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HR看遠距工作:「不進辦公室」是未來工作趨勢,也是組織文化&個人紀律的試煉

David Burkus提出十個原則中,我覺得有四個原則是相當重要的:

首先是有關於個人特質

遠距工作的公司不代表大多數員工都安靜的在家工作,在分散工作空間的情境下,溝通和合作變得更加重要,尤其是對於工作成果與進展的溝通以及對於工作目標的對齊。

他以投資分析師的工作為例,60%的分析師績效是來自於公司可以提供的資源和所屬團隊成果。
因此他認為,遠距工作中更重視團隊合作、溝通以及積極主動的個人特質,公司在招募時更需要了解這些特質的展現。

接著是有關於關係

在辦公室裡的成員因為空間的形塑下被迫與其他的成員互動,並與他們建立強或弱的聯繫。
然而遠距團隊中,這些自然的互動必須由刻意的活動來取代,避免成員感到孤獨感以及低認同感進而想要離職。也無怪乎最近很多公司在找辦理線上活動的人資,就是想要提升組織成員的關係品質。

作者建議可以辦理比較輕鬆的例如Fika時間、線上用餐、介紹家裡辦公環境,大家一起放鬆休息,聊聊非關工作的話題。
工作時也能夠來個集體衝刺時間,大家一起開鏡頭工作,模擬在一起工作的感覺。人類從集體生活以來,就是透過一是把部落維繫在一起。

刻意的活動就是創造團隊獨有的儀式,來建立團隊的聯繫。

再來是有關於互動

遠距工作時,對於工作的協調相當重要,你再也無法起身就馬上呼喊一個人或是向他詢問問題,所以要清楚地設定溝通的工具與頻率。他將溝通區分為非同步溝通以及同步溝通。
非同步溝通指的像是Email、Slack,不必馬上做回應但仍然維持聯繫的管道。同步溝通指的是需要即時對話的情況,例如電話、語音或視訊會議。作者認為,遠距工作的好處就是維持專注於工作而不受干擾,因此需要減少非同步溝通帶給人們需要即時回復的壓力,例如可以設定多久之內回復即可。
而非同步溝通主要是應用文字,必須要簡潔、清楚的表達與解釋,讓對方能夠理解。此外,由於文字本身缺乏情感線索容易被誤解為負面訊息,應該要注入正面的口吻。

作者透過關於溝通研究的結論發現,只有聲音的溝通會產生最高的同理心準確度,同步溝通使人們更加容易理解他人的情緒、想法和感受。因此他建議,如果遇到非同步溝通無法解決的問題時,講七分鐘的電話更勝於一整天來回的電子郵件及一小時的視訊會議。

我自己的溝通習慣也是面對面討論 > 打電話 > 寫Email。然而打電話前需要先提醒自己,這通電話是否有打擾他人工作的價值。

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