是主管表達差，還是員工笨：為什麼員工做的總跟你要的差太多？
例如，你下個星期一早上要開專案會議，如果安妮是一位才來公司報到三個月的助理，你就必須讓她準備以下資料，才確保不致出錯：
Who人：他是誰？單位、職稱、其他相關人等。
「安妮，請你邀請業務部經理、督導、業助共八個人來開會。你擔任紀錄，總經理會主持這次會議。」
What 事：下達指令的主題是什麼？
「這次會議要報告今年通路狀況，並且要跟總經理討論明年開拓新通路的策略。你請大家準備好今年Q1∼Q3 的業務資料，包括進貨／銷貨／業績成長／會員基本資料／通路合約。會議中，我會請相關主管每人以5 分鐘進行報告。」
When 時：時間？事件發生於何年何月何日，幾點幾分？
「這個會議在2021 年1 月11 日週一早上10 點召開，預計開到中午12 點。」
Where地：地點？何處？
「會議在公司101 會議室舉行。」
Which物：哪一個？是否牽扯到決策的選擇？
「請你印出所有紙本資料、準備大白板、請每個人帶電腦、現場要能投影，請大家用PPT 報告。PPT 不能超過十頁。」
How 如何做：如何做？人／事／時／地／物相關的指令內容。
「最後，請妳在12 月20 日前，將會議通知用email傳給業務部經理、督導、業助以上共八人，並且cc 給我和總經理。在1 月10 日下午5 點前，用簡訊再提醒所有與會人士，還要附上你的email 和電話連絡方式。」
最後做到「複述」及「確認」。
「安妮，妳可以用妳的話複述重點給我嗎？」
資訊好多！是的。身為主管，每天要下達的指令，每天要做的決策如此多，每次都這麼完整地說一次，實在太花時間了。也因此我們才會建議，下達指令要留意員工的成熟度，成熟度愈高，下達指令可以愈簡要。下達指令簡要，溝通成本降低，主管才更有精力專注在提升績效、爭取機會、解決問題等其他決策類問題。
因此，你就可以理解，為什麼許多的管理學當中，不斷在提醒主管，要運用「賦權」（Empowerment，來自社區健康心理學研究，強調個人對自己的生活有掌握的權力及參與的機會），以及「授權」（Authorization，來自1950 年代的管理哲學，認為主管應將原屬自己的權利、職責部分轉移給N-1 下屬），讓部屬可以藉此提升成熟度，擁有更多自信，進而對任務有認同感。一個成熟度高的員工，即使你沒有提供完整指令，他仍會試著自己解決問題，展現績效。
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本文內容出自《拒絕職場情緒耗竭：24個高情商溝通技巧，主動回擊主管、同事、下屬的情緒傷害》，由 天下雜誌 授權轉載。
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