HR解惑小教室 - 跟面試者要前公司聯絡方式合法嗎？有關履歷查核，HR一定要知道的事！EP.41
▲HR解惑小教室 - 跟面試者要前公司聯絡方式合法嗎？有關履歷查核，HR一定要知道的事！EP.41
履歷查核（Reference check）是越來越多公司在招募階段，會納入用人與否的判斷標準之一，HR 透過跟求職者詢問前主管/公司的聯絡方式，向對方二次確認此求職者是否真的具備入職能力與條件、與職場真實表現為何，以評估是否錄取，但在個資使用意識抬頭、相關法規持續更新的情況下，HR 在進行履歷查核時，需要注意更多眉角：
案例
小貫感受到他跟空降的新主管在工作願景上實在差太多、處不來，打算換個職涯跑道再戰，今天面試的科技公司 HR 與他相談甚歡，當他覺得勝券在握時，對方一個問句卻讓他僵住了──HR 問他的問題是：介不介意留下前公司/主管的聯絡方式，因為他們後續在評估的時候會做履歷查核、與面試者過去的主管確認一些要項，慌亂之餘小貫還是誠實地在表格中留下現在公司的聯絡方式，但同時他也開始擔憂，要求來面試的求職者，提供他們過往公司的聯絡方式，真的是合法的嗎？假設現在的主管接到履歷查核的電話、要是說他壞話，不就影響自己的錄取機率？
解答
以《個人資料保護法》（以下簡稱為個資法）角度出發，會考量雇主方面以招募為目的、有需要判斷個人職能適性的評估需求，對於個人的職場資訊進行蒐集，是屬必要性與合理性的。但自面試開始到結束、依舊必須遵循個資法的規範，在求職者提供履歷等個人資料時，就已經算是雇主針對個人資料進行蒐集的範疇，於履歷查核前，應依據《個資法》第8條，務必要告知求職者蒐集資料的目的；依據《個資法》第19條需取得使用相關資料的同意。
若違反規定（如不告知使用目的）進行資料蒐集者，除針對當事人須負擔賠償金（500~2萬元）外，對公司行號可依法處五萬元以上、五十萬元以下之罰緩。當然在查核或詰問的過程中，皆必須以和工作相關的問題（學經歷、成果業績等）或資料取得為主，避免詢問和職場無關的問題（個人生活、思想等），以免觸犯《就業服務法》中對於就業歧視的相關規定。
回到案例，招募公司請求職者提供過往公司/主管的聯絡方式，在有明確告知使用範圍與取得使用資料之同意的前提下，是沒有問題的，也建議如果需要進行履歷查核，可以的話置備一份個人資料使用同意聲明書，避免爭議後續發生。
對於小貫而言，在 HR 告知他使用資料的目的與範圍後，可再評估是否須提供/拒絕資料與否。360d才庫事業群提醒，一般履歷查核著重在個人工作能力上的確認，如果接收到的八卦言論多半不會採納，求職者不必太過擔心，若是像小貫這種尚在職就去面試的狀況，也可以向對方表示因為現在自己是在職找工作，尚未向原公司表達離職等原委，可提供其他可供查核的方式，例如非現職之公司/主管等聯繫方式等等。
小提醒
公司 HR 自行在網路上搜索求職者的個人資料，用於閱覽以做為評估適任與否的參考的行為，若內容是由該名面試者自主上傳並且公開對外、透過一般搜尋可以蒐集到的內容資料，如部落格、網站、個人社群媒體帳號等，基本上不算違法，但若要依據搜尋到的資料繼續進行徵信，如打電話到面試者在 FB 上揭露的前前公司詢問事項等等，這類行為則有觸法之虞。
延伸閱讀
Q：請問公司可以一直留著求職者的應徵資料嗎？
A：建議在一開始蒐集履歷或進行面試實務必要讓求職者填寫個人資料蒐集告知及聲明書。內容依照《個資法》第11條規定：「個人資料蒐集之特定目的消失或期限屆滿時，應主動或依當事人之請求，刪除、停止處理或利用該個人資料。但因執行職務或業務所必須或經當事人書面同意者，不在此限。」。
也就是說，面試資料的蒐集目的最終是當事人錄取入職與否，在未錄取應徵者的情況下，一般來說求職者依法有請求徵才公司刪除或停止繼續利用個人個資的權利，但若以特殊執行職務或業務所必須或經當事人書面同意者、另有約定的情況下，公司也可以繼續依法保留面試者的資料，如約定若未錄取公司可以持續保留應徵者資料在公司人才庫中、時限一到予以銷毀等等，原則在於蒐集本資料的目的（徵才需求）是否有延續、以及取得求職者書面同意與否。
引用法條
《個人資料保護法》
- 第 8 條
公務機關或非公務機關依第十五條或第十九條規定向當事人蒐集個人資料時，應明確告知當事人下列事項：
一、公務機關或非公務機關名稱。
二、蒐集之目的。
三、個人資料之類別。
四、個人資料利用之期間、地區、對象及方式。
五、當事人依第三條規定得行使之權利及方式。
六、當事人得自由選擇提供個人資料時，不提供將對其權益之影響。 - 第 11 條
1. 公務機關或非公務機關應維護個人資料之正確，並應主動或依當事人之請求更正或補充之。
2.個人資料正確性有爭議者，應主動或依當事人之請求停止處理或利用。但因執行職務或業務所必須，或經當事人書面同意，並經註明其爭議者，不在此限。
3. 個人資料蒐集之特定目的消失或期限屆滿時，應主動或依當事人之請求，刪除、停止處理或利用該個人資料。但因執行職務或業務所必須或經當事人書面同意者，不在此限。
4. 違反本法規定蒐集、處理或利用個人資料者，應主動或依當事人之請求，刪除、停止蒐集、處理或利用該個人資料。
5. 因可歸責於公務機關或非公務機關之事由，未為更正或補充之個人資料，應於更正或補充後，通知曾提供利用之對象。 - 第 19 條
非公務機關對個人資料之蒐集或處理，除第六條第一項所規定資料外，應有特定目的，並符合下列情形之一者：
一、法律明文規定。
二、與當事人有契約或類似契約之關係，且已採取適當之安全措施。
三、當事人自行公開或其他已合法公開之個人資料。
四、學術研究機構基於公共利益為統計或學術研究而有必要，且資料經過提供者處理後或經蒐集者依其揭露方式無從識別特定之當事人。
五、經當事人同意。
六、為增進公共利益所必要。
七、個人資料取自於一般可得之來源。但當事人對該資料之禁止處理或利用，顯有更值得保護之重大利益者，不在此限。
八、對當事人權益無侵害。 蒐集或處理者知悉或經當事人通知依前項第七款但書規定禁止對該資料之處理或利用時，應主動或依當事人之請求，刪除、停止處理或利用該個人資料。 - 第 28 條
3 依前二項情形，如被害人不易或不能證明其實際損害額時，得請求法院依侵害情節，以每人每一事件新臺幣五百元以上二萬元以下計算。 - 第 47 條
非公務機關有下列情事之一者，由中央目的事業主管機關或直轄市、縣（市）政府處新臺幣五萬元以上五十萬元以下罰鍰，並令限期改正，屆期未改正者，按次處罰之：
一、違反第六條第一項規定。
二、違反第十九條規定。
三、違反第二十條第一項規定。
四、違反中央目的事業主管機關依第二十一條規定限制國際傳輸之命令或處分
《就業服務法》
- 第 85 條
1. 為保障國民就業機會平等，雇主對求職人或所僱用員工，不得以種族、階級、語言、思想、宗教、黨派、籍貫、出生地、性別、性傾向、年齡、婚姻、容貌、五官、身心障礙、星座、血型或以往工會會員身分為由，予以歧視；其他法律有明文規定者，從其規定。
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