在家工作搭配雲端打卡！搞定WFH差勤認定
▲在家工作搭配雲端打卡！搞定WFH差勤認定
台灣近日新冠肺炎（COVID-19）本土病例來勢洶洶，全國進入三級警戒，不少企業為防疫，啟動「居家辦公」（work from home，以下簡稱WFH），但在家工作可不只是「無法和同事面對面」這麼簡單！
從員工自律到到出勤紀錄，企業與職工都應該做好準備，否則輕則工作效率不彰，企業喪失競爭力，重則可能直接違法！
只要符合這些條件 都可以在家辦公
員工是否WFH，法律上沒有特別的規定，就算沒有疫情，只要符合下列3個條件，也能WFH：
1、工作性質配合：這是先決條件，即工作不需要在特定地點，即可單人完成。
例如維護公司伺服器硬體的IT人員，因為不可能把伺服器搬回家，就無法WFH。或又如廚師、保全員等，都無法離開工作地點WFH。或又如需要工廠大型設備、或生產線合作才能完成的工作，也無法WFH。
2、軟硬體配合：員工自備電腦、手機等硬體設備，搭配各類遠距會議、差勤管理軟體，雖然在IT發達的台灣，WFH的硬體設備大都不是問題，但軟體的配置卻常有漏洞！
例如很多公司缺乏VPN（Virtual private network）致使員工無法連上公司內部網路，或差勤軟體功能不足，無法遠端打卡，紀錄工作內容等狀況。
3、公司組織架構與文化配合：這屬於個案因素，如果公司組織分明，員工不需主管事事督導，也能自律並有效率的完成工作，WFH自然不成問題。
相對的如果公司內部分工不明，組織架構混亂，需要員工面對面溝通才能釐清，或是員工習於在長官監督下才認真工作，一但沒人監督就怠惰散漫...等情況，除非防疫等強迫因素，否則都不適宜WFH。
「不在辦公室，也能辦公事」 但效率是問題
因為科技進步，加上有些工作的型態偏向外勤（如業務），所以除了 WFH，不須進入特定辦公室的「遠距辦公」、「異地辦公」，在 2019 年疫情襲捲世界前，就已經大行其道。不過如以防疫為前提，前述遠距與異地辦公，在疫情期間應該也併入了 WFH。
WFH 的優點除了防疫，還能夠節省通勤工作時間。但是很多人在家工作容易陷入工作沒效率的拖延循環中，原因是沒有主管的督導，以及避開了同事的眼光，家中又有床與冰箱等誘惑，甚至小孩與家人也在家防疫，有形無形的干擾…等等。
前述干擾都會讓員工工作效率大為降低，所以現在雖然科技發達，但無疫情時，在辦公室工作仍是常態。
故如何讓公司掌握「不得不」WFH 員工的工作狀況，就成為許多公司的難題，本文先介紹相關法律規定，再提供實際的解決方案。
▲針對企業實施在家工作／遠距辦公等措施，勞動部提醒相關權益不可少喔！圖片來源：翻攝自勞動部臉書粉專。
關於 WFH 員工差勤紀錄的法令
根據勞基法第 30 條第五項的規定：「雇主應置備勞工出勤紀錄，並保存五年」。但許多企業根本沒有員工線上刷卡系統，只要員工一WFH，馬上面臨無出勤紀錄的違法問題。
除此之外，由於WFH可能讓企業無法掌握員工的「工作品質」問題，勞動部於105年發布「勞工在事業場所外工作時間指導原則」，對「電傳勞動工作者」的工作型態，有如下規定：
- 本指導原則所稱之電傳勞動，指勞工於雇主指揮監督下，於事業場所外，藉由電腦資訊科技或電子通信設備履行勞動契約之型態。（白話文：藉由電子設備，主管才能監督員工的工作型態）
- 電傳勞動工作者工作時間之分配，應由勞雇雙方約定並依約履行。又電傳勞動工作者自主性高，較易自由調配工作時間及休息時間，有關實際出勤情形及確切休息時間，應由勞工自我記載(如工作日誌等)，並透過電子設備（如線上登錄系統等）記錄後電傳雇主記載。（白話文：在家或遠距工作不是放牛吃草啊，要寫工作日誌還要傳給主管！）
- 因電傳勞動工作者工作場所多半非在雇主之事業場所，雇主對於勞工之延長工作時間難以管控或為反對之意思表示，有關延長工作時間，應採事前申請或約定等方式為之。（白話文：WFH想加班要先申請或談好。）
換言之，WFH 除了防疫，在工作效率上要能實現公司與員工雙贏，一套符合法令規定，能夠快速部署，企業 IT 人員以及員工都能快速上手的 E 化雲端人資管理系統，已是企業營運必要建置的基礎設施。
不但因應疫情，還能強化企業體質的「1HR」
企業的人資系統其實相當重要，除了差勤的法規遵循需求外，如能透過E化平台整合 HR 人員在選、育、用、留各階段的管理流程，讓 HR 人員隨時掌握人力資源動態，協助組織進行更完善的人才管理與決策，必能大幅強化企業競爭力！
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▲1HR系統的差勤管理模組已開發APP供員工使用，對企業主管與HR人員來說，各功能齊全便利。
1HR 具有雲端系統架構，不但企業無建置與維護成本，使用者也無時空限制。此外企業可依照自身需求彈性，選購各種功能模組，擴充性極佳。
因應不同企業與組織型態，1HR 也有許多不同模組、組織、部門或角色可彈性設定權限！操作介面更是直覺與人性化，針對各家企業內部流程，輕鬆彈性調整！
以 WFH 為例，1HR 除了能能彈性設定個人差勤及給假規則；支援多樣班別規則與線上簽核管理；簡單快速排班，彈性滿足多種產業的排班需求……
更重要的是 1HR「支援 APP 等各種打卡方式」，除了傳統打卡鐘匯入、系統線上打卡外，先進的 GPS、Wi-Fi 等各種打卡方式皆可支援！可限定地址、限定 IP 打卡，針對外務人員公出打卡，還可進行事後審核機制！
1HR 不但幫助企業人資效能提升，更能帶動員工產能躍進與企業決策效能大升級！
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