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中小企業也可以採取適當的「營業秘密」策略步驟!

中小企業也可以採取適當的「營業秘密」策略步驟!-HR
▲中小企業也可以採取適當的「營業秘密」策略步驟!(圖片來源:freepik,CC Licensed)

文/中成國際法律事務所 彭成翔律師

律師先前有介紹過營業秘密的文章,傳送門在這裡可以再次複習,接下來我們將根據經濟部智慧財產局提供的「中小企業合理保密措施作業程序」中所提到企業應採取適當之保護營業秘密策略步驟,以下簡述步驟內容:

最高管理階層應有明確的政策聲明與支持

企業管理高層對於營業秘密之管理保護應明訂政策,推動合理保密措施,了解營業秘密管理適用範圍,並可依PDCA模式(即Plan計畫-Do實施-Check檢視-Action修正)落實保護。

盤點機密資訊,分類分級與標示

(一)盤點企業機密資訊

企業應內部清查公司是否有需要保密之資訊,例:自行研發之技術、是否授權他人機密…等。

(二)分級與標示

1.分級:依經濟價值之重要性,區分不同等級,並做標示。例:

  1. 企業最核心之機密

  2. 機密會造成重大損害

  3. 機密會造成相當程度損害

2.標示:明定依機密標示等級須遵守的保管、使用、存取相關規定。

簽訂智慧財產權歸屬及保密約定

(一)聘僱員工/與他人合作

企業無論是聘僱員工或與他人合作時,皆應與其簽訂智慧財產權歸屬及保密條約,並告知應遵守相關保密義務。

(二)員工在職

如有為職務上之變動,就可能涉及營業秘密部分應另行簽定其他保密條約。

(三)員工離職

員工離職前,企業應對其離職前存取營業秘密之情況進行清查;員工離職時,應提醒其注意相關保密義務,並要求繳回/銷毀所持有之營業秘密資訊,斷絕其日後可能存取之權限,並留下紀錄。

資安控管

以下分為三種不同的形式:

(一)人員

管制員工之進出,應裝設保全系統或配置保全人員,掌握進出人員身分及停留時間等。

(二)地點

設定管制區域及規範,例:禁止攜帶相機、手機…等,違者需交出所拍攝或錄製之資料。

(三)文件

  1. 書面文件:應清楚標示「機密」或類似之字樣並存放於特定保管區域內,同時要有管理的專責人員;如需做閱覽或修改需留下紀錄。

  2. 電子文件:如設定檔案使用權限、存取限制、安裝防火牆及防毒軟體,並禁止員工使用未經許可之電腦程序或外部裝置,最後應記錄相關存取紀錄。

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