班結束後也須回報。」
這樣的做法，不僅可以更妥善的管理出勤紀錄、避免不必要的加班成本，也為公司設下一個保護機制，避免工時認定的各種糾紛。
另外，雖然政府要求每間公司都要留存員工每天的上下班紀錄，不過考慮到許多職務特性並非在固定場所工作，因此新增了一套「勞工在事業場所外工作時間指導原則」，讓公司可以跟員工約定透過GPS紀錄、行車紀錄器、手機打卡、網路回報、對話紀錄、客戶簽單等方式，替代傳統的打卡紀錄。
不過主管們可別誤會，遠端打卡並不等於「責任制」，公司仍然必須遵守一天正常工作八小時的上限，只是放寬了打卡的地點及方式，做為主管，仍然有詳實記錄員工每一天工作時間與加班狀況的責任與義務。尤其要管控好員工是否有自行加班的事情發生，最好的方式是約定好一套申請加班的SOP，讓員工在加班前先向主管請示，得到同意之後再以書面方式留存最為保險。
最後給個小提醒，現在很多主管喜歡在下班後用通訊軟體如 Line、臉書Messenger 交代工作，但依照這套「勞工在事業場所外工作時間指導原則」，主管若在下班時間用通訊軟體、電話或其他方式要求員工工作，員工有權利可以拒絕，或是以此為訊息作為證據，自行記錄加班時間，這些下班後才交付的工作一樣得計算工時、加倍支付加班費。
所以，如果不是太重要的事，不妨就留到上班日再交代，以免壞了員工下班後的放鬆心情，也導致公司要負擔額外的加班費用。
待命時間也算工時！ 休息時間很重要
除了工時以外，「休息時間」也是主管們必須正視的管理議題。過去幾樁勞工的抗議行動中，「休息時間」都是核心爭論點之一。包括空服員動輒面對八小時以上的長時間航程，或是醫護人員在緊急時刻必須連續進行手術，都讓勞工在長時間的工作下精疲力盡，不僅可能損及員工健康，也可能影響工作表現。
事實上，《勞基法》有明文規定勞工每工作四個小時，就必須給予三十分鐘的休息時間，以確保勞工有適當的休息，不至於過於勞累。但這個休息時間的重要性時常被忽略，無論是把要求員工在午休時間一邊吃便當一邊開會，或是讓員工利用中午時間跑外務，這些情況全都違法，因為真正的休息時間必須要完全自由、不受公司控制，除非像是上面提到的空服員、醫護人員，因為工作性質的連續性與緊急性與一般員工不同，公司才可以在工作時間內另行調配休息時間。
工時跟休息時間時有爭議的行業還有客運司機。每當國道客運發生事故時，抨擊雇主讓司機過勞的聲浪就會隨之而起，其中最常被討論的部分就是：待命時間是否算工作時間？客運司機的每次來回跑一趟大約是九小時，但難道只有手握方向盤的時間才算是工作時間嗎？出發前檢查車子、抵達後打掃車廂，還得幫車子加滿油才能回家，這些到底算不算工時？若全部計算下去，客運司機一天的工時很可能長達十二小時以上。
針對這個問題，勞動部明確給出答案：除了手握方向盤的行車時間外，包括熱車時間、洗車時間、加油時間、保養時間、待命時間等，只要是在雇主指揮監督下的時間，都會被認定為工作時間。
雖然一般公司行號與駕駛行業的性質不同，但原則也是一樣的，凡是在公司的指揮、監督下工作，都算是工作時間。例如，你在午休時要求員工回覆客戶電話、或是要求員工吃飯時還得隨叫隨到，在法律上就等於剝奪了員工的休息時間。
簡言之，工作時間與休息時間的區隔，就在於「是否受雇主指揮監督」以及「是否能自由行動」，如果兩項條件符合其中一項，就應該列為工時；反之則為休息時間。
另外還有一個時常被忽略的細節，就是所謂的「晚休」。正如午休是早上及下午工作間的休息時間，「晚休」則是下午及晚上工作間的休息時間，在開始加班之前，員工應該要有至少三十分鐘的休息時間，這是許多公司以及主管經常忽略的部分。
但在實務上，員工一定會排斥「晚休」，因為多數人只想要趕快做完事情回家休息，而且晚休是沒有薪資的，當然會想要直接略過。但做為主管，你必須要落實這三十分鐘的休息時間，否則一樣會違反《勞基法》第三十五條，可以被罰 兩萬元至一百萬元的罰鍰。
工作時間是主管機關在勞檢時非常注意的關鍵點，建議主管們必須有制度的管理員工的上班時間，包括如何有效率的打上下班卡、詳實記錄外勤及出差員工的工時，並且給予員工應有的自由休息時間。這些積極作為雖然較花費時間及心力，但對員工、公司雙方來說，都是一種保障，務必要落實。
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本文內容出自《懂一點法律勞資不對立，管理不犯錯》，由 天下雜誌股份有限公司 授權轉載。
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