你還在使用「傳統打卡機」記錄員工出勤嗎？每天核對打卡紀錄，才能掌控員工出勤狀況，整理紙本打卡紀錄費時又不易保存，月底還要人工統計出勤、加班時數…手動薪資結算，勞心又費力！

如何才能高效管理「差勤」作業，你需要的是「線上打卡系統」，讓人事出缺勤管理自動化，把那些重複制式化的工作就交給系統吧！使用線上打卡系統到底有哪些好處呢？

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手機就能打卡/請假/簽核/排班-差勤管理好方便

影音簡介 ►https://www.youtube.com/watch?v=jRXw2vadhVo

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如何紀錄「出勤時間」才符合勞基法規

「上下班免打卡」聽起來超讚的！這可以做為招募員工的好康福利嗎？NO，千萬別犯下這種NG行為，如果雇主沒有依法備置勞工出勤紀錄，恐遭罰9萬至45萬元罰鍰！

關於「出勤打卡」要記錄哪些資料，才符合勞基法的規定呢？

根據勞基法第30條規定：

1.雇主應保存勞工出勤紀錄5年，可使用簽到簿、出勤卡、刷卡機、門禁卡、生物特徵辨識系統、電腦出勤紀錄系統或其他可記載出勤時間的工具來紀錄。

2.出勤紀錄，應逐日記載勞工出勤情形至「分鐘」為止。

3.雇主因勞動檢查的需要或勞工向其申請時，應以書面方式提出。

重點筆記：打卡出勤紀錄很重要，無論員工是遠距、出差、外勤工作，若是無法進入公司打卡，也要設法透過其他方式記錄員工出勤時間，以免違反勞基法而受罰喔！

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使用「線上打卡系統」有 6 大好處

▲自動化管理出勤作業，勞基法規即時更新

1.線上打卡、請假、簽核、排班，方便管理

使用紙本打卡，容易發生代打卡及卡片遺失問題，若有外勤人員無法進公司打卡，在管理上就比較麻煩；若是使用線上打卡系統，能即時掌握出缺勤，員工與管理者透過電腦、手機線上就能完成「打卡、請假、簽核、排班」作業，即使遠端工作也能輕鬆整合「出勤紀錄」。

2.出勤異常即時通知，隨時掌握員工出缺勤

使用線上打卡系統，能夠即時掌握員工的出勤狀態，每當有員工發生遲到早退、沒有打卡、請假、簽核等申請，系統會發出通知提醒，讓主管及人資能即時處理差勤作業。

3.完整保存出勤資料，勞檢不擔心

根據勞基法第30條規定「雇主應保存5年勞工的出勤紀錄」，試想員工的出勤資料，若是採用紙本作業，資料保存難度高，恐發生遺失、紙本變質，若員工人數眾多，大量紙本資料也會佔據許多空間。

若是採用「線上打卡系統」管理差勤作業，所有出勤紀錄都存放在雲端，保存容易也方便即時查看。

▲匯出完整差勤記錄，方便勞動檢查作業

4.系統因應法規更新，確保符合勞基法規

因應勞基法規的更新，系統會隨之更新，幫你判斷差勤規則是否符合法規，不用再費時檢查特休給假、排班工時與排休規則…等，系統設置相關法規貼心提醒，讓差勤作業更省時更輕鬆。

5.快速整合出缺勤紀錄，方便薪資作業

傳統的紙本打卡作業，每月都要透過人工，逐筆核對出勤、請假、加班工時，耗時又容易出錯；使用線上打卡系統，就能「一鍵」匯出完整的出勤資料，方便薪資結算作業。

6.自動化管理差勤作業，減少人工作業時間

線上打卡系統，只要「初次」設定好符合公司的差勤規則，系統就能自動化管理員工出缺勤，系統智慧把關判斷，減少人工處理時間，大幅降低錯誤率。

1HR打卡系統-支援多元打卡方式

▲支援多元打卡：手機GPS / WI-FI /藍芽打卡、電腦IP打卡、打卡機資料匯入

為滿足各行各業的需求，1HR打卡系統提供多元化的打卡方式：

1.手機 GPS 打卡

手機GPS打卡適用於外勤人員、多據點、遠距工作的人使用，員工不受限於辦公室打卡，人資可針對個人設定「多種打卡方式」，並提供「審核機制」方便管理。

2.電腦 IP 打卡、WI-FI 打卡、藍芽打卡

電腦 IP 打卡、手機WI-FI打卡、手機藍芽打卡，適用於內勤人員，員工需要進入辦公室，連到公司網路或藍芽位置才能進行打卡。

3.支援各種打卡機資料匯入系統

1HR打卡系統各式卡機匯入串接，舉凡感應式打卡機、指紋/人臉辨識打卡機等，傳統的紙本打卡機也OK！

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全方位1HR人資管理系統，提供「打卡、排班、薪資」一站式管理平台，能精準掌握人員出缺勤紀錄，進行「排班作業」系統也會提醒變形工時排班規則，以免觸犯法規，還能整合差勤紀錄，3分鐘一鍵完成薪資結算作業，想輕鬆管理人事作業，就立即洽詢 1HR人資管理系統。

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參考資料

勞基法第30條規定

文 : 1111人資觀察員

圖片授權：123RF