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他也可以做,為什麼一定要我做?搞懂「分派工作」的精隨,讓你不招人怨

動腦時間:分派工作是讓員工有機會發展專業,還是製造憤怒呢?

對管理者來說,分派工作一直是項艱難的任務,一不小心就會被認為是在逃避責任,或是偏心某位員工!其實,分派工作是有技巧的,一起來看「不招人怨」的分派工作要怎麼做?

他也可以做,為什麼一定要我做?搞懂「分派工作」的精隨,讓你不招人怨-HR
▲分派工作好難?被指派工作的人不情願怎麼辦?圖片來源:freepik,CC Licensed。

文/理查.福克斯;譯/許可欣、游懿萱

分派工作的障礙

人們為什麼不分派工作?我輔導的客戶經常害怕可能發生的事,對照第九章所說的三項基本驅動力,此處提出一些合理的理由,看看以下的理由是否感覺眼熟?

驅動力A

  • 我喜歡自己工作——那就是我的動力來源。
  • 其他人做得不像我這麼好。
  • 其他人沒有我的技巧或專業,無法做好工作。
  • 事情會做好的——但不會是我想要的方式。

驅動力B

  • 如果我給同事更多工作,我怕他們會不喜歡我。
  • 我擔心工作沒做好,自己得彌補時可能會不開心。

驅動力C

  • 我需要被看到或被注意到︙所以我有沒有功勞很重要。
  • 我喜歡認識組織外的決策者和有影響力的人。
  • 如果這個人工作表現優良,或是成為主要的客戶聯絡人,我可能會失去在組織裡的地位。

一般理由

我沒有時間解釋任務——自己來比較容易也比較快。

行業裡的某些部門可能有其他理由——例如,律師事務所可能有績效管理系統,會基於他們向客戶收取的費用回饋給律師們,因此,個別律師會努力增加自己向客戶收取的時間費用,這個系統可能帶來不幸的後果,團隊成員無法充分發揮、動力不足,且好員工可能會離開組織。

分派過程:規劃要分派的內容

當任何沒有事先通知也沒有準備,就「出乎意料」地分派到工作時,經常會有種被「佔便宜」的感覺。所以,為了使效率最大化,請提前計畫,思考每年或每個月都會重複出現的工作,規劃自己的時間和責任,理想上最好每個禮拜都做,同時也要想想在未來二至四週必須完成的任務,幫助你分辨什麼任務必須分派出去。

花一些私人時間準備要分派的內容,決定要分派給誰,以及對那個人的潛在「好處」,然後和你想分派工作的人進行一場面對面的雙向討論。

有關選擇可以分派的工作,以及分派任務的計畫表,和創建良好結構結果的一些技巧,可見本章最後的連結了解進一步指導。

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